Storia del cliente
Automazione dell'audit interno e della conformità
Per le organizzazioni che operano in ambienti regolamentati, la conformità non si limita alla semplice adozione delle politiche corrette. I team devono anche dimostrare che le procedure vengono seguite, che i controlli richiesti vengono completati e che la documentazione di supporto è disponibile quando necessaria.
Un'organizzazione italiana che opera in un ambiente altamente regolamentato si è trovata ad affrontare questa sfida nell'ambito delle proprie procedure interne e delle attività di conformità.
Lavorare con Soluzioni senza codice, In collaborazione con GW Apps, partner in Italia, l'organizzazione ha sviluppato un flusso di lavoro strutturato per l'audit interno e la conformità utilizzando la piattaforma no-code di GW Apps.
L'obiettivo era sostituire la raccolta frammentata di prove e il follow-up manuale con un processo che assegnasse chiaramente le responsabilità, centralizzasse la documentazione e fornisse alla direzione visibilità sull'andamento dell'audit.
La sfida: la conformità era difficile da coordinare e monitorare
I requisiti normativi hanno generato un notevole carico di lavoro amministrativo.
Per ogni procedura, l'organizzazione doveva garantire che le attività richieste fossero effettivamente completate e che la relativa documentazione potesse essere prodotta su richiesta.
Ciò implicava il coordinamento del lavoro tra diverse persone e dipartimenti.
In assenza di un processo digitale strutturato, sono emerse diverse problematiche:
- È stato necessario richiedere e raccogliere prove da diverse persone.
- La responsabilità dei singoli controlli era difficile da monitorare a livello centrale.
- I responsabili dovevano intervenire manualmente in caso di documentazione mancante.
- Le procedure e la documentazione di supporto dovevano rimanere in linea con i requisiti in continua evoluzione.
- La preparazione all'audit richiedeva visibilità su quali controlli fossero completi e quali necessitassero ancora di attenzione.
Il problema non era semplicemente l'archiviazione dei documenti.
L'organizzazione aveva bisogno di un modo per gestire il l'intero processo di conformità: dai requisiti alle responsabilità, dalle prove alla verifica..
La soluzione: trasformare i requisiti di conformità in un flusso di lavoro in tempo reale
No Code Solutions ha progettato un'applicazione GW Apps che ha trasformato il processo di audit interno in un flusso di lavoro digitale strutturato.
Invece di affidarsi a una sola persona per raccogliere prove in tutta l'organizzazione, la responsabilità potrebbe essere distribuita a persone designate titolari del controllo.
Ciascun responsabile del controllo potrebbe ricevere le informazioni necessarie per eseguire una verifica, fornire le prove richieste e caricare tali prove direttamente nel relativo record di GW Apps.
In questo modo, la direzione potrebbe monitorare i progressi in modo centralizzato anziché raccogliere gli aggiornamenti manualmente.
ecco i 3 app principali alla conduzione delle loro attività oggi:
Il flusso di lavoro segue una struttura semplice:
1. Definire il requisito
Il processo inizia con il requisito applicabile o la procedura interna.
I controlli richiesti e la relativa documentazione di supporto possono essere definiti all'interno dell'applicazione, in modo da creare un chiaro collegamento tra il requisito e ciò che deve essere dimostrato.
2. Assegnare la responsabilità
I singoli comandi possono essere assegnati ai rispettivi responsabili.
Questo rende esplicita la responsabilità e distribuisce il lavoro di conformità tra le persone più vicine a ciascun processo.
3. Richiedere le prove
I responsabili dei controlli ricevono istruzioni e richieste relative ai controlli di cui sono responsabili.
Le azioni e le notifiche del flusso di lavoro di GW Apps aiutano a far avanzare il processo senza dover ricorrere a ripetuti interventi manuali.
4. Raccogli le prove in un unico luogo
La documentazione di supporto viene caricata direttamente nel relativo record di controllo.
Anziché essere distribuita in conversazioni via e-mail, file locali o cartelle separate, la documentazione rimane collegata al controllo che supporta.
5. Monitorare i progressi
Il management può utilizzare una dashboard per visualizzare lo stato del processo di audit, inclusi i controlli completati, quelli in corso e quelli non ancora avviati.
Ciò consente all'organizzazione di avere una visione aggiornata delle attività di conformità senza dover compilare manualmente i report sullo stato di avanzamento.
Dalle procedure statiche alla gestione attiva della conformità
Uno degli aspetti più importanti della soluzione è che le procedure non vengono trattate semplicemente come documenti.
No Code Solutions ha progettato il processo in modo che i requisiti normativi o organizzativi possano essere tradotti in fasi operative e nelle prove che tali fasi dovrebbero produrre.
L'implementazione supporta anche la documentazione dinamica.
Le informazioni memorizzate nei record dell'applicazione possono essere utilizzate per compilare i documenti, mentre alcune sezioni possono essere visualizzate o nascoste a seconda dei dati disponibili per un caso specifico.
Questo aiuta a collegare tre aspetti che spesso vengono gestiti separatamente:
Requisiti → Procedure → Prove
Anziché mantenere la documentazione di conformità come una libreria di riferimento statica, l'organizzazione può utilizzare GW Apps per gestire la conformità come un processo operativo continuo.
Maggiore visibilità per gli audit interni
La dashboard offre ai responsabili una panoramica semplice dello stato di avanzamento dell'audit.
Invece di chiedere aggiornamenti ai singoli membri del team o di controllare manualmente i documenti, i manager possono vedere quali controlli sono:
- Completato
- In corso
- Non avviato
Ciò consente di individuare più facilmente le lacune in anticipo e di concentrare l'attenzione dove è ancora necessario intervenire.
Le stesse informazioni strutturate possono anche supportare azioni correttive quando un controllo non soddisfa i requisiti previsti.
Impatto sul business
La digitalizzazione del flusso di lavoro ha trasformato l'audit interno da un esercizio di coordinamento in gran parte manuale in un processo più strutturato e visibile.
L'organizzazione ha ottenuto:
Responsabilità più chiara
Ad ogni controllo può essere assegnato un responsabile, semplificando così la comprensione di chi è tenuto a fornire la documentazione richiesta.
Prove centralizzate
La documentazione è collegata direttamente al controllo appropriato, anziché essere dispersa tra e-mail e file.
Meno follow-up manuale
Le notifiche relative al flusso di lavoro e le responsabilità assegnate riducono il tempo che i manager devono dedicare alla ricerca di aggiornamenti.
Visibilità dei progressi in tempo reale
Le dashboard offrono alla direzione una visione aggiornata dello stato di avanzamento delle verifiche e del lavoro ancora da svolgere.
Migliore preparazione agli audit
Requisiti, procedure, controlli e prove possono essere gestiti all'interno di un sistema interconnesso, semplificando la preparazione per le verifiche interne o esterne.
Un processo che può evolversi
Poiché la soluzione è stata realizzata con GW Apps, i flussi di lavoro, i requisiti, i moduli, i ruoli e i report possono essere aggiornati in base all'evoluzione dei requisiti organizzativi o normativi.
Perché GW Apps?
I flussi di lavoro per la conformità spesso richiedono più di un semplice modulo o di un archivio di documenti.
Le organizzazioni devono poter controllare chi può visualizzare le informazioni, assegnare le responsabilità, automatizzare le notifiche, monitorare lo stato dei processi, raccogliere prove e redigere report sui progressi.
IL Piattaforma di automazione del flusso di lavoro GW Apps Fornisce queste funzionalità all'interno di un ambiente no-code configurabile.
Ciò ha permesso a No Code Solutions di progettare l'applicazione in base al processo di conformità esistente dell'organizzazione, anziché richiedere all'organizzazione di riprogettare le proprie procedure in base a un sistema preconfezionato.
Realizzato da No Code Solutions su GW Apps
Questa soluzione è stata progettata e implementata da Soluzioni senza codice utilizzando la piattaforma GW Apps.
No Code Solutions collabora con aziende in Italia per analizzare i processi aziendali e sviluppare applicazioni utilizzando GW Apps, combinando competenze di processo e organizzative con lo sviluppo di applicazioni senza codice.
Una volta che la pagina dedicata al partner GW Apps × No Code Solutions sarà online, aggiungi qui un link interno:
Scopri di più su GW Apps e sulle soluzioni No Code in Italia → [URL DELLA PAGINA DEL PARTNER]
Questo crea un percorso chiaro che collega la storia del cliente alla partnership più ampia, senza che il caso di studio stesso si trasformi in un annuncio di partnership.
Il vostro processo di conformità potrebbe essere automatizzato?
Audit interni, raccolta di prove, approvazioni, gestione documentale e azioni correttive sono esempi comuni di processi che diventano difficili da gestire quando si basano su fogli di calcolo, e-mail, cartelle condivise e follow-up manuali.
GW Apps offre alle organizzazioni la flessibilità necessaria per creare applicazioni di workflow sicure, basate sul modo in cui i loro processi effettivamente funzionano.
Se hai un processo di conformità, di audit o aziendale che desideri digitalizzare, Contatta GW Apps per discutere delle vostre esigenze.
Puoi anche saperne di più sul nostro Automazione dei processi aziendali e funzionalità di gestione dei flussi di lavoro.
Se avete domande o desiderate programmare una demo/riunione, potete contattarci all'indirizzo sales@gwapps.com o richiedere la vostra riunione qui: Richiedi un incontro. Puoi anche usare questo link per iniziare la tua prova gratuita: 30 giorni di prova gratuita di GW Apps.
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