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Creazione di portali self-service per i dipendenti

Vagisha Arora

in collaborazione con Richard Knight

I clienti sono considerati i ‘re’ del mercato, ma i dipendenti ne costituiscono il battito cardiaco. Tutto ciò che la vostra organizzazione realizza è dovuto al duro lavoro, alla creatività e alla dedizione del suo personale. È quindi un'ottima strategia aziendale fornire ai vostri dipendenti un ambiente di lavoro amichevole e gli strumenti per aiutarli a essere produttivi. Qualsiasi cosa distolga il vostro personale dal suo lavoro produttivo sta ostacolando la vostra organizzazione e aumentando i vostri costi.

“Per vincere sul mercato, devi prima vincere nel

luogo di lavoro”

Doug Conant

Molte aziende non dispongono di un processo uniforme per gestire le richieste che rientrano nelle responsabilità di più dipartimenti, come finanza, marketing e operazioni. Richieste quali: procurare un computer portatile sostitutivo aziendale, ottenere l'approvazione di un fornitore di servizi per supportare un evento, ottenere l'autorizzazione di viaggio o un anticipo per un viaggio e aggiornare le informazioni personali nella rubrica aziendale. Queste richieste vengono solitamente gestite tramite sistemi o processi disomogenei stabiliti da ciascun dipartimento. Questo è esattamente ciò per cui sono progettati i portali self-service per i dipendenti.

La Potenza dei Portali Self-Service per la Tua Forza Lavoro

I dipendenti facilitano il proprio supporto

Invece di dover telefonare o inviare email per trovare la persona giusta che possa aiutarli con la loro richiesta di assistenza, un dipendente può semplicemente visitare il portale self-service e trovare e compilare rapidamente un modulo di richiesta per avviare il processo.

Automazione dei processi semplificata per una maggiore produttività dei dipendenti

Una volta inviata la richiesta, l'automazione dei processi si occupa di coinvolgere e informare le persone giuste al momento giusto, e di far sapere al richiedente a che punto è la sua richiesta. Il portale self-service per i dipendenti rende tutto comodo e veloce, non solo per i dipendenti, ma anche per chiunque stia revisionando o lavorando sulla richiesta.

Maggiore Trasparenza

I dipendenti possono visitare il portale self-service in qualsiasi momento per visualizzare sia le richieste attive che quelle storiche. Questo, combinato con le notifiche automatiche inviate dal flusso di lavoro, farà sì che i dipendenti non si sentano mai più esclusi.

Facile accesso ma sicurezza robusta

La vostra organizzazione può avere la certezza che non solo i dipendenti, gli approvatori, il personale di supporto e i manager potranno accedere facilmente e rapidamente a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, ma che potranno anche visualizzare solo le informazioni e intraprendere le azioni per cui sono autorizzati.

Elementi chiave di un portale Self-Service per dipendenti

  • Pagina iniziale per consentire agli utenti di trovare facilmente il flusso/servizio di richiesta corretto
  • Capacità di creare moduli flessibili e ricchi di funzionalità per raccogliere dati e guidare i processi
  • Flussi di approvazione con livelli di servizio concordati (SLA), combinati con notifiche automatiche durante tutto il processo aziendale
  • Dashboard e report per i manager per rivedere la conformità SLA e intraprendere azioni correttive se le operazioni di servizio sono in ritardo.
  • Accesso da qualsiasi luogo e dispositivo

Sviluppare un portale self-service con il no-code

Se stai cercando di creare un portale self-service per i dipendenti senza codice, i seguenti punti ti aiuteranno a iniziare.

Decidi sui servizi che desideri offrire

Il primo, e forse più importante, passo nella creazione di un portale self-service per i dipendenti è decidere quali servizi si desidera offrire ai propri dipendenti e raccogliere tutte le specifiche necessarie per tali servizi. Il processo che attualmente si utilizza per ogni tipo di richiesta di servizio sarà chiaramente la base del proprio lavoro, ma ricordate che un progetto di trasformazione come la costruzione del portale è il momento perfetto per rivalutare ogni servizio e migliorarli. È ancora necessario raccogliere tutte le informazioni che si raccolgono attualmente, o ci sono nuovi campi di cui avrete bisogno? Il processo di flusso di lavoro utilizzato ha ancora senso, o potrebbe essere semplificato o migliorato?

Rendilo Facile da Usare

Quando sviluppate ogni servizio, rendeteli il più facili possibile da usare. Fate attenzione nella disposizione dei moduli affinché siano facili da leggere e abbiano senso per il vostro pubblico di riferimento. Potete fornire ricerche per informazioni chiave per velocizzare il processo e minimizzare i problemi di immissione dati? A un portale self-service, la qualità dei contenuti è il fattore più cruciale da considerare poiché dedica tempo e sforzi significativi alla fase di progettazione. Inoltre, ciò migliorerà drasticamente l'esperienza di navigazione complessiva dei vostri dipendenti.

Rendi le cose facili da trovare

L'obiettivo primario del tuo portale self-service è assistere i dipendenti nel trovare soluzioni ai loro problemi nel modo più rapido ed efficiente possibile. Organizza i tuoi servizi in categorie significative per fornire struttura alla homepage e aiutare gli utenti a trovare ciò di cui hanno bisogno più velocemente. Taggare i servizi con frasi di ricerca chiave in modo che gli utenti possano cercare in modo efficiente.

Sfide comuni nel deploy di portali self-service

Gestione del Cambiamento e Formazione Inadeguata

Come per ogni cambiamento di processo significativo, un piano di rollout che copra le comunicazioni di lancio e la formazione è un must. Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano cosa sta arrivando e come può portare loro benefici. Anche un portale self-service semplice da usare e ben progettato dovrebbe essere lanciato con una qualche forma di formazione disponibile. Che si tratti di lezioni in presenza, online, formazione pre-registrata o semplicemente un sito di FAQ, dipende dai servizi che hai costruito e dalle competenze del pubblico di destinazione.

Disponibilità e Credibilità

Per un progetto di trasformazione importante come un portale self-service per i dipendenti, è fondamentale ottenere il sostegno e l'adesione dei dirigenti senior. I principali "knowledge workers" per i servizi che verranno spostati sul portale devono sapere che non solo la loro partecipazione è fondamentale per il successo del progetto, ma che contribuiranno al futuro successo dell'organizzazione e aiuteranno i propri colleghi.

Mancanza di tocco personale

L'utilizzo di un portale self-service può essere considerato una mancanza di personalizzazione. Il supporto assistito dal vivo è popolare per il “tocco personale” che offre. I dipendenti vogliono sapere che le loro richieste vengono gestite e che l'azienda tiene a loro. Fornire aggiornamenti frequenti e stabilire SLA per la completa risoluzione affronterà questo problema.

Conclusione

L'implementazione di un portale self-service per i dipendenti richiede una discreta quantità di lavoro, anche con strumenti No-Code avanzati come quelli forniti da GW Apps. Tuttavia, i vantaggi per molte aree e parti interessate dell'organizzazione superano di gran lunga la quantità di lavoro richiesto. Come per la maggior parte dei progetti di cambiamento dei processi, la chiave del successo è iniziare con la piattaforma giusta e prendersi il tempo necessario per pianificare e implementare correttamente. Se lo fate bene, i vostri dipendenti, il personale di supporto e i manager saranno soddisfatti e forse l'unica lamentela sarà perché il progetto non è stato realizzato prima.

Se avete domande o desiderate programmare una demo/riunione, potete contattarci all'indirizzo sales@gwapps.com o richiedere la vostra riunione qui: Richiedi un incontro. Puoi anche usare questo link per iniziare la tua prova gratuita: 30 giorni di prova gratuita di GW Apps.

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