Vagisha Arora
en colaboración con Richard Knight
Los clientes son considerados ‘reyes’ del mercado, pero los empleados forman el corazón de una empresa. Todo lo que su organización logra se debe al arduo trabajo, la creatividad y la dedicación de su personal. Por lo tanto, es una buena estrategia de negocios proporcionar a sus empleados un ambiente de trabajo amigable y las herramientas que les ayuden a ser productivos. Cualquier cosa que desvíe a su personal de su trabajo productivo está obstaculizando a su organización y aumentando sus costos.
“Para triunfar en el mercado, primero hay que triunfar en el
lugar de trabajo”
Doug Conant
Muchas empresas no cuentan con un proceso uniforme para manejar solicitudes que caen bajo las responsabilidades de múltiples departamentos, como finanzas, marketing y operaciones. Solicitudes como: la adquisición de una computadora portátil de reemplazo para la empresa, la obtención de aprobación para un proveedor de servicios que apoye un evento, la obtención de autorización de viaje o un anticipo para un viaje, y la actualización de información personal en el directorio de la empresa. Estas solicitudes suelen manejarse a través de sistemas o procesos dispares establecidos por cada departamento. Esto es precisamente para lo que están diseñados los portales de autoservicio para empleados.
El poder de los portales de autoservicio para tu fuerza laboral
Los empleados facilitan su propio soporte
En lugar de tener que llamar o enviar correos electrónicos para encontrar a la persona adecuada que resuelva su solicitud de servicio, un empleado puede simplemente visitar el portal de autoservicio y encontrar y completar rápidamente un formulario de solicitud para iniciar el proceso.
Automatización de Procesos Optimizada para una Mayor Productividad del Empleado
Una vez enviada la solicitud, la automatización de procesos se encarga de asegurar que las personas correctas estén involucradas e informadas en el momento oportuno, y que el solicitante conozca el progreso de su petición. El portal de autoservicio para empleados hace que todo sea conveniente y rápido, no solo para los empleados, sino también para todos los que revisan o trabajan en la solicitud.
Mayor transparencia
Los empleados pueden visitar el portal de autoservicio en cualquier momento para ver sus solicitudes, tanto activas como históricas. Esto, combinado con las notificaciones automatizadas enviadas por el flujo de trabajo, hará que los empleados nunca más se sientan al margen.
Acceso fácil y seguridad robusta
Su organización puede estar segura de que no solo los empleados, aprobadores, personal de soporte y gerentes podrán acceder fácil y rápidamente a toda la información que necesitan, sino que también solo podrán ver la información y tomar las acciones para las que están autorizados.
Elementos clave de un portal de autoservicio para empleados
- Página de inicio para permitir a los usuarios encontrar fácilmente el flujo/servicio de solicitud correcto
- Capacidad de crear formularios flexibles y completos para recopilar datos y dirigir procesos
- Flujos de aprobación con acuerdos de nivel de servicio (SLA), combinados con notificaciones automatizadas a lo largo del proceso de negocio.
- Panel e informes para que los gerentes revisen el cumplimiento de los SLA y tomen medidas correctivas si las operaciones de servicio se están retrasando.
- Accede desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo
Desarrollando un Portal de Autoservicio sin Código
Si estás buscando crear un portal de autoservicio para empleados sin código, los siguientes puntos te ayudarán a empezar.
Decide qué servicios deseas ofrecer
El primer, y quizás más importante, paso para crear un portal de autoservicio para empleados es decidir qué servicios quieres ofrecerles y recopilar todas las especificaciones necesarias para dichos servicios. El proceso que utilizas actualmente para cada tipo de solicitud de servicio será claramente la base de tu trabajo, pero recuerda que un proyecto de transformación como la construcción del portal es el momento perfecto para reevaluar cada servicio y mejorarlo. ¿Todavía necesitas toda la información que recopilas actualmente, o hay nuevos campos que necesitarás? ¿Tiene sentido el proceso de flujo de trabajo utilizado, o podría simplificarse o mejorarse?
Hacerlo Fácil de Usar
Al desarrollar cada servicio, hazlos lo más fáciles de usar posible. Ten cuidado al diseñar los formularios para que sean fáciles de leer y tengan sentido para tu público objetivo. ¿Puedes proporcionar búsquedas para información clave para agilizar el proceso y minimizar los problemas de entrada de datos? A un portal de autoservicio, la calidad del contenido es el factor más crucial a considerar, ya que dedica tiempo y esfuerzo significativos a la fase de diseño. Además, esto mejorará drásticamente la experiencia general de navegación de tus empleados.
Haz que las cosas sean fáciles de encontrar
El objetivo principal de tu portal de autoservicio es ayudar a los empleados a encontrar soluciones a sus problemas de la manera más rápida y eficiente posible. Organiza tus servicios en categorías significativas para estructurar la página principal y ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan más rápidamente. Etiqueta los servicios con frases de búsqueda clave para que los usuarios puedan buscar de manera eficiente.
Retos habituales en la implementación de portales de autoservicio
Gestión del cambio y capacitación inadecuada
Como con cualquier cambio de proceso importante, un plan de implementación que cubra las comunicaciones de lanzamiento y la capacitación es fundamental. Asegúrate de que tus empleados sepan lo que viene y cómo puede beneficiarlos. Incluso un portal de autoservicio fácil de usar y bien diseñado debe lanzarse con alguna forma de capacitación disponible. Ya sea en clases presenciales, en línea, grabaciones de capacitación o solo un sitio de preguntas frecuentes, dependerá de los servicios que hayas desarrollado y la experiencia de la audiencia objetivo.
Disponibilidad y Credibilidad
Para un proyecto de transformación importante como un portal de autoservicio para empleados, es vital obtener el apoyo y la aprobación de los altos directivos. Los trabajadores clave del conocimiento para los servicios que se trasladarán al portal deben saber que no solo su participación es vital para el éxito del proyecto, sino que también contribuirán al éxito futuro de la organización y ayudarán a sus compañeros empleados.
Ausencia de toque personal
El uso de un portal de autoservicio puede ser considerado como una falta de personalización. El soporte asistido en vivo es popular debido al “toque personal” que ofrece. Los empleados quieren saber que sus solicitudes están siendo atendidas y que la empresa se preocupa por ellos. Proporcionar actualizaciones frecuentes y establecer acuerdos de nivel de servicio (SLAs) para la resolución completa abordará este problema.
Conclusión
La implementación de un portal de autoservicio para empleados requerirá una cantidad considerable de trabajo, incluso con herramientas avanzadas sin código como las que ofrece GW Apps. Sin embargo, los beneficios que reporta a tantas áreas y partes interesadas de la organización superan con creces el esfuerzo que supone. Al igual que con la mayoría de los proyectos de cambio de procesos, la clave del éxito es comenzar con la plataforma adecuada y tomarse el tiempo necesario para planificar e implementar correctamente. Si lo hace bien, sus empleados, el personal de apoyo y los gerentes estarán contentos, y tal vez su única queja sea por qué el proyecto no se había llevado a cabo antes.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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