Puntos Débiles de Procesos Manuales de Aprobación
¿Sabías que el 60 % de las organizaciones aún depende de aprobaciones manuales por correo electrónico para tomar decisiones comerciales clave? Esto genera retrasos, solicitudes perdidas y una carga administrativa innecesaria. Como parte del equipo de Customer Success en GW Apps, interactúo con empresas todos los días, escucho sus desafíos y necesidades de automatización y les muestro cómo pueden resolver estos problemas con aplicaciones web creadas con No-Code.
Me he encontrado con muchas organizaciones que aún manejan aprobaciones a través de interminables cadenas de correos entre múltiples áreas, lo que hace que procesos críticos, como autorizaciones de gastos, aprobación orden de compra, viajes o solicitudes de permisos, etc... sean lentos e ineficientes. Los problemas más comunes incluyen:
- Correos perdidos o traspapelados: Los mails quedan enterrados fácilmente en las bandejas de entrada o en largas cadenas de correo, provocando retrasos.
- Falta de visibilidad: Es difícil seguir el estado de la solicitud. ¿Quién la tiene? ¿En qué punto del proceso de aprobación se encuentra?
- Tiempo desperdiciado: Perseguir aprobaciones manualmente quita tiempo a las actividades más importantes.
- Frustración del equipo: Procesos poco claros generan confusión, retrasos y afectan la productividad.
Automatización de Flujos de Trabajo con No-Code: La Alternativa Inteligente
Después de ayudar a muchas empresas con los desafíos de estos procesos manuales, he visto de primera mano cómo las plataformas No-Code enfocadas en flujos de trabajo, como GW Apps, pueden automatizar aprobaciones sin sacrificar flexibilidad ni cumplimiento, y lo mejor: sin requerir un equipo especializado.
Una de las mayores ventajas del No-Code es su capacidad de adaptarse a cada proceso. Las empresas pueden crear fácilmente según factores como monto, urgencia, departamento, etc... Por ejemplo:
- Las solicitudes viajes pueden requerir sólo la aprobación del jefe de departamento, mientras que las compras de equipos pueden requerir aprobaciones adicionales de finanzas.
- Las órdenes de compra importantes pueden escalarse automáticamente a los equipos financieros y ejecutivos.
- Los recordatorios automáticos y las reglas de escalabilidad garantizan que no se pierda ninguna solicitud.
Beneficios de Adoptar un Sistema de Aprobaciones No-Code
Estas son algunas de las ventajas que las organizaciones han experimentado al abandonar procesos manuales e integrar una solución No-Code:
- Aprobaciones más rápidas: Reducción significativa en los plazos de aprobación: de días a unas pocas horas.
- Reducción de Costos Administrativos: Automatizar aprobaciones ahorra miles de dólares al año al minimizar seguimientos manuales, redundancias y tareas repetitivas.
- Mayor cumplimiento y preparación para Auditorías: Garantiza que todas las aprobaciones sigan las políticas internas, con un registro digital para auditorías y reportes.
- Menos errores en compras: Los flujos de trabajo estandarizados evitan compras que no cumplan y refuerzan las políticas de gasto.
¿Por qué GW Apps? La plataforma No-Code diseñada para Flujos de Trabajo y Aprobaciones
GW Apps fue creada específicamente para abordar las complejidades de los procesos modernos de aprobación y simplificar la gestión de procesos clave, manteniendo la sencillez del desarrollo No-Code, combinanando automatización avanzada con una interfaz intuitiva que cualquier usuario puede manejar sin conocimientos técnicos.
- Crea Formularios Altamente Funcionales: Diseña formularios personalizados con campos inteligentes, cálculos automáticos, archivos adjuntos y más.
- Automatiza Flujos de Aprobación: Configura reglas. Las aprobaciones se dirigen en función de reglas predefinidas, como el área o departamento, límite de gasto, urgencia, etc...
- Mejorar el Seguimiento en Tiempo Real: Consulta el estatus en cualquier momento sin tener que perseguir o mandar correos.
- Implementa un Control de Acceso Granular: Establece permisos basados en funciones/puestos/roles para garantizar que sólo las personas adecuadas puedan ver, aprobar y/o modificar las solicitudes.
Empieza con Plantillas Pre-Construidas
GW Apps ofrece plantillas listas para usar que facilitan la automatización inmediata, pero que también pueden personalizarse según las necesidades de cada empresa. Algunos ejemplos incluyen:
- Orden de Compra
- Solicitud de Permiso
- Autorización de Gastos
Por ejemplo, la plantilla de solicitudes de compra recopila detalles como descripción de artículos, cantidades, precios y fechas requeridas. Luego, sigue un flujo de aprobación que puede incluir la validación de un gerente y, dependiendo del tipo de compra, una aprobación adicional del equipo financiero.
Otras características son:
- Cálculos automatizados: Realice automáticamente cálculos para los totales de los artículos y calcule el total agregado de todas las solicitudes.
- Soporte para archivos adjuntos: Adjunte archivos directamente o conecte Google Drive para citas o documentos de apoyo.
- Notificaciones de aprobación: Correos electrónicos totalmente personalizables que pueden incluir datos de campo, visibilidad condicional, enlaces directos al registro de la solicitud y botones de acción para actuar sobre una solicitud directamente desde el correo electrónico.
- Vistas personalizadas: Los usuarios pueden realizar un seguimiento de las solicitudes mediante vistas personalizadas que se organizan, filtran y/o agrupan por aspectos como el estado de aprobación, la fase del flujo de trabajo, el solicitante, el departamento o cualquier otro campo relevante.
Conclusión: Automatizar Flujos de Trabajo es Más Sencillo de lo que Crees. ¡Déjanos Ayudarte a Comenzar!
Optimizar los procesos de aprobación con GW Apps ayuda a eliminar ineficiencias, reducir costos y mejorar el cumplimiento. Con herramientas intuitivas de automatización, reglas personalizadas e integraciones sin complicaciones, tu empresa puede modernizarse en cuestión de días. Las organizaciones que hacen el cambio experimentan mejoras inmediatas en tiempos de procesamiento, satisfacción del equipo y visibilidad operativa.
Siguiente Paso: Pon a GW Apps en acción
¿Estás Preparado para Agilizar tus Procesos de Aprobación y Obtener Estas Ventajas?
- Pruebe GW Apps gratis durante 15 días y explore las plantillas de aprobación predefinidas.
- Reserve una demostración para ver cómo puede adaptarse a las necesidades específicas de su empresa.
Dé hoy mismo el primer paso hacia las aprobaciones automatizadas.