Historia de Cliente
Transformación Digital
Un distribuidor basado en México, líder global en la industria gráfica, con más de 90 años en el mercado provee productos y servicios a una amplia red industrial en México y Latinoamérica. Durante mucho tiempo, gestionaron su compleja cadena de suministro internacional de la misma manera que muchas empresas en crecimiento: mediante una combinación de hojas de cálculo confiables, conversaciones por correo y documentación física.
Sin embargo, a medida que las operaciones fronterizas se expandieron, las limitaciones del seguimiento manual se hicieron cada vez más evidentes. Buscando una solución que ofreciera flexibilidad y escalabilidad sin incurrir en los altos costos asociados al desarrollo de un software empresarial a la medida, decidieron contactar al equipo de GW Apps. Actualmente, nuestro socio opera con procesos totalmente digitalizados y centralizados, respaldados por una plataforma autogestionada, que brinda control total y permite a su equipo interno administrar y evolucionar la solución de acuerdo con las necesidades del negocio.
El desafío: Los procesos manuales ya no podían escalar
Gestionar una operación logística regional de alta complejidad mediante herramientas manuales y desconectadas generaba desafíos operativos constantes:
Operaciones con gran volumen de papel
Los formularios de calidad, las listas de verificación de inspección y las aprobaciones internas se encontraban en documentos impresos, esto ralentizaba los tiempos de procesamiento, aumentaba el riesgo de pérdida de información y dificultaba el seguimiento y acceso remoto a los datos.
Aprobaciones ocultas en cadenas de correos electrónicos
La aprobación de una nota de crédito requería múltiples correos y esperar. No existía una forma eficiente y clara de conocer qué solicitudes estaban pendientes, cuáles habían sido aprobadas o quién era responsable de la siguiente acción, generando retrasos y falta de trazabilidad.
Sin automatización, no hay visibilidad
Desde notas de crédito hasta reportes operativos, gran parte de los procesos se gestionaban mediante hojas de cálculo. Sin flujos de trabajo automatizados ni visibilidad en tiempo real, mantener la información actualizada requería un esfuerzo manual constante, dependiendo de que alguien recordara actualizar la información, incrementando el riesgo de atrasos y errores.
La solución: Crear una fábrica de aplicaciones internas
En lugar de adoptar un software rígido y estandarizado utilizaron nuestra plataforma no code GW Apps para crear apps completamente personalizadas y adaptadas precisamente a sus flujos de trabajo existentes. No tuvieron que reinventar su forma de trabajar, simplemente digitalizaron y optimizaron los procesos que ya conocían.
Para garantizar una total independencia operativa, GW Apps capacitó a tres colaboradores como diseñadores de aplicaciones, quienes fueron capaces de crear y evolucionar aplicaciones alineadas con las necesidades reales y habituales de la empresa, facilitando la adopción por parte de equipos ubicados en diferentes departamentos y regiones, posteriormente se ofreció formación adicional al resto de los usuarios finales.
Actualmente gestionan más de 7 aplicaciones empresariales que dan soporte a 450 usuarios sin depender de desarrolladores externos.
Aquí hay 3 de las aplicaciones más importantes que hoy impulsan sus operaciones:
- Solicitud de Nota de Crédito
Desarrollada inicialmente como una demo a partir de un archivo Excel existente. Lo que antes requería múltiples correos electrónicos, seguimiento manual y poca visibilidad, ahora se gestiona mediante un proceso digital que enruta, rastrea y cierra cada solicitud de forma automática, eliminando la necesidad de intercambiar un solo correo electrónico:- El envío digital sustituye a las solicitudes basadas en Excel.
- Enrutamiento automatizado al aprobador correcto.
- Registro de auditoría completo desde la solicitud hasta la aprobación.
- Gestión del Control de Calidad
Esta se convirtió en la iniciativa más importante para eliminar el uso de papel. Todos los formularios de calidad, listas de verificación de inspección y registros de cumplimiento utilizados en las áreas de fabricación, distribución y ventas migraron de documentos impresos a una aplicación digital con información en tiempo real.- Digitalización completa de formularios de calidad y registros de inspección
- Repositorios centralizados que reemplazan archivos físicos y carpetas de papel
- Estandarización de procesos y criterios de calidad desde la fabricación hasta el punto de venta
- Catálogos Centralizados
Crearon una única fuente de información confiable y actualizada para su amplio catálogo productos como tintas y recubrimientos y servicios relacionados. Esto permitió que los equipos de ventas y servicio en diferentes países tuvieran acceso inmediato a información consistente y en tiempo real.- Información centralizada y actualizada en una sola plataforma.
- Mayor consistencia en los datos utilizados por los equipos regionales.
- Acceso inmediato a información crítica desde cualquier ubicación.
- Gestión de Reclamos
El sistema permite que los clientes puedan solicitar fácilmente un reclamo por reembolso o producto defectuoso, lo que permite a los equipos de operaciones responder rápidamente y resolver los problemas de manera eficiente.
Las tres aplicaciones están conectadas en la misma plataforma, de manera centralizada y unificada — donde el equipo construye, actualiza y mantiene todo por sí mismo. También han implementado 4 aplicaciones adicionales para gestionar otros aspectos del negocio.
La transformación: La era del trabajo manual frente a la actualidad
¿Por qué GW Apps?
La empresa necesitaba una solución que pudiera:
- Adaptarse a sus flujos de trabajo existentes
- Gestionarse internamente sin depender de programadores o desarrolladores
- Escalar y dar soporte a operaciones en múltiples países
- Ofrecer una alternativa significativamente más rentable que el desarrollo de software a medida
Resultados clave (3 años)
- Más de 450 usuarios activos, realizando operaciones diarias dentro de la plataforma.
- Más de 7 aplicaciones empresariales interconectadas, desarrolladas y mantenidas por el propio equipo interno.
- Reducción significativa en los tiempos de aprobación.
- Eliminación de formularios y procesos basados en papel.
Impacto Empresarial
Lo que comenzó como una sencilla aplicación para gestionar notas de crédito evolucionó hasta convertirse en una plataforma estratégica que hoy soporta múltiples procesos críticos. Cientos de colaboradores usan GW Apps todos los días para gestionar aprobaciones, procesos de control de calidad, información de productos y diversas operaciones empresariales, y más importante aún, han desarrollado una capacidad interna de innovación, permitiendo seguir creando, adaptando y manteniendo nuevas aplicaciones conforme evoluciona su negocio y necesidades, sin depender de terceros ni enfrentar los costos y tiempos asociados al desarrollo tradicional de software, y siempre contando con el apoyo y soporte especializado.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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