Soluciones de Oficina sin Papel

Capacita a cualquier persona en tu organización para crear formularios potentes con funciones avanzadas. Recopila datos y automatiza tus procesos de negocio con GW Apps.

Los trabajadores de la información pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana lidiando con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos en papel. Este tiempo perdido le cuesta a la organización $19,732 por trabajador de la información al año.

GW Apps no está diseñado para ayudarte a digitalizar tus registros históricos en papel (Gestión de Documentos), sino para crear versiones completamente digitales de tus procesos comunes, de modo que generes muchos menos documentos en papel en el futuro.

Decide los formularios que quieres ofrecer

El primer, y quizás el más importante, paso para crear una solución de oficina sin papel es decidir qué formularios quieres ofrecer a tus empleados y reunir todas las especificaciones necesarias para ellos. El proceso que utilizas actualmente en relación con cada tipo de formulario será claramente la base de tu trabajo, pero recuerda que un proyecto de transformación como este es el momento perfecto para reevaluar cada proceso de negocio y mejorarlos.

Hacerlo Fácil de Usar

Al desarrollar la aplicación de cada formulario, hazlos lo más fáciles de usar posible. Ten cuidado al diseñar los formularios para que sean fáciles de leer y tengan sentido para tu público objetivo. ¿Puedes proporcionar búsquedas de información clave para acelerar el proceso y minimizar los problemas de entrada de datos? Considera usar un estilo de formulario con pestañas o un asistente para crear un formulario paso a paso tipo asistente.

Hacerlo Fácil de Usar

Configurar la seguridad para que sea robusta y fácil de acceder

Uno de los principales beneficios de una solución de oficina sin papeles es la facilidad de acceso, pero solo para los usuarios adecuados. Asegúrate de comprender los mecanismos de seguridad ofrecidos antes de planificar la mejor manera de proteger tus datos. Por ejemplo, si sabes con certeza que no pueden modificar los datos, podrías considerar útil otorgar permisos de visualización a más usuarios de los que actualmente pueden acceder a los archivos en papel. También puedes proteger los datos a nivel de campo individual, de modo que, incluso al compartir con usuarios que normalmente tendrían acceso, ¿hay algún elemento de datos que te gustaría retenerles?

Beneficios de una solución de oficina sin papeles

Fuente de Verdad Conocida

Con los documentos en papel, es muy difícil saber si está viendo la última versión de la información. En una oficina sin papeles, sabe que su información está siempre actualizada.

Seguridad Mejorada de Documentos

Los usuarios obtienen acceso rápido y fácil a todos los documentos que necesitan para su trabajo específico, pero nada más. Acceso más fácil y mayor seguridad.

Encuentra información más rápido

Con los documentos en papel, incluso cuando tienes el archivo correcto, aún tienes que leerlo rápidamente para encontrar la información deseada. Con los datos digitales, una búsqueda puede llevarte directamente al lugar correcto.

Colaboración mejorada

Libres de los documentos físicos, los trabajadores pueden compartir conocimientos sin problemas entre equipos, departamentos y ubicaciones geográficas.

Costos reducidos

Según un Artículo de la revista Corp de 2015, las empresas estadounidenses desperdician aproximadamente $8 mil millones anualmente al gestionar documentos en papel físico.

Características y capacidades clave

Con GW Apps puedes crear soluciones de oficina sin papeles con las siguientes características clave

Comparte fácilmente tus nuevas aplicaciones para oficinas sin papeles con todos los usuarios requeridos. Los usuarios reciben un correo electrónico personalizable con un enlace y la aplicación se muestra en el panel de aplicaciones.

No hay necesidad de buscar el archivo correcto y leerlo rápidamente para encontrar la información necesaria: con GW Apps, una búsqueda te puede llevar directamente al lugar correcto.

Seguridad precisa y detallada para que solo las personas adecuadas puedan ver, editar o realizar acciones a medida que las solicitudes avanzan por las etapas del flujo de trabajo de la aplicación.

Encuentra, crea, rastrea y procesa información y solicitudes usando un smartphone o tablet, desde dondequiera que te encuentres.

Un panel de aplicaciones organizado permite a los usuarios encontrar fácilmente el formulario o los datos correctos, e incluso marcar sus favoritos más utilizados.

Crea formularios de funciones completas para recopilar tus datos. Simplifica la tarea del usuario haciendo que el formulario se despliegue a medida que la solicitud avanza por cada etapa del proceso.

Define flujos de aprobación junto con acuerdos de nivel de servicio (SLA) para garantizar que se brinde el servicio correcto en el plazo deseado.

Envía notificaciones personalizadas, incluyendo detalles de la solicitud, para que todos puedan estar al tanto de los estados y las tareas que necesitan realizar.

Tus formularios y aplicaciones se pueden crear con soporte para múltiples idiomas, lo que permite que más usuarios se beneficien de tus nuevas aplicaciones.

¿Listo para empezar?

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