Comparación entre Google Forms y GW Apps

Google Forms ha ayudado a miles de organizaciones a gestionar datos. Permite a cualquier persona con una cuenta de Google crear formularios sencillos, recopilar datos y compartir los resultados. Ofrece una interfaz de usuario fácil de editar, una lógica sencilla y personalizable y una amplia biblioteca de complementos e integraciones adicionales. La visualización de los datos es clara y sencilla, y los resultados se pueden compartir fácilmente. Google Forms funciona muy bien para crear encuestas, cuestionarios y otras tareas sencillas de recopilación de datos. Se puede dominar rápidamente, y lo mejor de todo es que es completamente gratis.

Dicho esto, las limitaciones de los formularios de Google se encuentran con bastante rapidez a medida que aumenta la complejidad de los mismos. Además, las opciones de visualización de datos/respuestas son muy limitadas, la interfaz de usuario se limita a una sola columna, los formularios no pueden buscar datos entre sí, hay una configuración de permisos limitada y la lógica limitada del formulario no es adecuada para situaciones más complejas.

GW Apps está diseñado para poder soportar fácilmente aplicaciones complejas como la aprobación de compras, la gestión de activos, las hojas de tiempo de los empleados, las solicitudes de servicio, los pedidos o cualquier otro proceso empresarial típico.

Los formularios de Google son una excelente opción para las necesidades de recopilación de datos simples. Su simplicidad también hace que sea muy fácil de aprender y utilizar para los empresarios. Cuando Google Forms no puede satisfacer sus necesidades, entonces GW Apps puede tomar el relevo. Ofrece más libertad, más capacidad, más personalización, y varias características adicionales importantes como la automatización del flujo de trabajo, los constructores de plantillas de PDF y de correo electrónico, la configuración de seguridad flexible y de grano fino, y mucho más.

Constructor de formularios mejorado

El generador de formularios de GW Apps es fácil de usar y de aprender, y al mismo tiempo permite a los usuarios crear formularios complejos y ricos en funciones. Todo esto comienza con un simple constructor de formularios de arrastrar y soltar con configuraciones de selección de listas al estilo del asistente.

Los formularios de GW Apps ofrecen muchas más opciones de diseño de formularios, sin sacrificar la facilidad de uso. Hay muchos más tipos de campos, cada uno con amplias opciones de configuración. Los campos de selección de la lista pueden incluso buscar sus valores a partir de los datos de otras aplicaciones que construya con GW Apps. No es necesario seguir escribiendo la lista de departamentos de las sedes comerciales en cada aplicación que los necesite. Además, los usuarios pueden crear una lógica condicional considerablemente más compleja que la que es posible con Google Forms.

Diseño y personalización

GW Apps ofrece tres tipos de diseño para elegir: Formulario, Tabulado y Escalonado. Además, los usuarios pueden crear múltiples diseños y formularios dinámicos que cambian de diseño dependiendo del modo del formulario (es decir, durante la creación, la vista o la edición).

Formularios de Google
Formato de columna única de Google Forms.

En lugar de la limitación de una sola columna de Google Forms, los formularios de GW Apps pueden tener hasta 4 columnas de campos, junto con cualquier número de secciones, pestañas y pasos. Si un formulario es largo, se puede utilizar un esquema de formulario para mostrar un esquema de todas las secciones, con la posibilidad de utilizarlo como una tabla de contenido y saltar directamente a la sección deseada.

Formulario de GW Apps con varias columnas y dos pestañas.

Además, puede personalizar el aspecto y el espaciado de los campos, los colores del formulario, el aspecto de los botones de acción, etc.

Campos y características avanzadas

Actualmente hay 30 campos y componentes de formularios disponibles en GW Apps (Google Forms tiene 11), cada uno con su propio conjunto de opciones de configuración para validaciones de campos, formatos, concatenación, fórmulas y soporte de expresiones regulares (cuando sea apropiado).

Propiedades del campo Multi Lookup: esta lista desplegable utiliza un formulario independiente como fuente.

Hay disponibles varios tipos de campos y componentes avanzados, como un campo de firma, un campo de búsqueda múltiple que permite a los usuarios realizar una única búsqueda pero rellenar varios campos con datos, un componente de vista incrustada que permite incrustar una de las vistas de la aplicación directamente en un formulario, y mucho más.

GW Apps admite aplicaciones multilingües. Todas las etiquetas de los elementos de los formularios y la información sobre las herramientas, así como los valores de las opciones de los campos de selección de la lista, pueden configurarse en cualquier número de idiomas. La aplicación mostrará el idioma correspondiente en función de la configuración del navegador del usuario.

GW Apps también puede poner en marcha el desarrollo de formularios, creando automáticamente el formulario básico mientras se cargan los datos existentes de una hoja de cálculo. Toma la etiqueta del campo de las cabeceras de las columnas y calcula el tipo de datos a partir de los datos reales de las columnas. Este formulario inicial se puede modificar o ampliar fácilmente para completar el diseño.

Una característica muy poderosa es la capacidad de tener formularios anónimos. Estos son accesibles a los usuarios fuera de su organización y no necesitan una licencia. Es similar a compartir documentos desde Google Drive, pero con todas las capacidades de una aplicación web.

Acciones y lógica condicional

La lógica condicional altamente configurable se encuentra en casi todos los aspectos de GW Apps. A todos los elementos de los formularios, además de los bloques de columnas, las secciones y los botones de acción, se les puede asignar una visibilidad condicional, lo que les permite ocultarse o mostrarse bajo condiciones específicas. Los botones de acción también pueden tener acciones condicionales, de modo que el botón puede realizar varios conjuntos de acciones diferentes en función de los datos actuales del registro o del usuario actual. Los formularios de Google sólo pueden realizar acciones condicionales basadas en preguntas desplegables o de opción múltiple:

Bifurcación condicional de los formularios de Google
Opciones de bifurcación condicional de Google Forms.
Acciones condicionales de GW Apps
Acciones condicionales de GW Apps para los botones de acción.

Las acciones y los desencadenantes amplían las posibilidades de la lógica condicional y la actividad de los flujos de trabajo al permitir que se desencadenen acciones predefinidas en un horario y no sólo cuando un usuario hace clic en un botón del formulario. Las acciones pueden hacer muchas cosas poderosas, incluyendo la creación, actualización o eliminación de registros, el envío de notificaciones por correo electrónico o la creación de informes en PDF, e incluso el uso de webhooks para desencadenar la actividad en sistemas externos.

Vistas e informes

Las opciones de visualización de datos de Google Forms son sencillas y claras, pero no son ideales para organizar y visualizar grandes cantidades de datos. Esto está bien para muchos casos de uso como las encuestas o los formularios de entrada de datos, pero no para aplicaciones más grandes o complejas.

GW Apps ofrece tres diseños de vista para organizar y visualizar sus datos: Tabla, Calendario y Kanban. Estas vistas pueden ordenarse, filtrarse y personalizarse para mostrar sólo los datos necesarios, organizarlos eficazmente y aplicar funciones matemáticas para crear informes sencillos. También se incluye un PDF Builder y varios widgets de informes visuales.

Vistas de GW Apps
A la izquierda hay una lista de todas las vistas de esta aplicación. A la derecha está la vista seleccionada: "Errores activos agrupados por prioridad".

Flujo de trabajo y seguridad

Como Google Form fue diseñado para ser un simple constructor de formularios, sólo tiene capacidades simples de flujo de trabajo y seguridad. En comparación, GW Apps está diseñado para la construcción de aplicaciones complejas basadas en el flujo de trabajo, y viene con opciones de seguridad y flujo de trabajo de grano fino y flexible.

El constructor de flujos de trabajo de GW Apps le permite modelar fácilmente procesos empresariales complejos, con características como múltiples niveles de aprobación, enrutamiento, activadores automáticos y programados, acciones condicionales, seguridad granular, notificaciones de correo electrónico personalizadas y mucho más.

GW Apps Workflow Builder - de la plantilla de la aplicación Software & SaaS Management.

Puede crear tantas etapas de flujo de trabajo como requiera su proceso de negocio, y luego crear los botones de acción del flujo de trabajo para cada etapa. A continuación, cree los roles requeridos por el proceso de negocio, como Aprobador de Finanzas o Revisor de TI, y luego defina qué roles pueden ver o hacer qué en cada una de las etapas del flujo de trabajo, incluso hasta los campos individuales. Además, cree activadores programados para comprobar y actualizar periódicamente los registros, crear y enviar automáticamente notificaciones por correo electrónico, y mucho más.

Mientras que cada aplicación tiene su propio conjunto de roles personalizados, también existe la opción de crear roles compartidos que pueden ser definidos una vez y utilizados por cualquier aplicación. En cambio, un formulario de Google sólo tiene una única configuración de seguridad general. Se puede compartir con grupos específicos o con cualquier persona con un enlace. No hay opciones de seguridad basadas en la etapa de flujo de trabajo o en el rol del usuario.

Migración de un formulario de Google a GW Apps y Discover

¿Está interesado en llevar sus formularios y procesos empresariales al siguiente nivel? Le sugerimos que tome un formulario de Google existente y sus datos y lo migre a GW Apps. A continuación, descubra todas las capacidades adicionales que puede aprovechar para crear una aplicación empresarial más completa.

Aquí tienes una sencilla guía de 5 pasos para migrar rápidamente de Google Forms a GW Apps:

  1. Accede a la hoja de Google de tu formulario y descárgala como archivo .csv.
  2. Acceda a register.gwapps.com y regístrese para obtener una prueba gratuita de 30 días
  3. La pantalla de bienvenida de GW Apps te dará 3 opciones para empezar.
  4. Seleccione la opción "Importar desde una hoja de cálculo" y cargue el archivo.
  5. Asegúrese de que los campos son correctos y comience a personalizarlos.

 

Esperamos que este artículo le haya resultado útil. Puede acceder a un amplio conjunto de contenidos y autoguías en nuestro sitio de atención al cliente. Está disponible en inglés y español.

¡Feliz creación de aplicaciones!

¿Listo para empezar?

Inicie su prueba gratuita de 15 días y compruebe lo fácil que es conectar a sus empleados con los servicios que necesitan.