Historia de Cliente
Automatización de auditorías internas y cumplimiento normativo
Para las organizaciones que operan en entornos regulados, el cumplimiento normativo no se limita a contar con las políticas adecuadas. Los equipos también deben demostrar que se siguen los procedimientos, que se implementan los controles necesarios y que se dispone de la documentación justificativa cuando se requiere.
Una organización italiana que opera en un entorno altamente regulado se enfrentó a este desafío en todos sus procedimientos internos y actividades de cumplimiento normativo.
Trabajar con Soluciones sin código, socio de GW Apps en Italia, la organización desarrolló un flujo de trabajo estructurado de auditoría interna y cumplimiento normativo utilizando la plataforma sin código de GW Apps.
El objetivo era sustituir la recopilación fragmentada de pruebas y el seguimiento manual por un proceso que asignara claramente responsabilidades, centralizara la documentación y proporcionara a la dirección visibilidad sobre el progreso de la auditoría.
El desafío: El cumplimiento era difícil de coordinar y supervisar.
Los requisitos reglamentarios generaron una importante carga de trabajo administrativo.
Para cada procedimiento, la organización debía asegurarse de que las actividades requeridas se completaran efectivamente y de que se pudiera presentar la evidencia correspondiente cuando se solicitara.
Esto implicaba coordinar el trabajo de varias personas y departamentos.
Sin un proceso digital estructurado, surgieron varios desafíos:
- Fue necesario solicitar y recopilar pruebas de diferentes personas.
- Resultaba difícil supervisar de forma centralizada la responsabilidad de los controles individuales.
- Los gerentes debían hacer un seguimiento manual cuando faltaba la documentación.
- Los procedimientos y las pruebas que los respaldaban debían mantenerse adaptados a los requisitos cambiantes.
- La preparación de la auditoría requería tener visibilidad sobre qué controles estaban completos y cuáles aún necesitaban atención.
El problema no era simplemente almacenar documentos.
La organización necesitaba una forma de gestionar la todo el proceso de cumplimiento, desde el requisito hasta la responsabilidad, pasando por la evidencia y la verificación..
La solución: Convertir los requisitos de cumplimiento en un flujo de trabajo en tiempo real.
No Code Solutions diseñó una aplicación para GW Apps que transformó el proceso de auditoría interna en un flujo de trabajo digital estructurado.
En lugar de depender de una sola persona para buscar pruebas en toda la organización, la responsabilidad podría distribuirse entre personas designadas. propietarios de control.
Cada responsable del control podría recibir la información necesaria para realizar una verificación, proporcionar las pruebas solicitadas y cargarlas directamente en el registro correspondiente de GW Apps.
De este modo, la dirección podría supervisar el progreso de forma centralizada en lugar de recopilar las actualizaciones manualmente.
Aquí hay 3 de las aplicaciones más importantes que hoy impulsan sus operaciones:
El flujo de trabajo sigue una estructura simple:
1. Definir el requisito
El proceso comienza con el requisito o procedimiento interno aplicable.
Los controles necesarios y las pruebas que los respaldan pueden definirse dentro de la aplicación, de modo que exista una conexión clara entre el requisito y lo que debe demostrarse.
2. Asignar responsabilidades
Los controles individuales pueden asignarse a los propietarios de control correspondientes.
Esto explicita la responsabilidad y distribuye el trabajo de cumplimiento entre las personas más cercanas a cada proceso.
3. Solicitar las pruebas
Los responsables de los controles reciben instrucciones y solicitudes relacionadas con las comprobaciones de las que son responsables.
Las acciones y notificaciones del flujo de trabajo de GW Apps ayudan a que el proceso avance sin depender de un seguimiento manual repetido.
4. Reúna las pruebas en un solo lugar.
Las pruebas que respaldan esta información se cargan directamente en el registro de control correspondiente.
En lugar de que la documentación se distribuya a través de hilos de correo electrónico, archivos locales o carpetas separadas, la evidencia permanece vinculada al control al que da soporte.
5. Monitorear el progreso
La dirección puede utilizar un panel de control para ver el estado del proceso de auditoría, incluyendo qué controles se han completado, cuáles están en curso y cuáles aún no han comenzado.
Esto proporciona a la organización una visión actualizada de la actividad de cumplimiento sin necesidad de elaborar manualmente informes de estado.
De los procedimientos estáticos a la gestión activa del cumplimiento normativo.
Uno de los aspectos más importantes de la solución es que los procedimientos no se tratan simplemente como documentos.
No Code Solutions diseñó el proceso de manera que los requisitos normativos u organizativos puedan traducirse en pasos operativos y en la evidencia que se espera que produzcan dichos pasos.
La implementación también admite documentación dinámica.
La información almacenada en los registros de la aplicación se puede utilizar para completar documentos, mientras que las secciones se pueden mostrar u ocultar según los datos disponibles para cada caso particular.
Esto ayuda a conectar tres cosas que a menudo se gestionan por separado:
Requisitos → Procedimientos → Evidencia
En lugar de mantener la documentación de cumplimiento como una biblioteca de referencia estática, la organización puede utilizar GW Apps para ayudar a gestionar el cumplimiento como un proceso operativo continuo.
Mayor visibilidad para las auditorías internas
El panel de control proporciona a los gerentes una visión general sencilla del progreso de la auditoría.
En lugar de solicitar actualizaciones a los miembros individuales del equipo o revisar manualmente los documentos, los gerentes pueden ver qué controles son:
- Terminado
- En curso
- No ha comenzado
Esto facilita la identificación temprana de deficiencias y permite centrar la atención donde aún se requiere actuar.
La misma información estructurada también puede servir de base para tomar medidas correctivas cuando un control no cumple con los requisitos esperados.
Impacto Empresarial
La digitalización del flujo de trabajo transformó la auditoría interna, que pasó de ser un ejercicio de coordinación mayoritariamente manual a un proceso más estructurado y visible.
La organización obtuvo:
Mayor claridad en la rendición de cuentas
Cada control puede tener un propietario definido, lo que facilita comprender quién es responsable de proporcionar la evidencia requerida.
Evidencia centralizada
La documentación está conectada directamente al control correspondiente, en lugar de estar dispersa en correos electrónicos y archivos.
Menos seguimiento manual
Las notificaciones de flujo de trabajo y las responsabilidades asignadas reducen el tiempo que los gerentes deben dedicar a estar al tanto de las actualizaciones.
Visibilidad del progreso en tiempo real
Los paneles de control ofrecen a la dirección una visión actualizada del progreso de la auditoría y del trabajo pendiente.
Mejor preparación para auditorías
Los requisitos, los procedimientos, los controles y las pruebas pueden mantenerse dentro de un sistema conectado, lo que facilita la preparación para las revisiones internas o externas.
Un proceso que puede evolucionar
Dado que la solución se desarrolló con GW Apps, los flujos de trabajo, los requisitos, los formularios, las funciones y los informes se pueden actualizar a medida que cambian los requisitos organizativos o normativos.
¿Por qué GW Apps?
Los flujos de trabajo de cumplimiento normativo a menudo requieren más que un simple formulario o repositorio de documentos.
Las organizaciones necesitan controlar quién puede ver la información, asignar responsabilidades, automatizar las notificaciones, realizar un seguimiento del estado de los procesos, recopilar pruebas e informar sobre el progreso.
El Plataforma de automatización de flujos de trabajo de GW Apps Proporciona estas capacidades dentro de un entorno configurable sin código.
Esto permitió a No Code Solutions diseñar la aplicación en función del proceso de cumplimiento normativo existente de la organización, en lugar de exigir a la organización que rediseñara sus procedimientos en torno a un sistema estándar.
Desarrollado por No Code Solutions en GW Apps
Esta solución fue diseñada e implementada por Soluciones sin código utilizando la plataforma GW Apps.
No Code Solutions trabaja con organizaciones en Italia para analizar procesos de negocio y crear aplicaciones utilizando GW Apps, combinando la experiencia en procesos y organización con el desarrollo de aplicaciones sin código.
Una vez que la página dedicada al socio GW Apps × No Code Solutions esté activa, agregue un enlace interno aquí:
Obtén más información sobre GW Apps y soluciones sin código en Italia → [URL DE LA PÁGINA DEL SOCIO]
Esto crea un camino claro desde la historia del cliente hasta la colaboración más amplia, sin que el estudio de caso en sí mismo se convierta en un anuncio de la colaboración.
¿Podría automatizarse su proceso de cumplimiento normativo?
Las auditorías internas, la recopilación de pruebas, las aprobaciones, la gestión de documentos y las acciones correctivas son ejemplos comunes de procesos que se vuelven difíciles de gestionar cuando dependen de hojas de cálculo, correo electrónico, carpetas compartidas y seguimiento manual.
GW Apps ofrece a las organizaciones la flexibilidad necesaria para crear aplicaciones de flujo de trabajo seguras que se adapten al funcionamiento real de sus procesos.
Si tiene un proceso de cumplimiento, auditoría o negocio que le gustaría digitalizar, Contacta con GW Apps para analizar sus necesidades.
También puedes obtener más información sobre nuestros Automatización de procesos empresariales y capacidades de flujo de trabajo.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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