Molte organizzazioni stanno cercando di implementare portali self-service per i dipendenti al fine di automatizzare i processi aziendali e ridurre i costi operativi. Attività come la richiesta di un nuovo laptop aziendale, l'avvio di un pagamento a una consociata o a un fornitore, o l'aggiornamento delle informazioni personali nell'elenco aziendale. Ognuno di questi processi richiederà solitamente una revisione e un'approvazione, sebbene i dettagli di ogni processo di workflow possano essere piuttosto diversi.
Consentire agli utenti di richiedere direttamente servizi comuni tramite un sistema automatizzato riduce i tempi di consegna e gli errori di elaborazione, minimizzando al contempo il lavoro d'ufficio e risparmiando costi. In passato ciò veniva gestito tramite software legacy o Intranet che ospitavano moduli per avviare le richieste. Sebbene molto utili, offrivano flessibilità e automazione limitate.
Oggi, le aziende hanno più opzioni tra cui scegliere, poiché molti fornitori di software hanno sviluppato soluzioni basate su cloud per rispondere a questa esigenza. ServiceNow è probabilmente una delle opzioni più conosciute e leader di mercato in questo segmento. È mirata principalmente ai grandi clienti aziendali; tuttavia, le aziende di medie e piccole dimensioni la trovano troppo costosa. Quali sono le soluzioni comparabili per le aziende di medie e piccole dimensioni?.
Funzionalità/capacità richieste per un portale self-service efficace per i dipendenti
Quando si cerca una piattaforma per costruire un portale self-service "best-of-breed", assicurati che offra le seguenti funzionalità principali:
- La capacità di creare moduli flessibili e completi per la raccolta dei dati richiesti e la cattura delle fasi del processo.
- Possibilità di definire flussi di approvazione insieme a metriche di service level agreement (SLA) per garantire che il servizio venga fornito entro i tempi desiderati.
- Notifiche personalizzate, incluse le informazioni chiave della richiesta, per garantire che richiedenti, addetti all'assistenza e manager siano a conoscenza dello stato delle loro richieste e di eventuali attività che devono svolgere.
- Sicurezza in modo che solo le persone giuste possano visualizzare, modificare o agire sulla richiesta mentre avanza nel flusso di lavoro del servizio.
- Una dashboard per manager e dirigenti per rivedere la conformità SLA e intervenire sui flussi di servizio che stanno tardando nell'elaborare le richieste in modo tempestivo.
- Una home-page per consentire agli utenti di trovare facilmente il flusso/servizio di richiesta necessario.
- Possibilità di creare e approvare richieste da smartphone o tablet.
- La creazione di questi flussi di richiesta di servizi dovrebbe essere rapida e semplice, e gli aggiornamenti dovrebbero essere facili da distribuire con passaggi di implementazione minimi.
- Molte organizzazioni avranno anche bisogno che il portale funzioni in più lingue.
Opzioni di soluzione
Le aziende hanno spesso una forma di software self-service come portali HR o piattaforme di help desk che automatizzano le richieste self-service. Potrebbero essere estesi per gestire ulteriori tipi di applicazioni, ma presentano limitazioni:
- I portali HR per i dipendenti sono progettati principalmente per gestire l'inserimento dei nuovi dipendenti, i benefit e l'accesso alle politiche HR. Potrebbero non offrire le funzionalità di flusso di lavoro necessarie per l'elaborazione delle richieste di servizio, come le approvazioni da parte di più manager o dipartimenti.
- Software di help desk. Migliore nella gestione dell'invio dei ticket e del tracciamento dello stato. Limitato nel consentire approvazioni multiple e trigger condizionali.
- Fornitori di moduli elettronici. Offrono agli utenti un modo semplice per creare e distribuire moduli, forniscono ai dipendenti un facile accesso a tutti i moduli aziendali e la possibilità di inviare moduli elettronicamente e avviare richieste, tuttavia non sono progettati per gestire flussi di lavoro complessi.
- Spesso queste opzioni non dispongono delle funzionalità di reporting SLA che i manager richiedono per la gestione di una maggiore varietà di servizi.
Avendo lavorato a lungo nello spazio delle applicazioni No-Code, sappiamo che queste piattaforme offrono la maggior parte delle funzionalità necessarie per costruire un portale self-service completamente funzionale: un modo semplice per digitalizzare i propri moduli, capacità di costruire flussi di lavoro complessi, gestire la sicurezza dell'accesso ai dati e riportare sullo stato di avanzamento del flusso di lavoro. E ti forniscono modi semplici per personalizzarlo in base alle tue esigenze specifiche.
GW App
L'anno scorso, un importante conglomerato internazionale ci ha chiesto di aiutarli a sostituire il loro vecchio portale self-service. Stavano già utilizzando GW Apps come soluzione di ufficio senza carta in una delle loro divisioni. Erano rimasti colpiti dalla velocità di sviluppo di nuove applicazioni, dalla facilità con cui il loro team poteva apportare aggiornamenti e miglioramenti. I loro utenti gradivano l'aspetto e il funzionamento delle app. Hanno identificato un paio di funzionalità richieste che sarebbero state necessarie per un portale self-service, principalmente la gestione dei requisiti SLA e la reportistica. Da allora abbiamo aggiunto queste funzionalità aggiuntive alla piattaforma GW Apps. Siamo lieti di comunicare che abbiamo aggiunto questi miglioramenti nella nostra ultima release.
Altri clienti hanno costruito un'ampia gamma di applicazioni self-service sulla piattaforma GW Apps, coprendo tutte le aree delle loro organizzazioni:
- Richieste di spese in conto capitale
- Richieste di congedo
- Nuove assunzioni richieste
- Richieste di ferie
- Richieste di sconto sul prezzo
- Autorizzazione all'uso di uno smartphone personale per lavoro aziendale
- Richiesta carta di credito aziendale
- Richieste di spostamento attrezzature d'ufficio
- Richiesta di pagamento a un fornitore
- Richiesta di aggiungere/rimuovere/modificare un firmatario del conto bancario
Questi sono solo un piccolo campione delle app self-service che i clienti gestiscono con GW Apps.
Schermate di esempio
Dashboard principale – Questo fornisce ai dipendenti un facile accesso a tutti i servizi disponibili, organizzati per categorie pertinenti o unità aziendali. Gli utenti possono aggiungere ai preferiti i loro servizi più utilizzati in una categoria “preferiti”.
Costruttore di moduli – GW Apps offre uno dei costruttori di moduli più versatili. Facilmente configurabile tramite un approccio Drag-Drop e configurazione, con oltre 30 diversi tipi di campi e altre funzionalità. Ti dà la possibilità di organizzarli in sezioni, colonne e/o schede, quindi configurarli in moduli altamente funzionali.
Flusso di lavoro e sicurezza – Aggiungi tutte le fasi e le azioni del flusso di lavoro necessarie, oltre a ruoli utente personalizzati e controlli di sicurezza fino al livello di campo.
Report e monitoraggio SLA – Costruisci viste per il monitoraggio dettagliato delle tue richieste e dashboard per la panoramica gestionale e il reporting SLA.
Speriamo che queste informazioni ti siano utili. Ti preghiamo di contattare il nostro team di assistenza clienti se sei interessato a discuterne o a programmare una demo.
Se avete domande o desiderate programmare una demo/riunione, potete contattarci all'indirizzo sales@gwapps.com o richiedere la vostra riunione qui: Richiedi un incontro. Puoi anche usare questo link per iniziare la tua prova gratuita: 30 giorni di prova gratuita di GW Apps.
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