Riccardo Cavallo
Dir Offerte di Prodotti, App GW
Secondo un Libro bianco IDC, il tempo sprecato nella gestione della carta comporta una perdita di produttività del 21,3%. I sistemi di uffici senza carta aiutano la tua organizzazione ad affrontare queste perdite, ma portano anche molti altri vantaggi.
I vantaggi di un ufficio senza carta
- Migliore Sicurezza dei Documenti: Tutto in un sistema di ufficio senza carta è bloccato dietro un login sicuro ed è accessibile solo da coloro che dovrebbero avervi accesso.
- Accesso e Efficienza Migliorati: I dati digitali possono essere consultati ovunque e in qualsiasi momento. Questo non solo consente il lavoro da remoto, ma assicura anche che i dipendenti possano accedere prontamente alle informazioni di cui hanno bisogno, aumentando l'efficienza e la reattività.
- Collaborazione Informatica Gli uffici senza carta migliorano il modo in cui condividiamo, archiviamo e utilizziamo le informazioni. Liberati dai documenti fisici, i lavoratori possono condividere conoscenze senza soluzione di continuità tra team, reparti e aree geografiche.
- Costi ridotti: Secondo un Articolo di Corp Magazine, le aziende statunitensi spendono $8 miliardi all'anno per gestire documenti cartacei fisici. Inoltre, secondo il Libro bianco IDC “… gli impiegati dedicano una quantità significativa di tempo ogni settimana ad affrontare una serie di sfide legate al lavoro con i documenti. Questo tempo sprecato costa all'organizzazione $19.732 per impiegato all'anno.”
- Moduli Dinamici A differenza dei tradizionali moduli cartacei, quelli digitali possono presentare elementi attivi, come campi che appaiono solo quando necessario e liste di ricerca che filtrano i propri valori in base a quanto già inserito nel modulo.
Tipi di sistemi per ufficio senza carta
Ci sono diversi tipi di sistemi di ufficio senza carta. I principali sono:
- Gestione Documentale Aziendale – Questi sistemi si concentrano sulla scansione e la gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita della tua organizzazione. Questi sistemi ti aiutano a gestire situazioni in cui documenti cartacei effettivi devono ancora essere elaborati dalla tua organizzazione. I settori assicurativo e sanitario sono grandi utilizzatori di questi sistemi, per ovvie ragioni.
- Moduli elettronici – Questi sistemi si concentrano sulla creazione di versioni elettroniche dei moduli e sull'archiviazione delle risposte inserite. Alcuni possono anche creare un processo di approvazione del flusso di lavoro, sebbene molti richiedano l'integrazione con un'altra piattaforma per questa funzionalità. Questi sistemi di solito non si occupano della gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita, ma aiutano invece la tua organizzazione a sostituire alcuni dei tuoi moduli cartacei.
- Automazione dei flussi di lavoro – Questi combinano moduli elettronici con funzionalità avanzate di flusso di lavoro, automazione, sicurezza e reporting per consentire alle organizzazioni di modernizzare interi processi tramite un'applicazione completa. Le piattaforme Low-Code e No-Code consentono uno sviluppo molto più rapido di applicazioni personalizzate per flussi di lavoro rispetto allo sviluppo tradizionale. Le piattaforme No-Code come GW Apps consentono la creazione di applicazioni senza scrivere nemmeno una riga di codice.
Elementi chiave di una piattaforma per ufficio senza carta no-code
- Una dashboard organizzata per consentire agli utenti di trovare facilmente il modulo di richiesta corretto.
- Capacità di creare moduli flessibili e ricchi di funzionalità per raccogliere dati e guidare il processo.
- Flussi di approvazione con accordi sul livello di servizio (SLA), combinati con azioni automatizzate e notifiche durante tutto il processo aziendale.
- Dashboard e report per i manager per rivedere la conformità SLA e intraprendere azioni correttive se le operazioni di servizio sono in ritardo.
- Accesso da qualsiasi luogo su qualsiasi dispositivo.
Sviluppare una soluzione di ufficio senza carta con No-Code
Se stai cercando di creare una soluzione di ufficio senza carta, i seguenti punti ti aiuteranno a iniziare.
Decidi sulle forme che vuoi offrire
Il passo più importante nella creazione di una soluzione di ufficio senza documenti è decidere quali moduli si desidera digitalizzare e raccogliere tutte le specifiche richieste per essi. Il processo attualmente in uso in relazione a ciascun tipo di modulo sarà chiaramente la base del vostro lavoro, ma ricordate che un progetto di trasformazione come questo è il momento perfetto per rivalutare ogni processo aziendale e migliorarlo: Hai ancora bisogno di tutte le informazioni che raccogli attualmente, o ci sono nuovi campi di cui avrai bisogno? Il processo di flusso di lavoro utilizzato ha ancora senso, o potrebbe essere semplificato o migliorato?
Rendilo Facile da Usare
Quando sviluppi ogni modulo, rendili il più facili possibile da usare. Presta attenzione alla disposizione dei moduli in modo che siano facili da leggere e abbiano senso per il tuo pubblico di destinazione. Puoi fornire ricerche per le informazioni chiave per accelerare il processo e ridurre al minimo i problemi di immissione dati?
Pianifica la tua sicurezza per robustezza e facilità di accesso
Uno dei principali vantaggi di una soluzione per ufficio senza carta è quello di offrire facilità di accesso, ma solo per gli utenti giusti. Pianificare attentamente la sicurezza dei dati prima di iniziare la costruzione semplificherà notevolmente le cose. Ad esempio, potresti decidere di concedere diritti di visualizzazione a più utenti rispetto a quelli che attualmente hanno accesso ai file cartacei, poiché sai con certezza che non possono modificare alcun dato. Puoi anche proteggere i dati fino al livello di singolo campo, quindi ci sono campi che vorresti nascondere a determinati ruoli utente?
Sfide comuni nella distribuzione di soluzioni per ufficio senza carta
Gestione del Cambiamento e Formazione
Come per ogni cambiamento significativo di processo, un piano di distribuzione che copra le comunicazioni di lancio e la formazione è un must. Assicurati che i tuoi dipendenti sappiano cosa sta arrivando e come può essere loro utile. Anche una soluzione per ufficio senza carta, semplice da usare e ben progettata, dovrebbe essere lanciata con una qualche forma di formazione. Che si tratti di lezioni di persona, online, formazione preregistrata o semplicemente di un sito FAQ, dipende dalle applicazioni e dall'esperienza del pubblico di riferimento.
Disponibilità e Credibilità
Per un progetto di trasformazione importante come una soluzione per ufficio senza carta, è fondamentale ottenere l'adesione e il supporto dei dirigenti senior. I principali lavoratori della conoscenza per i moduli e i processi aziendali che vengono trasferiti devono sapere che non solo la loro partecipazione è fondamentale per il successo del progetto, ma che contribuiranno al futuro successo dell'organizzazione e aiuteranno i loro colleghi.
Conclusione
L'implementazione di una soluzione per ufficio senza carta richiederà una notevole quantità di lavoro, anche con strumenti avanzati No-Code come GW Apps. Tuttavia, i numerosi vantaggi che può apportare a molte aree dell'organizzazione superano di gran lunga la mole di lavoro. Come per la maggior parte dei progetti di cambiamento di processo, le chiavi del successo sono iniziare con la piattaforma giusta e prendersi il tempo necessario per pianificare e implementare correttamente. Se fatto bene, i tuoi dipendenti, il personale di supporto e i manager saranno felici, con forse la loro unica lamentela che il progetto non sia iniziato ancora prima.
Se avete domande o desiderate programmare una demo/riunione, potete contattarci all'indirizzo sales@gwapps.com o richiedere la vostra riunione qui: Richiedi un incontro. Puoi anche usare questo link per iniziare la tua prova gratuita: 30 giorni di prova gratuita di GW Apps.
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