Muchas organizaciones buscan implementar portales de autoservicio para empleados para automatizar procesos de negocio y reducir costos operativos. Actividades como solicitar una nueva laptop de la empresa, iniciar un pago a una subsidiaria o proveedor, o actualizar información personal en el directorio de la empresa. Cada uno de estos procesos usualmente requerirá revisión y aprobación, aunque los detalles de cada proceso de flujo de trabajo podrían ser bastante diferentes.
Permitir a los usuarios solicitar directamente servicios comunes a través de un sistema automatizado reduce el tiempo de entrega y los errores de procesamiento, al tiempo que minimiza el trabajo administrativo y ahorra costos. En el pasado, esto se manejaba a través de software heredado o intranets que alojaban formularios para iniciar las solicitudes. Aunque muy útiles, ofrecían flexibilidad y automatización limitadas.
Hoy en día, las empresas tienen más opciones para elegir, ya que muchos proveedores de software han desarrollado soluciones basadas en la nube para satisfacer esta necesidad. ServiceNow es probablemente una de las opciones más conocidas y es el líder del mercado en este segmento. Está dirigido principalmente a grandes clientes empresariales; sin embargo, las empresas medianas y pequeñas lo encuentran demasiado caro. Entonces, ¿cuáles son las soluciones comparables para el mercado medio y las pequeñas empresas?.
Funcionalidades/capacidades requeridas para un portal de autoservicio de empleados eficaz
Al buscar una plataforma para construir un portal de autoservicio de "clase mundial", asegúrate de que ofrezca las siguientes características principales:
- La capacidad de crear formularios flexibles y completos para recopilar los datos requeridos y capturar las etapas del proceso.
- Capacidad de definir flujos de aprobación junto con métricas de Acuerdo de Nivel de Servicio (SLA) para asegurar que el servicio se proporcione dentro de un plazo deseado.
- Notificaciones personalizadas, incluyendo información clave de la solicitud, para garantizar que los solicitantes, los representantes de servicio y los gerentes conozcan el estado de sus solicitudes y cualquier tarea que necesiten realizar.
- Seguridad para que solo las personas adecuadas puedan ver, editar o tomar medidas sobre la solicitud a medida que avanza en el flujo de trabajo del servicio.
- Un panel para gerentes y alta dirección para revisar el cumplimiento de los SLA y tomar medidas sobre cualquier flujo de servicio que se esté atrasando en el procesamiento de solicitudes de manera oportuna.
- Una página de inicio para que los usuarios encuentren fácilmente el flujo/servicio de solicitud necesario.
- Capacidad para crear y aprobar solicitudes desde un smartphone o tablet.
- La creación de estos flujos de solicitud de servicio debería ser rápida y sencilla, y las actualizaciones deberían ser fáciles de implementar con pasos de implementación mínimos.
- Muchas organizaciones también necesitarán que el portal funcione en varios idiomas.
Opciones de solución
Las empresas suelen tener alguna forma de software de autoservicio, como portales de RR. HH. o plataformas de mesa de ayuda, que automatizan las solicitudes de autoservicio. Podrían extenderse para manejar tipos adicionales de aplicaciones, pero tienen limitaciones:
- Los portales de empleados de RR. HH. están diseñados principalmente para gestionar la incorporación de empleados, los beneficios de RR. HH. y el acceso a las políticas de RR. HH. Es posible que no ofrezcan las capacidades de flujo de trabajo que necesitan las solicitudes de servicio para su procesamiento, como aprobaciones de varios gerentes o departamentos.
- Software de mesa de ayuda. El mejor para manejar la presentación de tickets y el seguimiento de su estado. Limitado para permitir aprobaciones múltiples y desencadenadores condicionales.
- Proveedores de formularios electrónicos. Ofrecen a los usuarios una manera fácil de crear e implementar formularios, brindar a los empleados fácil acceso a todos los formularios de la empresa y la capacidad de enviar formularios electrónicamente e iniciar solicitudes; sin embargo, no están diseñados para adaptarse a flujos de trabajo complejos.
- A menudo, estas opciones no tienen las capacidades de reporte de SLA que los gerentes requieren para administrar una mayor variedad de servicios.
Habiendo trabajado extensamente en el espacio de aplicaciones No-Code, sabemos que estas plataformas ofrecen la mayoría de las funcionalidades necesarias para construir un portal de autoservicio completamente funcional: una forma sencilla de digitalizar sus formularios, capacidades para construir flujos de trabajo complejos, gestionar la seguridad de acceso a los datos y generar informes sobre el progreso del flujo de trabajo. Además, le proporcionan formas sencillas de personalizarlo para sus necesidades específicas.
GW Apps
El año pasado, un importante conglomerado internacional nos pidió ayuda para reemplazar su portal de autoservicio heredado. Ya estaban utilizando GW Apps como solución de oficina sin papeles en una de sus divisiones. Habían quedado impresionados con la velocidad para desarrollar nuevas aplicaciones, la facilidad con la que su equipo podía realizar actualizaciones y mejoras. A sus usuarios les gustaba el aspecto y el funcionamiento de las aplicaciones. Identificaron un par de funciones requeridas que serían necesarias para un portal de autoservicio, principalmente la gestión de los requisitos de SLA y la generación de informes. Desde entonces, hemos añadido estas funciones adicionales a la plataforma GW Apps. Nos complace informar que hemos incluido estas mejoras en nuestra última versión.
Otros clientes han creado una amplia gama de aplicaciones de autoservicio en la plataforma GW Apps, abarcando todas las áreas de sus organizaciones:
- Solicitudes de gastos de capital
- Solicitudes de permisos sin goce de sueldo
- Solicitudes de nuevos empleados
- Solicitudes de tiempo de vacaciones
- Solicitudes de descuento en precios
- Autorización para usar un smartphone personal para trabajo de la empresa
- Solicitud de tarjeta de crédito corporativa
- Solicitudes de mudanza de equipo de oficina
- Solicitud de pago a proveedor
- Solicitud para agregar/eliminar/cambiar un firmante de cuenta bancaria
Estas son solo una pequeña muestra de las aplicaciones de autoservicio que los clientes gestionan con GW Apps.
Capturas de pantalla de ejemplo
Panel Principal – Esto proporciona a los empleados acceso fácil a todos los servicios disponibles, organizados por categorías relevantes o unidades de negocio. Los usuarios pueden marcar sus servicios preferidos y más utilizados en una categoría de “favoritos”.
Constructor de formularios – GW Apps ofrece uno de los creadores de formularios más versátiles. Se configura fácilmente mediante un enfoque de arrastrar y soltar y configurar, con más de 30 tipos de campos diferentes y otras funciones. Le brinda la capacidad de organizarlos en secciones, columnas y/o pestañas, y luego configurarlos en formularios altamente funcionales.
Flujo de trabajo y seguridad – Agrega tantos pasos de flujo de trabajo y acciones como necesites, además de roles de usuario personalizados y controles de seguridad hasta el nivel de campo.
Informes y Seguimiento de SLA – Crear vistas para el seguimiento detallado de sus solicitudes y paneles para la visión general de la gestión y la presentación de informes de SLA.
Esperamos que esta información te sea útil. Por favor, ponte en contacto con nuestro equipo de atención al cliente si te interesa discutir esto o para programar una demostración.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
¿Listo para empezar?
Inicia tu prueba gratuita de 30 días y descubre lo fácil que es conectar a tus empleados con los servicios que necesitan.
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