Soluciones de oficina sin papel

Permita a cualquier persona de su organización crear potentes formularios con funciones avanzadas. Recoge datos y automatiza tus procesos de negocio con GW Apps

Según un Libro Blanco de IDC de 2012 "... los trabajadores de la información pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana lidiando con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos en papel. Esta pérdida de tiempo le cuesta a la organización 19.732 dólares por trabajador de la información al año".

GW Apps no pretende ayudarle a digitalizar sus registros históricos en papel (gestión de documentos), sino a crear versiones totalmente digitales de sus procesos habituales para que cree muchos menos documentos en papel en el futuro.

Decida los formularios que quiere ofrecer

El primer paso, y quizás el más importante, para crear una solución de oficina sin papel es decidir qué formularios quiere ofrecer a sus empleados y reunir todas las especificaciones necesarias para ellos. El proceso que utiliza actualmente en relación con cada tipo de formulario será claramente la base de su trabajo, pero recuerde que un proyecto de transformación como este es un momento perfecto para reevaluar cada proceso empresarial y mejorarlos.

Que sea fácil de usar

Cuando desarrolle la aplicación de cada formulario, hágalo lo más fácil posible. Al diseñar los formularios, procure que sean fáciles de leer y que tengan sentido para su público objetivo. ¿Puede proporcionar búsquedas de información clave para acelerar el proceso y minimizar los problemas de introducción de datos? Considere la posibilidad de utilizar un estilo de formulario con pestañas o escalonado para crear un formulario paso a paso similar a un asistente.

Que sea fácil de usar

Cuando desarrolle la aplicación de cada formulario, hágalo lo más fácil posible. Al diseñar los formularios, procure que sean fáciles de leer y que tengan sentido para su público objetivo. ¿Puede proporcionar búsquedas de información clave para acelerar el proceso y minimizar los problemas de introducción de datos? Considere la posibilidad de utilizar un estilo de formulario con pestañas o escalonado para crear un formulario paso a paso similar a un asistente.

Configurar la seguridad para la solidez y la facilidad de acceso

Una de las principales ventajas de una solución de oficina sin papel es la facilidad de acceso, pero sólo para los usuarios adecuados. Asegúrate de entender los mecanismos de seguridad que se ofrecen antes de planificar la mejor manera de proteger tus datos. Por ejemplo, si sabes con certeza que no pueden cambiar los datos, puede que te resulte útil dar derechos de visualización a más usuarios de los que actualmente pueden acceder a los archivos en papel. También puedes asegurar los datos hasta el nivel de campo individual, así que incluso cuando compartes con usuarios que normalmente tendrían acceso, ¿hay algún elemento de datos que te gustaría retener de ellos?

Seguridad de las aplicaciones

Ventajas de una solución de oficina sin papel

Fuente conocida de la verdad

Con los documentos en papel, es muy difícil saber que se está consultando la última versión de la información. En una oficina sin papeles, sabes que tu información está siempre actualizada.

Mejora de la seguridad de los documentos

Los usuarios obtienen un acceso rápido y sencillo a todos los documentos que necesitan para su trabajo específico, pero nada más. Acceso más fácil y mucha más seguridad.

Encuentre la información más rápidamente

Con los documentos en papel, incluso cuando se tiene el archivo correcto, hay que leerlo por encima para encontrar la información deseada. Con los datos digitales, una búsqueda puede llevarle directamente al lugar correcto.

Mejora de la colaboración

Liberados de los documentos físicos, los trabajadores pueden compartir sus conocimientos sin problemas entre equipos, departamentos y zonas geográficas.

Costes reducidos

Según un artículo de la revista Corp de 2015las empresas estadounidenses desperdician aproximadamente 8.000 millones de dólares al año por la gestión de documentos en papel físico.

Características y capacidades principales

Con GW Apps puede crear soluciones de oficina sin papel con las siguientes características clave 

Comparta fácilmente sus nuevas aplicaciones de oficina sin papeles con todos los usuarios necesarios. Los usuarios reciben un correo electrónico personalizable con un enlace y la aplicación se muestra en el panel de aplicaciones.

No es necesario buscar el archivo correcto y leerlo por encima para encontrar la información necesaria: Con GW Apps, una búsqueda puede llevarle directamente al lugar adecuado.

Seguridad precisa y detallada para que solo las personas autorizadas puedan ver, editar o tomar medidas mientras las solicitudes avanzan por las etapas del flujo de trabajo de la aplicación.

Encuentre, cree, rastree y procese la información y las solicitudes utilizando un teléfono inteligente o una tableta, desde cualquier lugar en el que se encuentre.

Un tablero de aplicaciones organizado permite a los usuarios encontrar fácilmente el formulario o los datos adecuados, e incluso marcar como favoritos los que se utilizan con más frecuencia.

Cree formularios con todas las funciones para recoger sus datos. Simplifique la tarea de los usuarios haciendo que el formulario se despliegue a medida que la solicitud pasa por cada etapa del proceso.

Definir los flujos de trabajo de aprobación junto con los acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar que se presta el servicio adecuado y en el plazo deseado.

Envíe notificaciones personalizadas, incluyendo los detalles de la solicitud, para que todo el mundo pueda estar al día de los estados y de las tareas que deben realizar.

Sus formularios y aplicaciones pueden ser creados con soporte para múltiples idiomas, permitiendo que más usuarios se beneficien de sus nuevas aplicaciones.

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