Richard Knight
Director(a) de Producto, Aplicaciones GW
En este artículo, veremos cómo Collegiate School aprovechó las capacidades de flujo de trabajo de la plataforma de desarrollo de aplicaciones sin código GW Apps para crear una solución personalizada de gestión de eventos. Luego, agregaron una integración perfecta Calendario de Google integración a la aplicación utilizando la plataforma de automatización de Make.com.
Collegiate School es una escuela independiente K-12 para niños en la ciudad de Nueva York, con un campus en el Upper West Side de Manhattan. La escuela organiza muchos eventos especiales para funciones escolares, eventos de admisión, grupos de la Asociación de Padres y grupos externos en su campus. Estos eventos requieren múltiples niveles de aprobación para asegurar que los eventos no interfieran con los programas escolares normales, ni entre sí, y que los recursos escolares no se vean sobrecargados con el trabajo adicional necesario para apoyarlos. Además, una vez aprobados, se requiere coordinación entre múltiples departamentos como instalaciones, servicio de alimentos y tecnología para preparar y ejecutar los eventos.
La escuela ha comprendido durante mucho tiempo el valor de utilizar soluciones personalizadas para ayudar a gestionar sus eventos, ya que el proceso requerido es muy específico y los sistemas prefabricados tuvieron dificultades para reflejar ese proceso con éxito. Su sistema anterior, construido sobre WordPress y alojado internamente por el departamento de TI de la escuela, era difícil de usar para los usuarios finales y complicado de mantener y modificar, al mismo tiempo que presentaba un riesgo de ciberseguridad que requería recursos sustanciales para mitigarlo. Collegiate School buscó una nueva plataforma sobre la cual construir un mejor sistema de gestión de eventos, así como otras aplicaciones orientadas a flujos de trabajo. La escuela se centró en la flexibilidad, la seguridad, las capacidades de flujo de trabajo y la facilidad de desarrollo. Finalmente seleccionaron la plataforma sin código GW Apps, que tenía el beneficio adicional de ser particularmente rentable.
La Aplicación de Gestión de Eventos
Ial construir su nueva aplicación de gestión de eventos en GW Apps, Ben Schworm, Director de Tecnología de Información en Collegiate School, nos dijo que quería añadir integración con Google Calendar de dos maneras principales:
- Una vez que un evento es aprobado en la aplicación de Gestión de Eventos, debe ser agregado al calendario de recursos de sala apropiado en Google Calendar. También debe ser actualizado con cualquier cambio posterior realizado en el registro del evento.
- Los eventos agregados directamente a los calendarios de recursos de sala en Google deben desencadenar la creación y aprobación de un registro de evento dentro de la aplicación Gestión de eventos en GW Apps.
Collegiate School utiliza Make.com para la integración con Google Calendar. También se podrían utilizar otras plataformas de automatización, como: Zapier, Tray.io, Workato, Integrately, etc. Esta integración ahorra tiempo y reduce errores en comparación con que los solicitantes o el personal administrativo gestionen eventos en dos sistemas manualmente. También ayuda a Collegiate a evitar posibles conflictos de programación de salas en espacios muy utilizados y de alto perfil, como comedores, auditorios y gimnasios, manteniendo a todas las partes interesadas informadas a través de un proceso de aprobación formal cuando uno de estos espacios se añade a un evento en Google Calendar.
Cómo
Para aquellos de ustedes interesados en probar algo similar, aquí hay algunos consejos profesionales de Ben:
Consejos para crear y actualizar eventos en Google Calendar
- Al escribir nuevos eventos en Google Calendar, obtén el ID del evento devuelto por el módulo ‘Google Calendar – Crear Evento’ de Make y escríbelo en un campo del registro de eventos de GW Apps. Esto te permite encontrar fácilmente ese evento específico de Google Calendar nuevamente, para futuras actualizaciones (cambios y eliminaciones).
- Usa el módulo ‘Tools’ de Make y las funciones integradas de fecha y hora para analizar y dar formato a la fecha, hora de inicio y hora de finalización del registro de GWApps y almacenarlos en variables para usarlos en los campos de fecha de inicio y fecha de finalización dentro del módulo ‘Google Calendar – Create Event’.
- Considera copiar el ID del registro, la hora de actualización (hora de última modificación) y cualquier otra información de identificación del registro del evento de GWApps en el evento del Calendario de Google.
- Utiliza una cuenta de Google dedicada, que tenga acceso completo a los calendarios de recursos, para agregar entradas al Calendario de Google.
- Si estás trabajando con calendarios de recursos, crea un formulario de GWApps para almacenar información sobre el calendario de recursos, como la dirección de correo electrónico del calendario de recursos, que necesitarás para crear un evento.
Consejos para actualizar registros de aplicaciones GW desde la actividad de Google Calendar
- Si estás observando un Google Calendar y creando un nuevo registro de evento en GW Apps cuando se ve un nuevo evento de calendario, asegúrate de tener un mecanismo para filtrar los eventos creados por GW Apps para evitar entradas de “reflexión” en GWApps (donde los eventos creados en GW Apps crean un evento en Google Calendar, lo que a su vez desencadena la creación de un nuevo registro de GW Apps). Hay varias formas de hacerlo. Yo uso una cuenta de Google dedicada al crear eventos en Google Calendar a partir de entradas de formularios de GWApps. El escenario (nombre de un bot de automatización en Make) que observa Google Calendar se configura luego para filtrar cualquier evento creado por esa cuenta.
- Si alguno de los Calendarios de Google de tus salas tiene eventos existentes e históricos que no deseas que se agreguen como nuevos registros de eventos en GWApps, el módulo ‘Google Calendar – Watch Events’ debe configurarse para que comience en una fecha específica. Haz clic derecho en el módulo y selecciona “Elegir dónde empezar” para establecer la fecha.
- Tengo usuarios que “poseen” salas y no necesitan que sus solicitudes de eventos para esas salas pasen por el proceso completo de aprobación. Para permitir esto, creé registros de Salas que almacenan usuarios que pueden omitir ciertas etapas del flujo de trabajo/aprobación al crear un evento en esa sala. Luego creé un escenario de Make que verifica esta información para establecer la etapa de aprobación requerida para el nuevo registro de evento. Por lo tanto, si el usuario agrega eventos que incluyen un calendario de sala directamente en Google Calendar (por ejemplo, un usuario que agrega un evento en una sala que “posee”), comenzarán en una etapa de aprobación posterior o irán directamente al estado de aprobado. Este proceso es algo complejo y me llevó a usar webhooks dentro de Make para llamar a un escenario desde dentro de otro escenario. Esto mantiene su “código” de Make DRY (modular), lo que facilita su mantenimiento en el futuro.
- Considera la seguridad de tu entorno GWApps al configurar tus escenarios de Make. GWApps te da la capacidad de limitar lo que tus puntos finales de API pueden hacer en tu app por usuario, formulario y operación (ver, crear, actualizar, eliminar, etc.). Crea diferentes claves de API para diferentes niveles de acceso. Además, ten cuidado de limitar la exposición de tus claves de API de GWApps y la información de credenciales asociada dentro de la plataforma Make. Yo la almaceno fuera de la plataforma Make.com y uso un escenario dedicado para gestionar la recuperación de tokens de GWApps, con la configuración “Los datos son confidenciales” habilitada en el escenario, evitando que las credenciales de API se registren en cada ejecución del escenario. Esto no es una seguridad infalible, pero limita tu exposición hasta cierto punto. No hace falta decir que tu entorno Make.com también debe tener activada la autenticación de dos factores.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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