Gobierno de la ciudad - Modernización de su aplicación de aprobación de compras de TI: Estudio de caso

Resumen

Las administraciones municipales y estatales llevan varios años realizando la transición a soluciones basadas en la nube. La mayoría han completado la migración de su correo electrónico a Office 365 o Google Workspace, y también están aprovechando las soluciones SaaS cuando pueden encontrar una buena adaptación a sus necesidades específicas.

Lo que está resultando más difícil es encontrar un sustituto adecuado para ciertas aplicaciones clave que se crearon a medida en plataformas heredadas. Estas aplicaciones suelen cubrir procesos empresariales críticos y a menudo conllevan requisitos de aprobación o seguridad muy específicos que pueden ser difíciles de cumplir para las soluciones SaaS tradicionales. Muchos están ansiosos por encontrar opciones que proporcionen una funcionalidad mejorada, un acceso más flexible para los usuarios y que les permitan retirar su plataforma heredada y eliminar sus costes de soporte.

El problema

Una importante ciudad del oeste de EE.UU. estaba estudiando la posibilidad de sustituir una compleja aplicación informática de aprobación de compras. El sistema existente ya no contaba con el apoyo del proveedor original y su mantenimiento era costoso. Debido a la gran variedad de situaciones de compra a las que se enfrenta el departamento de TI, su aplicación de aprobación debía ser muy precisa y también muy flexible. El proceso de aprobación puede ser tan sencillo como una única aprobación por parte del CIO hasta una revisión completa de hasta cuatro especialistas y dos comités formales. Además, el primer comité puede ser sustituido por un proceso en línea para situaciones de emergencia, y el CIO puede forzar una aprobación inmediata en la mayoría de las etapas, pero no en todas.

No habían encontrado una solución SaaS a un coste razonable que pudiera soportar adecuadamente el complejo proceso de aprobación de la aplicación, y los ejecutivos no estaban dispuestos a modificar significativamente el proceso de aprobación porque implementaba correctamente sus necesidades.No tenían tiempo ni presupuesto para construir la aplicación de reemplazo utilizando métodos tradicionales. Buscaban un proveedor que pudiera ayudarles a realizar la transición a un sistema basado en la nube a un coste razonable y en un plazo breve.

Habían oído que las plataformas de desarrollo "Low-Code" y "No-Code" podían utilizarse para crear aplicaciones mucho más rápidamente y, por tanto, con un coste muy reducido. Sin embargo, no estaban seguros de que pudieran satisfacer sus complejos requisitos. Asistieron a un seminario web de GW Apps centrado en la creación de aplicaciones centradas en el flujo de trabajo con No-Code y decidieron evaluarlo más a fondo para determinar si podía ser una opción.

La solución

Después de algunas discusiones detalladas, quedó claro que las capacidades de flujo de trabajo y seguridad de GW Apps podrían satisfacer sus necesidades y también les permitirían modernizar significativamente la aplicación. También estaban satisfechos de que el equipo de GW Apps pudiera analizar a fondo sus aplicaciones existentes y ayudarles a detallar adecuadamente sus necesidades de aplicación.

Analizamos su aplicación existente y encontramos más de 3.000 líneas de código, 30 formularios y 60 vistas, junto con muchos otros elementos de diseño menores. Una de las principales ventajas de una plataforma No-Code es la rapidez con la que se pueden crear prototipos y evaluar nuevas ideas, lo que la hace muy eficaz para utilizarla como parte de un enfoque de desarrollo rápido de prototipos. Cuando surgían nuevas ideas en las reuniones, a menudo era posible crear y demostrar un prototipo mientras las ideas se desarrollaban en la reunión. De este modo, las ideas podían discutirse, validarse y aprobarse en una sola reunión. Como resultado, ayudamos al Ayuntamiento a crear un flujo de trabajo más sencillo y ágil que sigue cumpliendo con sus requisitos de proceso, auditoría e información.

Aunque la aplicación original ya era una aplicación web, tenía una interfaz de usuario (UI) antigua y fija. La nueva versión de GW Apps permite a los usuarios acceder a ella a través de tabletas y teléfonos inteligentes, manteniendo la plena funcionalidad. Esto significa que los usuarios pueden revisar y aprobar sin importar dónde estén o qué dispositivo tengan a mano. La versión de GW Apps también tiene un diseño de interfaz de usuario mucho más moderno y atractivo.

Retorno de la inversión y beneficios

La ciudad pudo diseñar e implantar la solución de sustitución en menos de 3 meses. La mayor parte del tiempo transcurrido se dedicó a programar y esperar las reuniones con el personal clave y las sesiones de revisión del CIO. El tiempo real de diseño y construcción fue inferior a 80 horas: Un ahorro de costes y tiempo del 80% con respecto a un proyecto tradicional de desarrollo de aplicaciones.

La ciudad obtuvo múltiples beneficios adicionales:

  • Aplicación basada en la nube que se ejecuta en una infraestructura de nube líder.
  • No hay que comprar, mantener ni solucionar problemas de hardware.
  • Se han eliminado los costes de licencia y asistencia técnica considerablemente más elevados de la plataforma anterior.
  • Podrán realizar ellos mismos las actualizaciones y mejoras del diseño, reduciendo aún más los costes y aumentando también la flexibilidad y la capacidad de respuesta de la empresa.
  • Disponibilidad para crear nuevas aplicaciones web en la plataforma sin incurrir en tasas adicionales, creando un ROI aún mayor.

¿Tiene aplicaciones heredadas que quiere migrar a una plataforma en la nube bien soportada? Póngase en contacto con nosotros hoy mismo. Revisaremos sus aplicaciones y le haremos saber cómo podemos ayudarle a modernizar las aplicaciones heredadas que le quedan. Obtenga más información sobre la migración de aplicaciones heredadas y póngase en contacto con nosotros en support@gwapps.com para empezar.

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