Google Forms ha ayudado a miles de organizaciones a gestionar datos. Permite que cualquier persona con una cuenta de Google cree formularios sencillos, recopile datos y comparta resultados. Ofrece una interfaz de edición fácil de usar, lógica personalizable sencilla y una gran biblioteca de complementos e integraciones adicionales. Ver tus datos es claro y sencillo, y los resultados se pueden compartir fácilmente. Google Forms funciona muy bien para crear encuestas, cuestionarios y otras tareas sencillas de recopilación de datos. Se puede dominar rápidamente y, quizás lo mejor de todo, es completamente gratuito.
Dicho esto, las limitaciones de Google Forms se encuentran bastante rápido a medida que aumenta la complejidad de tus formularios. Además, las opciones de visualización de datos/respuestas son muy limitadas, la interfaz de usuario se limita a una sola columna, los formularios no pueden consultar datos entre sí, hay configuraciones de permisos limitadas y la lógica de formulario limitada no es adecuada para situaciones más complejas.
GW Apps está diseñado para poder soportar fácilmente aplicaciones complejas como Aprobación de Compras, Gestión de Activos, Hojas de Tiempo de Empleados, Solicitudes de Servicio, Requisiciones, o cualquier otro proceso de negocio típico.
Google Forms es una opción excelente para necesidades sencillas de recopilación de datos. Su simplicidad también hace que sea muy fácil de aprender y utilizar para los empresarios. Cuando Google Forms no puede satisfacer sus necesidades, entonces GW Apps puede tomar el relevo. Ofrece más libertad, más capacidad, más personalización y varias funciones adicionales importantes como la automatización de flujos de trabajo, creadores de plantillas en PDF y correo electrónico, configuraciones de seguridad flexibles y detalladas, y mucho más.
Constructor de Formularios Mejorado
El constructor de formularios de GW Apps es fácil de usar y sencillo de aprender, a la vez que permite a los usuarios crear formularios complejos y con muchas funciones. Todo esto comienza con un sencillo constructor de formularios de arrastrar y soltar con configuraciones de selección de elementos en estilo asistente.
GW Apps Forms ofrece muchas más opciones de diseño de formularios, sin sacrificar la facilidad de uso. Hay muchos más tipos de campos, cada uno con opciones de configuración completas. Los campos de "elegir de una lista" incluso pueden buscar sus valores en los datos de otras aplicaciones que crees con GW Apps. No es necesario seguir escribiendo la lista de departamentos para las ubicaciones comerciales en cada aplicación que los necesites. Además, los usuarios pueden crear lógica condicional que es considerablemente más intrincada que lo que es posible con Google Forms.
Diseño y personalización
GW Apps ofrece tres tipos de diseño para elegir: Formulario, Pestañas y Pasos. Adicionalmente, los usuarios pueden crear múltiples diseños y formularios dinámicos que cambian de diseño según el modo del formulario (es decir, durante la creación, visualización o edición).
En lugar de la limitación de columna única de Google Forms, los formularios de GW Apps pueden tener hasta 4 columnas de campos, junto con cualquier número de secciones, pestañas y pasos. Si un formulario es muy largo, se puede usar un esquema de formulario para mostrar un resumen de todas las secciones, con la capacidad de usarlo como una tabla de contenido y saltar directamente a la sección deseada.
Más allá de eso, también puedes personalizar la apariencia y el espaciado de los campos, los colores del formulario, el aspecto de los botones de acción y más.
Campos y Características Avanzadas
Actualmente hay 30 campos y componentes de formularios disponibles en GW Apps (Google Forms tiene 11), cada uno con su propio conjunto de opciones de configuración para validaciones de campos, formatos, concatenación, fórmulas y soporte de expresiones regulares (cuando sea apropiado).
Se encuentran disponibles varios tipos avanzados de campos y componentes, como un campo de Firma, un campo de Búsqueda Múltiple que permite a los usuarios hacer una única búsqueda pero completar múltiples campos con datos, un componente de Vista Incrustada que te permite incrustar una de las vistas de tu aplicación directamente en un formulario, y más.
GW Apps es compatible con aplicaciones multilingües. Todas las etiquetas de los elementos del formulario y las sugerencias, así como los valores de las opciones de los campos de selección, se pueden configurar en cualquier cantidad de idiomas. La aplicación mostrará entonces el idioma correspondiente según la configuración del navegador del usuario.
GW Apps también puede acelerar el desarrollo de sus formularios, creando automáticamente el formulario básico mientras carga sus datos existentes desde una hoja de cálculo. Toma la etiqueta del campo de los encabezados de las columnas y determina el tipo de dato a partir de los datos reales en las columnas. Este formulario inicial puede luego ser fácilmente modificado o ampliado para completar el diseño.
Una característica muy potente es la capacidad de tener formularios anónimos. Estos son accesibles para usuarios fuera de tu organización y no necesitan una licencia. Es similar a compartir documentos de Google Drive, pero con todas las capacidades de una aplicación web.
Acciones y Lógica Condicional
La lógica condicional altamente configurable se encuentra en casi todos los aspectos de GW Apps. A todos los elementos de formulario, más los bloques de columnas, secciones y botones de acción, se les puede asignar visibilidad condicional, lo que les permite ocultarse o mostrarse bajo condiciones específicas. Los botones de acción también pueden tener Acciones Condicionales, para que el botón pueda realizar varios conjuntos de acciones diferentes según los datos actuales del registro o el usuario actual. Google Forms solo puede realizar acciones condicionales basadas en preguntas de selección múltiple o desplegables:
Acciones y Disparadores amplían las posibilidades para la lógica condicional y la actividad de flujos de trabajo al permitir que acciones predefinidas se activen en un horario y no solo cuando un usuario hace clic en un botón de formulario. Las acciones pueden hacer muchas cosas potentes, como crear, actualizar o eliminar registros, enviar notificaciones por correo electrónico o crear informes en PDF, e incluso usar webhooks para activar actividades en sistemas externos.
Vistas e Informes
Las opciones de visualización de datos de Google Forms son sencillas y claras, pero no son ideales para organizar y ver grandes cantidades de datos. Esto funciona bien para muchos casos de uso, como encuestas o formularios de ingreso de datos, pero no para aplicaciones más grandes o complejas.
GW Apps ofrece tres diseños de vista para organizar y ver tus datos: Tabla, Calendario y Kanban. Estas vistas pueden ordenarse, filtrarse y personalizarse para mostrar solo los datos necesarios, organizarlos de manera eficiente y aplicar funciones matemáticas para crear informes sencillos. También se incluyen un Generador de PDF y varios widgets de informes visuales.
Flujo de trabajo y seguridad
Dado que Google Forms fue diseñado para ser un creador de formularios sencillo, solo cuenta con capacidades de flujo de trabajo y seguridad básicas. En comparación, GW Apps está diseñado para crear aplicaciones complejas basadas en flujos de trabajo, y viene con opciones de flujo de trabajo y seguridad flexibles y detalladas.
El creador de flujos de trabajo de GW Apps te permite modelar fácilmente procesos de negocio complejos, con funciones como niveles de aprobación múltiples, enrutamiento, disparadores automáticos y programados, acciones condicionales, seguridad granular, notificaciones de correo electrónico personalizadas y más.
Puedes crear tantas etapas de flujo de trabajo como requiera tu proceso de negocio, y luego crear los botones de acción del flujo de trabajo para cada etapa. Luego, crea los roles que requiere el proceso de negocio, como Aprobador Financiero o Revisor de TI, y luego define qué roles pueden ver o hacer qué en cada una de las etapas del flujo de trabajo, incluso hasta los campos individuales. Además, crea activadores programados para verificar y actualizar registros periódicamente, crear y enviar notificaciones por correo electrónico automáticamente, y mucho más.
Si bien cada aplicación tiene su propio conjunto de roles personalizados, también existe la opción de crear roles compartidos que se pueden definir una vez y ser utilizados por cualquier aplicación. En contraste, un Google Form solo tiene una única configuración de seguridad general. Puede ser compartido con grupos específicos o con cualquier persona que tenga el enlace. No existen opciones de seguridad basadas en etapas de flujo de trabajo o roles de usuario.
Migrar una Google Form a GW Apps y Discover
¿Interesado en llevar sus formularios y procesos de negocio al siguiente nivel? Te sugerimos que tomes un formulario de Google existente y sus datos y los migres a GW Apps. Luego, descubre todas las capacidades adicionales que puedes aprovechar para construir una aplicación empresarial más completa.
Aquí tienes una guía sencilla de 5 pasos para migrar rápidamente de Google Forms a GW Apps:
- Accede a la hoja de cálculo de Google de tu formulario y descárgala como un archivo .csv.
- Iniciar sesión en register.gwapps.com y regístrate para una prueba gratuita de 30 días
- La pantalla de bienvenida de GW Apps te dará 3 opciones para empezar.
- Selecciona la opción “Importar desde hoja de cálculo” y sube el archivo.
- Asegúrate de que los campos sean correctos y comienza a personalizar.
Esperamos que haya encontrado útil este artículo. Puede acceder a una gran cantidad de contenido y guías de autoayuda en nuestro sitio de soporte al cliente. Está disponible en inglés y español.
¡Feliz construcción de aplicaciones!
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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