Riccardo Cavallo
Responsabile di prodotto, GW Apps
In questo articolo esamineremo come Collegiate School ha sfruttato le funzionalità di workflow della piattaforma di sviluppo di applicazioni no-code GW Apps per creare una soluzione personalizzata di gestione degli eventi. Successivamente, hanno aggiunto un'integrazione fluida Google Calendario integrazione all'applicazione utilizzando la piattaforma di automazione di Make.com.
La Collegiate School è una scuola indipendente K-12 per ragazzi a New York City, con un campus nell'Upper West Side di Manhattan. La scuola organizza numerosi eventi speciali per funzioni scolastiche, eventi di ammissione, gruppi dell'Associazione Genitori e gruppi esterni nel suo campus. Questi eventi richiedono diversi livelli di approvazione per garantire che gli eventi non interferiscano con i programmi scolastici normali o tra loro, e che le risorse scolastiche non siano sovraccaricate dal lavoro extra necessario per supportarli. Inoltre, una volta approvata, è necessaria la coordinazione tra più dipartimenti come strutture, servizio di ristorazione e tecnologia per preparare ed eseguire gli eventi.
La scuola ha a lungo compreso il valore dell'utilizzo di soluzioni personalizzate per gestire i propri eventi, poiché il processo richiesto è molto specifico e i sistemi standard faticavano a replicare con successo tale processo. Il suo sistema precedente, basato su WordPress e ospitato internamente dal reparto IT della scuola, era difficile da usare per gli utenti finali e complicato da mantenere e modificare, presentando inoltre un rischio per la cybersecurity che richiedeva risorse significative per essere mitigato. La Collegiate School ha cercato una nuova piattaforma su cui costruire un sistema di gestione eventi migliore, oltre ad altre applicazioni orientate al workflow. La scuola si è concentrata sulla ricerca di flessibilità, sicurezza, capacità di gestione del workflow e facilità di sviluppo. Infine, ha selezionato la piattaforma no-code GW Apps, che presentava anche il vantaggio di essere particolarmente conveniente.
L'App di Gestione Eventi
Inel creare la sua nuova app di gestione eventi in GW Apps, Ben Schworm, Direttore delle Tecnologie dell'Informazione presso Collegiate School, ci ha detto che voleva aggiungere l'integrazione con Google Calendar in due modi principali:
- Una volta che un evento viene approvato nell'app Event Management, deve essere aggiunto al calendario della risorsa della sala appropriata in Google Calendar. Deve inoltre essere aggiornato con eventuali modifiche successive apportate al record dell'evento.
- Gli eventi aggiunti direttamente ai calendari delle risorse delle sale in Google devono attivare la creazione e l'approvazione di un record evento all'interno dell'app Gestione eventi in GW Apps.
La Collegiate School utilizza Make.com per l'integrazione con Google Calendar. Potresti anche utilizzare diverse altre piattaforme di automazione, come: Zapier, Tray.io, Workato, Integrately, ecc. Questa integrazione fa risparmiare tempo e riduce gli errori rispetto alla gestione manuale degli eventi in due sistemi da parte delle persone che effettuano le richieste o del personale amministrativo. Aiuta inoltre la Collegiate a evitare potenziali conflitti nella pianificazione delle sale in spazi molto utilizzati e di alto profilo come sale da pranzo, auditorium e palestre, mantenendo informati tutti gli stakeholder attraverso un processo di approvazione formale quando uno di questi spazi viene aggiunto a un evento in Google Calendar.
Come fare
Per coloro che sono interessati a provare qualcosa di simile, ecco alcuni consigli da professionista di Ben:
Consigli per creare e aggiornare gli eventi di Google Calendar
- Quando scrivi nuovi eventi su Google Calendar, recupera l'ID dell'evento restituito dal modulo ‘Google Calendar - Crea evento’ di Make e scrivilo in un campo del record dell'evento GW Apps. Questo ti consente di ritrovare facilmente quello specifico evento del calendario di Google per futuri aggiornamenti (modifiche ed eliminazioni).
- Utilizzate il modulo ‘Strumenti’ di Make e le funzioni di data e ora integrate per analizzare e formattare la data, l'ora di inizio e l'ora di fine dal record di GWApps e memorizzarle in variabili da utilizzare nei campi della data di inizio e di fine all'interno del modulo ‘Calendario Google - Crea evento’.
- Considerare la copia dell'ID record, dell'ora di aggiornamento (ora dell'ultima modifica) e di qualsiasi altra informazione identificativa dal record dell'evento GWApps nell'evento del Google Calendar.
- Usa un account Google dedicato, che ha pieno accesso ai calendari delle risorse, per aggiungere voci al Calendario Google.
- Se stai lavorando con calendari di risorse, crea un modulo GWApps per memorizzare le informazioni del calendario di risorse, come l'indirizzo email del calendario di risorse, che ti serviranno per creare un evento.
Suggerimenti per l'aggiornamento dei record delle app GW dall'attività di Google Calendar
- Se stai monitorando un Google Calendar e stai creando un nuovo record di evento GW Apps quando viene visualizzato un nuovo evento nel calendario, assicurati di avere un meccanismo per filtrare gli eventi creati da GW Apps per evitare voci di “riflessione” in GW Apps (dove gli eventi creati in GW Apps creano un evento in Google Calendar, che a sua volta innesca la creazione di un nuovo record GW Apps). Ci sono diversi modi per farlo. Io utilizzo un account Google dedicato quando creo eventi in Google Calendar dalle voci del modulo GW Apps. Lo scenario (nome di un bot di automazione in Make) che monitora Google Calendar è quindi configurato per filtrare qualsiasi evento creato da quell'account.
- Se alcuni Google Calendar delle tue stanze hanno eventi esistenti e storici che non desideri aggiungere come nuovi record di eventi in GWApps, il modulo ‘Google Calendar - Watch Events’ deve essere configurato per iniziare in una data specifica. Fai clic con il pulsante destro del mouse sul modulo e seleziona “Scegli da dove iniziare” per impostare la data.
- Ho utenti che “possiedono” sale e non necessitano che le loro richieste di eventi per tali sale passino attraverso l'intero processo di approvazione. Per consentirlo, ho creato record di Sale che memorizzano gli utenti che possono saltare specifiche fasi del flusso di lavoro/approvazione quando creano un evento in quella sala. Ho quindi creato uno scenario Make che controlla queste informazioni per impostare la fase del flusso di lavoro richiesta per il nuovo record dell'evento. Quindi, se l'utente aggiunge eventi che includono direttamente un calendario di sala in Google Calendar (ad esempio, un utente che aggiunge un evento in una sala che “possiede”), questi inizieranno in una fase di approvazione success.
- Considera la sicurezza del tuo ambiente GWApps quando imposti i tuoi scenari Make. GWApps ti offre la possibilità di limitare ciò che i tuoi endpoint API possono fare nella tua app per utente, modulo e operazione (visualizza, crea, aggiorna, elimina, ecc.). Crea diverse chiavi API per diversi livelli di accesso. Inoltre, fai attenzione a limitare l'esposizione delle tue chiavi API GWApps e delle relative informazioni sulle credenziali all'interno della piattaforma Make. Le memorizzo al di fuori della piattaforma Make.com e utilizzo uno scenario dedicato per gestire il recupero dei token da GWApps, con l'impostazione “I dati sono confidenziali” abilitata nello scenario, impedendo che le credenziali API vengano registrate in ogni esecuzione dello scenario. Questa non è una sicurezza a prova di proiettile, ma limita la tua esposizione in una certa misura. Inutile dire che anche il tuo ambiente Make.com dovrebbe avere l'autenticazione a due fattori attivata.
Se avete domande o desiderate programmare una demo/riunione, potete contattarci all'indirizzo sales@gwapps.com o richiedere la vostra riunione qui: Richiedi un incontro. Puoi anche usare questo link per iniziare la tua prova gratuita: 30 giorni di prova gratuita di GW Apps.
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