Richard Knight
Offerte di prodotti, applicazioni GW
Le tecnologie digitali hanno rivoluzionato il nostro modo di vivere e lavorare, compreso il modo in cui le aziende gestiscono ed elaborano i dati. Un ufficio senza carta non si limita a eliminare la carta, ma rivoluziona il modo in cui le informazioni vengono gestite, elaborate e utilizzate. Digitalizzando i moduli cartacei, le aziende possono dare ai dipendenti un accesso istantaneo e ovunque alle informazioni necessarie, snellire le operazioni e risparmiare denaro.
Secondo un'indagine condotta nel 2022 dall'Association for Information and Image Management (AIIM), solo il 18% delle aziende si considera senza carta. I motivi per cui le aziende non hanno ancora implementato una soluzione di paperless office sono molteplici. Tra i motivi più comuni vi sono:
- L'incapacità di decidere una piattaforma o una soluzione.
- Mancanza di competenze per implementare una soluzione.
- Il costo iniziale dell'implementazione di una soluzione di ufficio senza carta può essere significativo. Questo include il costo del software, dell'hardware e della formazione.
- Requisiti di conformità: Alcune aziende possono essere obbligate a conservare i documenti cartacei per motivi legali o normativi.
I vantaggi di un ufficio senza carta
I vantaggi dell'eliminazione della carta sono notevoli e le aziende trarrebbero grandi benefici dalla scelta e dall'implementazione di una soluzione.
- Collaborazione in tempo reale - I moduli e i flussi di lavoro digitali facilitano la collaborazione in tempo reale tra i membri del team. Gli utenti possono accedere alle informazioni e condividerle simultaneamente, favorendo un processo decisionale più rapido e migliorando il lavoro di squadra.
- Inserimento automatico dei dati - Con i moduli digitali, l'inserimento dei dati può essere automatizzato, riducendo al minimo lo sforzo manuale necessario per inserire le informazioni. Questo non solo velocizza il processo, ma riduce anche la probabilità di errori che possono verificarsi durante l'inserimento manuale dei dati.
- Precisione e integrità dei dati - I moduli digitali spesso includono funzioni di convalida, per garantire che l'inserimento dei dati sia accurato e coerente. Inoltre, i dati acquisiti attraverso i moduli digitali vengono archiviati in modo sicuro, riducendo il rischio di perdita di dati o di modifiche non autorizzate.
- Integrazione perfetta del flusso di lavoro - L'integrazione dei moduli digitali in un flusso di lavoro senza carta diventa più accessibile. Una volta acquisiti nel modulo digitale, i dati possono fluire senza soluzione di continuità attraverso il flusso di lavoro, innescando azioni e approvazioni automatiche, il che porta a processi più rapidi ed efficienti.
- Processi di approvazione e notifiche - I flussi di lavoro digitali consentono di automatizzare i processi di approvazione, assicurando che i moduli passino attraverso le fasi necessarie in modo efficiente. È possibile impostare notifiche per avvisare gli stakeholder quando sono necessarie azioni, riducendo così ritardi e colli di bottiglia.
- Accessibilità mobile - I dipendenti possono utilizzare i dispositivi mobili per accedere ai moduli digitali e completarli in mobilità. Questa accessibilità garantisce la raccolta dei dati anche in luoghi remoti o sul campo, migliorando l'efficienza dell'acquisizione dei dati.
- Analisi e reportistica - I moduli digitali generano dati preziosi che possono essere analizzati per ottenere informazioni sull'efficienza dei processi e identificare le aree di miglioramento. Questo approccio basato sui dati consente alle aziende di prendere decisioni informate e di ottimizzare i flussi di lavoro.
- Tracce di controllo e conformità - I flussi di lavoro digitali lasciano chiare tracce di controllo, mostrando la storia delle azioni intraprese su ciascun modulo. Questo livello di trasparenza è prezioso ai fini della conformità e fornisce una registrazione accurata dell'elaborazione dei moduli.
- Scalabilità e flessibilità - In un ufficio senza carta, i moduli e i flussi di lavoro digitali possono essere facilmente scalati per adattarsi alla crescita dell'azienda e all'evoluzione delle esigenze. Le modifiche possono essere apportate rapidamente, senza i vincoli della documentazione cartacea.
Tipi di sistemi di ufficio senza carta
Esistono diversi sistemi di ufficio senza carta, ognuno con le proprie caratteristiche e funzionalità specifiche. In generale, si suddividono in diversi tipi principali:
- Gestione dei documenti aziendali - Questi sistemi si concentrano sulla scansione e sulla gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita dell'organizzazione. Questi sistemi aiutano a gestire le situazioni in cui i documenti cartacei reali devono ancora essere elaborati dall'organizzazione. I settori assicurativo e sanitario sono grandi utilizzatori di questi sistemi, per ovvie ragioni.
- Moduli elettronici - Questi sistemi si concentrano sulla creazione di versioni elettroniche dei moduli e sulla memorizzazione delle risposte inserite. Alcuni possono anche creare un processo di approvazione del flusso di lavoro, anche se molti richiedono l'integrazione con un'altra piattaforma per questa funzionalità. Di solito questi sistemi non si occupano della gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita, ma aiutano l'organizzazione a sostituire alcuni dei moduli cartacei.
- Applicazioni di automazione del flusso di lavoro - Queste applicazioni combinano moduli elettronici con funzionalità avanzate di flusso di lavoro, automazione, sicurezza e reporting per consentire alle organizzazioni di modernizzare interi processi attraverso un'applicazione completa. Le piattaforme Low-Code e No-Code consentono uno sviluppo molto più rapido di applicazioni di workflow personalizzate rispetto allo sviluppo tradizionale. Le piattaforme No-Code come GW Apps consentono di creare applicazioni senza scrivere nemmeno una riga di codice.
Scegliere una soluzione per l'ufficio senza carta
La scelta di una piattaforma paperless per la vostra organizzazione richiede un'attenta valutazione per garantire che soddisfi le vostre esigenze e i vostri obiettivi specifici. Ecco una guida passo passo per aiutarvi a valutare le piattaforme e a scegliere quella giusta:
- Definire i requisiti e gli obiettivi - Identificate i requisiti funzionali specifici che la piattaforma deve avere e gli obiettivi generali dell'intero progetto di ufficio senza carta. Sono molti i fattori che potrebbero essere importanti per la vostra organizzazione, come l'archiviazione dei documenti, la collaborazione, l'automazione del flusso di lavoro, la sicurezza, l'integrazione con i sistemi esistenti e la facilità d'uso.
- Eseguire una valutazione dei bisogni - Raccogliete i contributi delle parti interessate all'interno dell'organizzazione per comprendere i loro requisiti e le loro aspettative in merito a una piattaforma senza carta. Considerate i loro processi aziendali, le sfide attuali e le preferenze.
- Ricerca di potenziali piattaforme - Esplorate le varie piattaforme paperless disponibili sul mercato. Cercate le opzioni in linea con i vostri requisiti e obiettivi.
- Considerare le caratteristiche e le funzionalità - Valutate le caratteristiche offerte da ciascuna piattaforma, come l'archiviazione dei documenti, le funzionalità di ricerca, l'automazione del flusso di lavoro, le firme elettroniche, l'integrazione con altri strumenti, il controllo delle versioni e la sicurezza.
- Valutare la facilità d'uso - Verificate l'interfaccia utente e l'esperienza complessiva delle piattaforme che superano il primo screening. Assicuratevi che la piattaforma sia intuitiva, facile da navigare e in linea con i livelli di competenza dei membri del vostro team.
- Valutare la sicurezza e la conformità - Verificare le misure di sicurezza disponibili della piattaforma, come la crittografia dei dati, i controlli di accesso e la conformità. Assicuratevi che la piattaforma offra il livello di sicurezza necessario per la sensibilità dei vostri dati.
- Esaminare le capacità di integrazione - Determinare la capacità di integrazione della piattaforma con gli strumenti e i sistemi esistenti, come e-mail, CRM, ERP o software di contabilità. Un'integrazione perfetta può migliorare la produttività e snellire i processi.
- Valutare la scalabilità e la crescita futura - Considerate la scalabilità della piattaforma. Sarà in grado di gestire la crescita della vostra organizzazione? Assicuratevi che la piattaforma sia in grado di gestire volumi di documenti e utenti maggiori senza compromettere le prestazioni.
- Verificare l'assistenza e la formazione dei clienti - Indagare il livello di assistenza clienti fornito dal fornitore della piattaforma, compresi la disponibilità, i tempi di risposta e le opzioni di supporto. Inoltre, valutate la disponibilità di materiali e risorse di formazione per il vostro team.
- Richiesta di demo e prove - Richiedete demo o prove delle piattaforme selezionate per fare esperienza diretta. Testate le caratteristiche, le funzionalità e le prestazioni in un ambiente reale per prendere una decisione informata.
- Confronto dei costi e del ROI - Valutare la struttura dei prezzi, compresi i costi di licenza, i modelli di abbonamento ed eventuali costi aggiuntivi. Considerate il ritorno sull'investimento (ROI) in base alle funzionalità della piattaforma, ai guadagni di efficienza e alla riduzione dell'uso della carta.
- Raccogliere feedback e raccomandazioni - Cercate il feedback di colleghi di organizzazioni simili o di forum di settore per ottenere le loro esperienze e raccomandazioni sulle piattaforme che state considerando.
- Decisione informata - Sulla base delle vostre valutazioni, scegliete la piattaforma che meglio si allinea alle esigenze, agli obiettivi e al budget della vostra organizzazione.
Ricordate di chiedere il consenso e il sostegno dei dirigenti e dei principali stakeholder. Il loro sostegno è fondamentale per il successo del progetto e incoraggerà la partecipazione dei lavoratori della conoscenza. Assicurateli che la transizione porterà al successo futuro e a una maggiore efficienza per l'intera organizzazione.
Conclusione
La scelta della giusta soluzione per l'ufficio senza carta richiede una buona dose di lavoro e un'attenta valutazione. Fortunatamente, esistono molte opzioni valide tra cui scegliere, compresi strumenti avanzati No-Code come GW Apps. Il numero di opzioni e le differenze significative tra di esse rappresentano il principale ostacolo nella scelta della piattaforma giusta. Seguendo l'approccio descritto sopra e mantenendo il sangue freddo, troverete quella giusta per la vostra organizzazione. I vantaggi di una soluzione di paperless office ben implementata ripagheranno ampiamente il duro lavoro di scelta e implementazione.