I punti dolenti dei processi di approvazione manuale
Sapevate che il 60% delle organizzazioni si affida ancora alle approvazioni manuali via e-mail per le principali decisioni aziendali? Questo comporta ritardi significativi, richieste perse e spese generali inutili. Faccio parte del team di successo clienti di GW Apps e in questo ruolo interagisco con i potenziali clienti, ascolto i loro punti dolenti e le loro esigenze di automazione e mostro loro come possono risolvere questi problemi con un'applicazione web realizzata con strumenti No-Code.
Ho incontrato molte organizzazioni alle prese con processi di approvazione obsoleti e inefficienti. Questi processi richiedono approvazioni multiple tra i vari reparti, ma vengono ancora gestiti tramite catene di e-mail. Esempi comuni sono le autorizzazioni per le spese, i viaggi o le richieste di ferie. Queste richieste spesso si bloccano a causa di:
- Email perse o trascurate: Le e-mail possono facilmente rimanere sepolte nelle caselle di posta o in lunghe catene di e-mail, causando ritardi.
- Mancanza di visibilità: È difficile monitorare lo stato di un'approvazione. Chi ce l'ha? A che punto del processo di approvazione si trova?
- Tempo sprecato: La ricerca di approvazioni sottrae tempo ad attività più critiche.
- Frustrazione dei dipendenti: I processi opachi creano confusione e ritardi, con un impatto sull'efficienza.
Automatizzare i flussi di lavoro con il No-Code: Un'alternativa pratica
Avendo lavorato con numerose organizzazioni alle prese con questi processi di approvazione manuale, ho visto in prima persona come il no-code possa aiutare. Una piattaforma applicativa no-code incentrata sul flusso di lavoro come GW Apps consente alle aziende di automatizzare le approvazioni mantenendo flessibilità e conformità, il tutto senza richiedere risorse IT.
Uno dei principali vantaggi dell'automazione dei processi con il no-code è la personalizzazione e l'adattabilità. Le organizzazioni possono facilmente creare catene di approvazione personalizzate a più livelli, basate su fattori quali l'importo dell'acquisto, l'urgenza o il reparto. Ad esempio:
- Le richieste di approvazione per le trasferte possono richiedere solo l'approvazione del capo reparto, mentre gli acquisti di attrezzature importanti possono richiedere la firma aggiuntiva della finanza.
- Gli acquisti di attrezzature importanti possono essere automaticamente trasmessi ai team finanziari ed esecutivi.
- I promemoria automatici e le regole di escalation assicurano che nessuna richiesta vada persa.
Vantaggi della transizione a un sistema di approvazione senza codice
Ecco solo alcuni dei vantaggi che ho visto realizzare dalle organizzazioni che hanno abbandonato i processi manuali per passare a una soluzione no-code:
- Approvazioni più rapide: Tempi di approvazione notevolmente ridotti, da diversi giorni a poche ore.
- Riduzione dei costi amministrativi: L'automazione delle approvazioni consente di risparmiare migliaia di dollari all'anno, riducendo al minimo i follow-up manuali, la ridondanza e le attività ripetitive.
- Miglioramento della conformità e della preparazione agli audit: Assicura che tutte le approvazioni seguano le politiche aziendali, con una traccia digitale per le verifiche e i rapporti.
- Riduzione degli errori di approvvigionamento: I flussi di lavoro standardizzati impediscono gli acquisti non autorizzati e aiutano a far rispettare le politiche di spesa.
Perché GW Apps? La piattaforma senza codice costruita per i flussi di lavoro e le approvazioni
GW Apps è stato progettato specificamente per affrontare le complessità dei moderni processi di approvazione, pur mantenendo la semplicità dello sviluppo senza codice. Essendo una piattaforma incentrata sul flusso di lavoro, combina potenti funzionalità di automazione con un'interfaccia intuitiva che gli utenti aziendali possono padroneggiare senza bisogno di competenze tecniche.
- Costruire forme altamente funzionali: Creare moduli di richiesta personalizzati che acquisiscano tutte le informazioni necessarie attraverso campi avanzati, calcoli automatici, allegati di file e altro ancora.
- Automatizzare i flussi di lavoro di approvazione: Le approvazioni vengono inoltrate in base a regole aziendali predefinite, come il reparto, i limiti di spesa e l'urgenza.
- Migliorare il monitoraggio in tempo reale: Le parti interessate possono monitorare lo stato di approvazione in qualsiasi momento, senza dover inviare e-mail.
- Implementare il controllo di accesso granulare: Impostate autorizzazioni basate sui ruoli per garantire che solo le persone giuste possano vedere, approvare o modificare le richieste.
Come iniziare con i modelli di approvazione precostituiti
GW Apps include modelli pronti all'uso, progettati per aiutare le organizzazioni a iniziare ad automatizzare i processi in modo rapido e, pur funzionando già pronti, sono completamente personalizzabili per soddisfare le esigenze specifiche della vostra organizzazione. Alcuni esempi di modelli disponibili su GW Apps:
- Richieste di acquisto
- Richieste di ferie
- Autorizzazione alle spese
Ad esempio, il modello Richieste di acquisto acquisisce i dettagli di acquisto standard, come le descrizioni degli articoli, le quantità, i prezzi e le date richieste. Seguono poi un flusso di lavoro che prevede l'approvazione di un manager e, a seconda della categoria di acquisto, possono richiedere o meno un ulteriore livello di approvazione.
Le caratteristiche aggiuntive includono:
- Calcoli automatici: Eseguire automaticamente i calcoli per i totali degli articoli e calcolare il totale aggregato di tutte le richieste.
- Supporto per i file allegati: Allegare direttamente i file o collegare Google Drive per i preventivi o i documenti di supporto.
- Notifiche di approvazione: Email completamente personalizzabili che possono includere dati di campo, visibilità condizionale, link diretti al record della richiesta e pulsanti di azione per agire su una richiesta direttamente dall'email.
- Viste personalizzate: Gli utenti possono tenere traccia delle richieste utilizzando viste personalizzate organizzate, filtrate e/o raggruppate in base a elementi quali lo stato di approvazione, la fase del flusso di lavoro, il richiedente, il reparto o qualsiasi altro campo rilevante.
Conclusione: Automatizzare il flusso di lavoro è più semplice di quanto si pensi. Lasciate che vi aiutiamo a iniziare!
L'automazione dei processi di approvazione con GW Apps elimina le inefficienze, riduce i costi e migliora la conformità. Grazie ai costruttori di flussi di lavoro drag-and-drop facili da usare, alle regole di automazione e alle integrazioni senza soluzione di continuità, le aziende possono modernizzare le loro operazioni in pochi giorni. Le organizzazioni che passano a questa soluzione vedono in genere miglioramenti immediati nei tempi di elaborazione, nella soddisfazione dei dipendenti e nella visibilità operativa.
I prossimi passi: Vedere le applicazioni GW in azione
Siete pronti a snellire i vostri processi di approvazione e a realizzare questi vantaggi?
- Provate GW Apps gratuitamente per 15 giorni ed esplorate i modelli di approvazione precostituiti.
- Prenotate una demo per vedere come può adattarsi alle vostre specifiche esigenze aziendali.
Fate il primo passo verso le approvazioni automatiche oggi stesso!