Historia de Cliente
Transformación Digital
Resumen Ejecutivo
Una empresa de consultoría de recursos humanos en rápido crecimiento, con operaciones en toda América Latina, había superado la capacidad de sus sistemas internos. Especializada en programas de asistencia al empleado (PAE), la empresa ofrece apoyo emocional, orientación psicológica y servicios de gestión de vida a los colaboradores de sus clientes en toda la región.
Con el tiempo, sus sistemas se fragmentaron — distribuidos entre herramientas heredadas, hojas de cálculo y correo electrónico — lo que dificultaba gestionar las interacciones con los clientes, los seguimiento y la prestación de servicios de manera más eficiente.
GW Apps fue su elección tras evaluar diferentes opciones y probar una demo construida en torno a sus flujos de trabajo reales.
En una implementación por fases, GW Apps entregó tres aplicaciones completamente integradas:: un CRM con sistema de cotización integrado, una base de datos centralizada de clientes y servicios, y un sistema de gestión y registro de llamadas en tiempo real.
El Reto
Datos fragmentados
La información de los clientes estaba dispersa en decenas de hojas de cálculo y múltiples sistemas. El personal tenía que buscar manualmente detalles clave — como los servicios contratados o las sesiones restantes — antes de poder atender a los clientes.
Procesos manuales y sin estructura
La gestión de llamadas dependía de un sistema desactualizado sin un proceso de recepción, seguimiento o enrutamiento estandarizado. Los seguimientos y escalaciones se manejaban manualmente, generando inconsistencias y retrasos.
Reportes que consumían demasiado tiempo
Los equipos de ventas y cuentas gestionaban activamente las relaciones, pero carecían de herramientas eficientes. Las propuestas se elaboraban manualmente, el seguimiento de oportunidades dependía de correos electrónicos, y los reportes requerían consolidar datos de múltiples fuentes — frecuentemente desactualizados para cuando se entregaban.
La Solución
El equipo de éxito de clientes de GW Apps trabajó estrechamente con el cliente para diseñar una solución que se ajustara a sus necesidades operativas. La plataforma se implementó en tres fases estructuradas:
- CRM con Cotización Integrada
Gestión centralizada de cuentas, seguimiento de pipeline y generación de propuestas. - Base de Datos de Servicios al Cliente
Una base de datos compartida para empresas clientes, contratos, servicios y personal. - Registro de Llamadas en Tiempo Real
Un sistema de flujo de trabajo totalmente gestionado que maneja las solicitudes de servicio desde la recepción hasta la resolución.
Qué Cambió
Acceso inmediato a la información completa del cliente
Los consultores ahora pueden identificar a quienes llaman en segundos, ver los servicios contratados y hacer seguimiento del uso de sesiones — todo desde una sola pantalla. Cada interacción se registra automáticamente con datos estructurados e historial completo.
Flujos de trabajo automatizados de extremo a extremo
Desde la recepción hasta el seguimiento y la escalación, los flujos de trabajo están completamente automatizados según el tipo de servicio y el rol. Las notificaciones, asignaciones y escalaciones ocurren de forma automática — reduciendo la coordinación manual.
Visibilidad en tiempo real para clientes y liderazgo
Los clientes corporativos ahora acceden a dashboards en vivo en lugar de reportes estáticos. Internamente, el liderazgo tiene visibilidad total sobre el pipeline, el uso de servicios y el desempeño operativo — todo en tiempo real.
Resultados Clave
- 3 aplicaciones personalizadas implementadas
- 1 plataforma totalmente integrada que reemplaza los sistemas heredados
- 100% de eliminación del reporte manual del día a día
- Mejoras significativas en velocidad, precisión y control operativo
Alcance Detallado de las Aplicaciones
CRM + Sistema de Cotización
- Gestión de cuentas y contactos
- Seguimiento de pipeline
- Generación de propuestas integrada
- Acceso basado en roles
Base de Datos de Servicios al Cliente
- Datos centralizados de clientes y contratos
- Catálogo de servicios y gestión de programas
- Directorio de consultores y personal
Registro de Llamadas en Tiempo Real
- Identificación y validación de quien llama
- Flujo de trabajo de múltiples etapas por tipo de servicio
- Seguimiento de sesiones y acompañamientos
- Notificaciones y asignaciones automatizadas
Conclusión: Una Plataforma para el Crecimiento Futuro
La implementación exitosa de estas tres aplicaciones principales marca el fin de la fragmentación y el inicio de una nueva era de control operativo para el cliente.
Al elegir la plataforma no-code de GW Apps, la empresa de consultoría de RRHH obtuvo no solo una solución única y unificada, sino también la capacidad de adaptar su sistema a medida que sus servicios evolucionan.
Esta base empodera a su equipo para capacitar al personal interno en la construcción y mantenimiento de futuras aplicaciones de forma autónoma, garantizando que permanezcan independientes y ágiles a medida que continúan expandiendo sus operaciones.
Capturas de Pantalla de la Plataforma
Dentro de la Plataforma GW Apps
Un historial completo de interacciones por cliente, garantizando la trazabilidad
Una vista de pipeline en vivo, brindando al liderazgo visibilidad comercial en tiempo real
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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