Soluzioni - Ufficio senza carta

Soluzioni per l'ufficio senza carta

Permettete a chiunque nella vostra organizzazione di creare moduli potenti con funzioni avanzate. Raccogliere dati e automatizzare i processi aziendali con GW Apps

Secondo un libro bianco di IDC del 2012 "... gli addetti alle informazioni sprecano una quantità significativa di tempo ogni settimana per affrontare una serie di problemi legati al lavoro con i documenti cartacei. Questo tempo sprecato costa all'organizzazione 19.732 dollari all'anno per ogni addetto alle informazioni".

GW Apps non ha lo scopo di aiutarvi a digitalizzare i vostri documenti cartacei storici (gestione dei documenti), ma piuttosto di creare versioni interamente digitali dei vostri processi comuni, in modo da creare un numero molto inferiore di documenti cartacei in futuro.

Decidere i moduli che si vogliono offrire

Il primo passo, e forse il più importante, nella creazione di una soluzione per l'ufficio senza carta è decidere quali moduli offrire ai dipendenti e raccogliere tutte le specifiche necessarie. Il processo attualmente in uso in relazione a ciascun tipo di modulo sarà chiaramente la base del vostro lavoro, ma ricordate che un progetto di trasformazione come questo è un momento perfetto per rivalutare ogni processo aziendale e migliorarlo.

Semplicità d'uso

Quando sviluppate l'applicazione di ciascun modulo, fate in modo che sia il più facile possibile da usare. Fate attenzione che i moduli siano facili da leggere e abbiano un senso per il vostro pubblico di riferimento. È possibile fornire dei look-up per le informazioni chiave, in modo da velocizzare il processo e ridurre al minimo i problemi di inserimento dei dati? Prendete in considerazione l'utilizzo di uno stile di modulo a schede o a passo per creare un modulo simile a una procedura guidata.

Semplicità d'uso

Configurare la sicurezza per la robustezza e la facilità di accesso

Uno dei principali vantaggi di una soluzione di ufficio senza carta è la facilità di accesso, ma solo per gli utenti giusti. Assicuratevi di comprendere i meccanismi di sicurezza offerti prima di pianificare il modo migliore per proteggere i vostri dati. Ad esempio, se siete sicuri che i dati non possono essere modificati, potreste trovare utile concedere i diritti di visualizzazione a un numero maggiore di utenti rispetto a quelli che attualmente possono accedere ai file cartacei. È inoltre possibile proteggere i dati fino al livello del singolo campo, quindi anche quando si condividono con utenti che normalmente avrebbero accesso, ci sono elementi di dati che si desidera non divulgare?

Vantaggi di una soluzione d'ufficio senza carta

Fonte nota di verità

Con i documenti cartacei è molto difficile sapere se si sta consultando l'ultima versione delle informazioni. In un ufficio senza carta, si sa che le informazioni sono sempre aggiornate.

Maggiore sicurezza dei documenti

Gli utenti possono accedere in modo rapido e semplice a tutti i documenti necessari per il loro lavoro specifico, ma niente di più. Accesso più semplice e maggiore sicurezza.

Trovare più rapidamente le informazioni

Con i documenti cartacei, anche quando si è in possesso del file giusto, è necessario sfogliarlo per trovare l'informazione desiderata. Con i dati digitali, una ricerca può portare direttamente al punto giusto.

Collaborazione migliorata

Liberi da documenti fisici, i lavoratori possono condividere le conoscenze senza soluzione di continuità tra team, reparti e aree geografiche.

Costi ridotti

Secondo un articolo del 2015 della rivista Corple aziende statunitensi sprecano circa 8 miliardi di dollari all'anno per la gestione dei documenti su carta.

Caratteristiche e capacità principali

Utilizzando GW Apps è possibile creare soluzioni di ufficio senza carta con le seguenti caratteristiche principali

Condividete facilmente le vostre nuove applicazioni per l'ufficio senza carta a tutti gli utenti richiesti. Gli utenti ricevono un'e-mail personalizzabile con un link e l'applicazione viene visualizzata nella dashboard delle applicazioni.

Non c'è bisogno di cercare il file giusto e di sfogliarlo per trovare l'informazione necessaria: Con GW Apps, una ricerca può portarvi direttamente al punto giusto.

Sicurezza precisa e a grana fine, in modo che solo le persone giuste possano vedere, modificare o agire mentre le richieste si muovono attraverso le fasi del flusso di lavoro dell'app.

Trovate, create, tracciate ed elaborate informazioni e richieste utilizzando uno smartphone o un tablet, ovunque vi troviate.

Una dashboard delle applicazioni organizzata consente agli utenti di trovare facilmente il modulo o i dati giusti, e persino di preferire quelli usati più spesso.

Create moduli completi per la raccolta dei vostri dati. Semplificate il compito degli utenti facendo in modo che il modulo si sviluppi man mano che la richiesta passa attraverso ogni fase del processo.

Definire i flussi di lavoro di approvazione e gli accordi sui livelli di servizio (SLA) per garantire che venga fornito il servizio giusto e nei tempi desiderati.

Inviare notifiche personalizzate, compresi i dettagli della richiesta, in modo che tutti possano essere aggiornati sullo stato e sulle attività da svolgere.

I vostri moduli e le vostre app possono essere creati con il supporto di più lingue, consentendo a un maggior numero di utenti di beneficiare delle vostre nuove app.

Pronti a iniziare?

Iniziate la vostra prova gratuita di 15 giorni e scoprite quanto sia facile collegare i vostri dipendenti ai servizi di cui hanno bisogno.