Richard Knight
Ofertas de Productos de Dirección, Aplicaciones de GW
Según un Documento técnico de IDC, el tiempo perdido asociado con el manejo de papel genera una pérdida de productividad de 21,3%. Los sistemas de oficina sin papel ayudan a su organización a abordar esas pérdidas, pero también aportan muchos beneficios adicionales.
Los beneficios de una oficina sin papeles
- Mejor Seguridad Documental: Todo en un sistema de oficina sin papeles está bloqueado tras un inicio de sesión seguro y solo es accesible por quienes deben tener acceso.
- Mejor acceso y eficiencia: Los datos digitales se pueden acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto no solo permite el trabajo remoto, sino que también asegura que los empleados puedan acceder readily a la información que necesitan, aumentando la eficiencia y la capacidad de respuesta.
- Colaboración de información Las oficinas sin papel mejoran las formas en que compartimos, almacenamos y usamos la información. Libres de documentos físicos, los trabajadores pueden compartir conocimientos sin problemas entre equipos, departamentos y ubicaciones geográficas.
- Costos reducidos Según un Artículo de Corp Magazine, las empresas de EE. UU. gastan $8 mil millones anualmente para gestionar documentos en papel físico. Además, según el Documento técnico de IDC “… los trabajadores de la información pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana lidiando con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos. Este tiempo perdido le cuesta a la organización $$19,732 por trabajador de la información al año.”
- Formularios Dinámicos: A diferencia de los formularios de papel estáticos, los formularios digitales pueden tener elementos activos, como campos que solo se muestran cuando son necesarios y listas de búsqueda que filtran sus valores según lo que ya está en el formulario.
Tipos de Sistemas de Oficina Sin Papel
Existen varios tipos de sistemas de oficina sin papel. Los principales son:
- Gestión documental empresarial – Estos sistemas se enfocan en escanear y administrar los documentos en papel entrantes y salientes de su organización. Estos sistemas le ayudan a administrar situaciones en las que su organización aún debe procesar documentos en papel reales. Las industrias de seguros y atención médica son grandes usuarias de estos sistemas, por razones obvias.
- Formularios electrónicos – Estos sistemas se centran en crear versiones electrónicas de formularios y en almacenar las respuestas introducidas. Algunos también pueden crear un proceso de aprobación mediante flujos de trabajo, aunque muchos requieren la integración con otra plataforma para ofrecer esta funcionalidad. Por lo general, estos sistemas no abordan la gestión de los documentos en papel entrantes y salientes, sino que ayudan a su organización a sustituir algunos de sus formularios en papel.
- Aplicaciones de Automatización de Flujos de Trabajo – Estas combinan formularios electrónicos con capacidades avanzadas de flujo de trabajo, automatización, seguridad e informes para permitir a las organizaciones modernizar procesos completos a través de una aplicación con todas las funciones. Las plataformas Low-Code y No-Code permiten un desarrollo mucho más rápido de aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas que el desarrollo tradicional. Las plataformas No-Code como GW Apps permiten la creación de aplicaciones sin escribir una sola línea de código.
Elementos Clave de una Plataforma de Oficina sin Papel sin Código
- Un panel organizado para que los usuarios encuentren fácilmente el formulario de solicitud correcto.
- Capacidad para crear formularios flexibles y completos para recopilar datos y dirigir el proceso.
- Flujos de aprobación con acuerdos de nivel de servicio (SLA), combinados con acciones automatizadas y notificaciones a lo largo del proceso de negocio.
- Panel e informes para que los gerentes revisen el cumplimiento de los SLA y tomen medidas correctivas si las operaciones de servicio no cumplen los plazos.
- Accede desde cualquier lugar y en cualquier dispositivo.
Desarrollando una Solución de Oficina sin Papel con No-Code
Si buscas crear una solución de oficina sin papeles, los siguientes puntos te ayudarán a empezar.
Decide los formularios que quieres ofrecer
El paso más importante para crear una solución de oficina sin papeles es decidir qué formularios desea digitalizar y reunir todas las especificaciones necesarias para ellos. El proceso que utiliza actualmente en relación con cada tipo de formulario será claramente la base de su trabajo, pero recuerde que un proyecto de transformación como este es el momento perfecto para reevaluar cada proceso comercial y mejorarlos: ¿Todavía necesitas toda la información que recopilas actualmente, o hay nuevos campos que necesitarás? ¿El proceso de flujo de trabajo utilizado todavía tiene sentido, o podría simplificarse o mejorarse?
Hacerlo Fácil de Usar
Al desarrollar cada formulario, hazlos lo más fáciles de usar posible. Ten cuidado al diseñar los formularios para que sean fáciles de leer y tengan sentido para tu público objetivo. ¿Puedes proporcionar búsquedas de información clave para agilizar el proceso y minimizar los problemas de entrada de datos?
Planifica tu Seguridad para que sea Robusta y de Fácil Acceso
Uno de los principales beneficios de una solución de oficina sin papeles es ofrecer facilidad de acceso, pero solo para los usuarios adecuados. Planificar cuidadosamente la seguridad de sus datos antes de comenzar a construir hará que las cosas sean mucho más sencillas. Por ejemplo, sabiendo con certeza que no pueden cambiar ningún dato, puede decidir otorgar permisos de visualización a más usuarios de los que actualmente tienen acceso a los archivos en papel. También puede proteger los datos hasta el nivel de campo individual, así que ¿hay algún campo que le gustaría ocultar a ciertos roles de usuario?
Desafíos comunes al implementar soluciones de oficina sin papel
Gestión del Cambio y Capacitación
Como con cualquier cambio de proceso significativo, un plan de implementación que cubra las comunicaciones de lanzamiento y la capacitación es esencial. Asegúrate de que tus empleados sepan lo que se avecina y cómo puede beneficiarlos. Incluso una solución de oficina sin papeles fácil de usar y bien diseñada debe lanzarse con alguna forma de capacitación disponible. Ya sea que se trate de clases presenciales, en línea, capacitación pregrabada o simplemente un sitio de preguntas frecuentes, dependerá de las aplicaciones y la experiencia de la audiencia objetivo.
Disponibilidad y Credibilidad
Para un proyecto de transformación importante como una solución de oficina sin papeles, es vital obtener la aceptación y el apoyo de los gerentes de alto nivel. Los trabajadores del conocimiento clave para los formularios y los procesos comerciales que se están trasladando deben saber que no solo su participación es vital para el éxito del proyecto, sino que también estarán contribuyendo al éxito futuro de la organización y ayudando a sus compañeros empleados.
Conclusión
Implementar una solución de oficina sin papeles requerirá una considerable cantidad de trabajo, incluso con herramientas avanzadas No-Code como GW Apps. Sin embargo, los muchos beneficios que puede aportar a tantas áreas de la organización superan con creces la cantidad de trabajo involucrada. Como con la mayoría de los proyectos de cambio de procesos, las claves del éxito son empezar con la plataforma correcta y tomarse el tiempo para planificar e implementar adecuadamente. Si se hace bien, sus empleados, personal de apoyo y gerentes estarán felices, y quizás su única queja sea por qué el proyecto no se realizó antes.
Si tienes alguna pregunta o te gustaría programar una demostración/reunión, puedes contactarnos en sales@gwapps.com o solicitar tu reunión aquí: Solicitar una reunión. También puedes usar este enlace para comenzar tu prueba gratuita: Prueba gratuita de 30 días de GW Apps.
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