Richard Knight
Oferta de productos Dir, GW Apps
Las tecnologías digitales han revolucionado nuestra forma de vivir y trabajar, incluida la manera en que las empresas manejan y procesan sus datos. Una oficina sin papeles no sólo elimina el papel, sino que revoluciona la forma de gestionar, procesar y utilizar la información. Al digitalizar sus formularios en papel, las empresas pueden facilitar a sus empleados el acceso instantáneo y desde cualquier lugar a la información necesaria, agilizar sus operaciones y ahorrar dinero.
Según una encuesta realizada en 2022 por la Asociación para la Gestión de la Información y la Imagen (AIIM), sólo el 18% de las empresas se consideran libres de papel. Hay varias razones por las que las empresas aún no han implantado una solución de oficina sin papel. Algunas de las razones más comunes son:
- Ser incapaz de decidirse por una plataforma o solución.
- Falta de experiencia para aplicar una solución.
- El coste inicial de implantar una solución de oficina sin papel puede ser considerable. Esto incluye el coste del software, el hardware y la formación.
- Cumplimiento de normativas: Algunas empresas pueden verse obligadas a mantener registros en papel por motivos legales o normativos.
Las ventajas de una oficina sin papeles
Las ventajas de prescindir del papel son considerables, y las empresas se beneficiarían enormemente de la selección e implantación de una solución.
- Colaboración en tiempo real - Los formularios y flujos de trabajo digitales facilitan la colaboración en tiempo real entre los miembros del equipo. Los usuarios pueden acceder a la información y compartirla simultáneamente, lo que agiliza la toma de decisiones y mejora el trabajo en equipo.
- Entrada de datos automatizada - Con los formularios digitales, la introducción de datos puede automatizarse, minimizando el esfuerzo manual necesario para introducir la información. Esto no sólo acelera el proceso, sino que también reduce la probabilidad de errores que pueden producirse durante la introducción manual de datos.
- Precisión e integridad de los datos - Los formularios digitales suelen incluir funciones de validación, lo que garantiza que la introducción de datos sea precisa y coherente. Además, los datos capturados a través de formularios digitales se almacenan de forma segura, lo que reduce el riesgo de pérdida de datos o modificación no autorizada.
- Integración perfecta del flujo de trabajo - La integración de formularios digitales en un flujo de trabajo sin papel resulta más accesible. Una vez que los datos se capturan en el formulario digital, pueden fluir sin problemas a través del flujo de trabajo, desencadenando acciones y aprobaciones automatizadas, lo que conduce a procesos más rápidos y eficientes.
- Procesos de aprobación y notificaciones - Los flujos de trabajo digitales permiten automatizar los procesos de aprobación, garantizando que los formularios sigan los pasos necesarios de forma eficaz. Se pueden configurar notificaciones para alertar a las partes interesadas cuando se requieren acciones, lo que reduce los retrasos y los cuellos de botella.
- Accesibilidad móvil - Los empleados pueden utilizar dispositivos móviles para acceder a los formularios digitales y cumplimentarlos sobre la marcha. Esta accesibilidad garantiza la recogida de datos incluso en lugares remotos o sobre el terreno, lo que mejora la eficacia de la captura de datos.
- Análisis e informes - Los formularios digitales generan datos valiosos que pueden analizarse para obtener información sobre la eficiencia de los procesos e identificar áreas de mejora. Este enfoque basado en datos permite a las empresas tomar decisiones informadas y optimizar los flujos de trabajo.
- Registros de auditoría y conformidad - Los flujos de trabajo digitales dejan pistas de auditoría claras, que muestran el historial de las acciones realizadas en cada formulario. Este nivel de transparencia es valioso a efectos de cumplimiento y proporciona un registro preciso del procesamiento de los formularios.
- Escalabilidad y flexibilidad - En una oficina sin papeles, los formularios y flujos de trabajo digitales pueden adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa y a las necesidades cambiantes. Los ajustes pueden hacerse rápidamente, sin las limitaciones del papeleo físico.
Tipos de sistemas de oficina sin papel
Existen muchos sistemas diferentes de oficina sin papel, cada uno con su propio enfoque y capacidades específicas. En general, se dividen en varios tipos principales:
- Gestión de documentos empresariales - Estos sistemas se centran en escanear y gestionar los documentos en papel entrantes y salientes de su organización. Estos sistemas le ayudan a gestionar situaciones en las que su organización debe seguir procesando documentos en papel real. Los sectores de los seguros y la sanidad son grandes usuarios de estos sistemas, por razones obvias.
- Formularios electrónicos - Estos sistemas se centran en crear versiones electrónicas de los formularios y almacenar las respuestas introducidas. Algunos también pueden crear un proceso de aprobación del flujo de trabajo, aunque muchos requieren la integración con otra plataforma para esta funcionalidad. Estos sistemas no suelen ocuparse de la gestión de los documentos en papel entrantes y salientes, sino que ayudan a su organización a sustituir algunos de sus formularios en papel.
- Aplicaciones de automatización del flujo de trabajo - Combinan formularios electrónicos con funciones avanzadas de flujo de trabajo, automatización, seguridad e informes para permitir a las organizaciones modernizar procesos completos mediante una aplicación completa. Las plataformas Low-Code y No-Code permiten un desarrollo mucho más rápido de aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas que el desarrollo tradicional. Las plataformas sin código, como GW Apps, permiten crear aplicaciones sin escribir ni una sola línea de código.
Elegir una solución de oficina sin papel
Seleccionar una plataforma sin papel para su organización implica una evaluación cuidadosa para asegurarse de que satisface sus necesidades y objetivos específicos. He aquí una guía paso a paso para ayudarle a evaluar las plataformas y elegir la adecuada:
- Defina sus requisitos y objetivos - Identifique los requisitos funcionales específicos que debe tener la plataforma y los objetivos generales de todo el proyecto de oficina sin papel. Hay muchos factores que pueden ser importantes para su organización, como el almacenamiento de documentos, la colaboración, la automatización del flujo de trabajo, la seguridad, la integración con los sistemas existentes y la facilidad de uso.
- Realice una evaluación de las necesidades - Recopile información de las partes interesadas de su organización para conocer sus necesidades y expectativas en relación con una plataforma sin papel. Tenga en cuenta sus procesos empresariales, sus retos actuales y sus preferencias.
- Investigar posibles plataformas - Explore varias plataformas sin papel disponibles en el mercado. Busque opciones que se ajusten a sus requisitos y objetivos definidos.
- Características y funcionalidades - Evalúe las funciones que ofrece cada plataforma, como el almacenamiento de documentos, las capacidades de búsqueda, la automatización del flujo de trabajo, la firma electrónica, la integración con otras herramientas, el control de versiones y la seguridad.
- Evaluar la facilidad de uso - Pruebe la interfaz de usuario y la experiencia general del usuario de las plataformas que superen la selección inicial. Asegúrese de que la plataforma es intuitiva, fácil de navegar y se ajusta a los niveles de cualificación de los miembros de su equipo.
- Evalúe la seguridad y el cumplimiento - Compruebe las medidas de seguridad disponibles en la plataforma, como el cifrado de datos, los controles de acceso y la conformidad. Asegúrese de que la plataforma ofrece el nivel de seguridad necesario para la sensibilidad de sus datos.
- Revise las capacidades de integración - Determine lo bien que se integra la plataforma con sus herramientas y sistemas existentes, como correo electrónico, CRM, ERP o software de contabilidad. Una buena integración puede mejorar la productividad y agilizar los procesos.
- Evaluar la escalabilidad y el crecimiento futuro - Considere la escalabilidad de la plataforma. ¿Podrá adaptarse al crecimiento de su organización? Asegúrese de que la plataforma puede gestionar mayores volúmenes de documentos y usuarios sin comprometer el rendimiento.
- Compruebe la asistencia al cliente y la formación - Investigue el nivel de atención al cliente que ofrece el proveedor de la plataforma, incluida la disponibilidad, los tiempos de respuesta y las opciones de asistencia. Además, evalúe la disponibilidad de materiales y recursos de formación para su equipo.
- Solicitar demostraciones y pruebas - Solicite demostraciones o pruebas de las plataformas preseleccionadas para obtener experiencia práctica. Pruebe las características, la funcionalidad y el rendimiento en un entorno real para tomar una decisión informada.
- Comparar costes y retorno de la inversión - Evalúe la estructura de precios, incluidos los derechos de licencia, los modelos de suscripción y cualquier coste adicional. Considere el retorno de la inversión (ROI) en función de las funciones de la plataforma, el aumento de la eficiencia y la reducción del uso de papel.
- Recoger opiniones y recomendaciones - Busque opiniones de colegas de organizaciones similares o foros del sector para conocer sus experiencias y recomendaciones sobre las plataformas que está considerando.
- Tome una decisión informada - Basándose en sus evaluaciones, seleccione la plataforma que mejor se adapte a las necesidades, objetivos y presupuesto de su organización.
No olvide buscar la aceptación y el apoyo de los altos directivos y las principales partes interesadas. Su respaldo es vital para el éxito del proyecto y fomentará la participación de los trabajadores del conocimiento. Asegúreles que la transición conducirá al éxito futuro y a una mayor eficacia para toda la organización.
Conclusión
La elección de la solución de oficina sin papel adecuada requerirá una buena cantidad de trabajo y una cuidadosa consideración. Afortunadamente, hay muchas buenas opciones entre las que elegir, incluidas herramientas avanzadas sin código como GW Apps. El número de opciones y las diferencias significativas entre ellas es también el mayor obstáculo a la hora de seleccionar la plataforma adecuada. Siga el enfoque descrito anteriormente y mantenga la cabeza fría y encontrará la adecuada para su organización. Los beneficios de una solución de oficina sin papel bien implantada amortizarán con creces el duro trabajo que costó elegirla e implantarla.