Google Forms ha aiutato migliaia di organizzazioni a gestire i dati. Permette a chiunque abbia un account Google di creare semplici moduli, raccogliere dati e condividere i risultati. Offre un'interfaccia di editing facile da usare, una logica semplice e personalizzabile e una vasta libreria di componenti aggiuntivi e integrazioni. La visualizzazione dei dati è chiara e semplice e i risultati possono essere facilmente condivisi. Google Forms è ottimo per creare sondaggi, quiz e altre semplici attività di raccolta dati. Può essere imparato rapidamente e, forse la cosa migliore, è che è completamente gratuito.
Detto questo, le limitazioni di Google Forms si incontrano piuttosto rapidamente con l'aumentare della complessità dei moduli. Inoltre, le opzioni di visualizzazione dei dati e delle risposte sono molto limitate, l'interfaccia utente è limitata a una sola colonna, i moduli non possono cercare i dati tra loro, le impostazioni dei permessi sono limitate e la logica limitata dei moduli non è adatta a situazioni più complesse.
GW Apps è stato progettato per essere in grado di supportare facilmente applicazioni complesse come l'approvazione degli acquisti, la gestione delle risorse, i fogli di presenza dei dipendenti, le richieste di servizio, le requisizioni o qualsiasi altro processo aziendale tipico.
Google Forms è un'opzione eccellente per le semplici esigenze di raccolta dati. La sua semplicità ne facilita l'apprendimento e l'utilizzo da parte delle aziende. Quando Google Forms non è in grado di soddisfare le vostre esigenze, allora può subentrare GW Apps. Offre più libertà, più capacità, più personalizzazione e diverse importanti funzioni aggiuntive, come l'automazione del flusso di lavoro, la creazione di modelli PDF ed e-mail, impostazioni di sicurezza flessibili e precise e molto altro ancora.
Costruttore di moduli migliorato
Il costruttore di moduli di GW Apps è facile da usare e da imparare, ma allo stesso tempo consente agli utenti di creare moduli complessi e ricchi di funzionalità. Il tutto inizia con un semplice costruttore di moduli drag-and-drop con configurazioni di tipo wizard "pick-from-list".
GW Apps Forms offre molte più opzioni di layout dei moduli, senza sacrificare la facilità d'uso. Ci sono molti più tipi di campo, ciascuno con opzioni di configurazione complete. I campi "pick-from-list" possono persino ricercare i loro valori dai dati di altre applicazioni create con GW Apps. Non è necessario continuare a digitare l'elenco dei reparti per le sedi aziendali in ogni applicazione di cui si ha bisogno. Inoltre, gli utenti possono creare logiche condizionali molto più complesse di quelle possibili con Google Forms.
Layout e personalizzazione
GW Apps offre tre tipi di layout tra cui scegliere: Form, Tabbed e Stepper. Inoltre, gli utenti possono creare layout multipli e moduli dinamici che cambiano il layout a seconda della modalità del modulo (ad esempio, durante la creazione, la visualizzazione o la modifica).
Invece della limitazione a una sola colonna di Google Forms, i moduli di GW Apps possono avere fino a 4 colonne di campi, oltre a un numero qualsiasi di sezioni, schede e passaggi. Se un modulo è molto lungo, si può usare un Form Outline per mostrare un contorno di tutte le sezioni, con la possibilità di usarlo come una tabella di contenuti e di saltare direttamente alla sezione desiderata.
Inoltre, è possibile personalizzare l'aspetto e la spaziatura dei campi, i colori dei moduli, l'aspetto dei pulsanti di azione e altro ancora.
Campi e funzioni avanzate
Attualmente sono disponibili 30 campi e componenti di moduli su GW Apps (Google Forms ne ha 11), ciascuno con la propria serie di opzioni di configurazione per la convalida dei campi, i formati, la concatenazione, le formule e il supporto delle espressioni regolari (ove opportuno).
Sono disponibili diversi tipi di campi e componenti avanzati, come il campo Firma, il campo Multi Lookup che consente agli utenti di effettuare una singola ricerca ma di riempire più campi con i dati, il componente Vista incorporata che consente di incorporare una delle viste dell'applicazione direttamente in un modulo e altro ancora.
GW Apps supporta le applicazioni multilingue. Tutte le etichette degli elementi dei moduli e i tool-tip, così come i valori delle opzioni dei campi a scelta, possono essere configurati in un numero qualsiasi di lingue. L'applicazione visualizzerà quindi la lingua corrispondente in base alle impostazioni del browser dell'utente.
GW Apps può anche avviare lo sviluppo di un modulo, creando automaticamente il modulo di base mentre si caricano i dati esistenti da un foglio di calcolo. L'etichetta del campo viene ricavata dalle intestazioni delle colonne e il tipo di dati viene ricavato dai dati effettivi delle colonne. Questo modulo iniziale può essere facilmente modificato o esteso per completare il progetto.
Una caratteristica molto potente è la possibilità di avere moduli anonimi. Questi sono accessibili agli utenti esterni all'organizzazione e non necessitano di una licenza. È simile alla condivisione di documenti da Google Drive, ma con tutte le funzionalità di un'applicazione web.
Azioni e logica condizionale
La logica condizionale altamente configurabile è presente in quasi tutti gli aspetti di GW Apps. A tutti gli elementi del modulo, ai blocchi di colonna, alle sezioni e ai pulsanti di azione può essere assegnata una visibilità condizionale, che consente di nasconderli o mostrarli in base a condizioni specifiche. I pulsanti di azione possono anche avere azioni condizionali, in modo che il pulsante possa intraprendere diverse serie di azioni in base ai dati correnti nel record o all'utente corrente. I moduli di Google possono eseguire solo azioni condizionali basate su domande a discesa o a scelta multipla:
Le azioni e i trigger ampliano le possibilità di logica condizionale e di attività dei flussi di lavoro, consentendo di attivare azioni predefinite in base a una pianificazione e non solo quando un utente fa clic sul pulsante di un modulo. Le azioni possono fare molte cose potenti, tra cui la creazione, l'aggiornamento o l'eliminazione di record, l'invio di notifiche via e-mail o la creazione di report in formato PDF e persino l'utilizzo di webhook per attivare attività in sistemi esterni.
Visualizzazioni e rapporti
Le opzioni di visualizzazione dei dati di Google Forms sono semplici e chiare, ma non ideali per organizzare e visualizzare grandi quantità di dati. Questo va bene per molti casi d'uso come i sondaggi o i moduli di inserimento dati, ma non per applicazioni più grandi o complesse.
GW Apps offre tre layout di visualizzazione per organizzare e visualizzare i dati: Tabella, Calendario e Kanban. Queste viste possono essere ordinate, filtrate e personalizzate per mostrare solo i dati necessari, organizzarli in modo efficiente e applicare funzioni matematiche per creare semplici rapporti. Sono inclusi anche un PDF Builder e diversi widget visivi per i report.
Flusso di lavoro e sicurezza
Poiché Google Form è stato progettato per essere un semplice costruttore di moduli, dispone solo di semplici funzionalità di flusso di lavoro e di sicurezza. GW Apps, invece, è stato progettato per la creazione di applicazioni complesse basate sul flusso di lavoro e dispone di opzioni di sicurezza e flusso di lavoro flessibili e a grana fine.
Il costruttore di flussi di lavoro di GW Apps consente di modellare facilmente processi aziendali complessi, con funzioni quali livelli multipli di approvazione, instradamento, trigger automatici e programmati, azioni condizionali, sicurezza granulare, notifiche e-mail personalizzate e altro ancora.
È possibile creare tutte le fasi del flusso di lavoro richieste dal processo aziendale e creare i pulsanti di azione del flusso di lavoro per ciascuna fase. Create poi i ruoli richiesti dal processo aziendale, come Finance Approver o IT Reviewer, e definite quali ruoli possono vedere o fare cosa in ciascuna delle fasi del flusso di lavoro, anche fino ai singoli campi. Inoltre, è possibile creare trigger programmati per controllare e aggiornare periodicamente i record, creare e inviare automaticamente notifiche via e-mail e molto altro ancora.
Sebbene ogni applicazione abbia il proprio set di ruoli personalizzati, esiste anche la possibilità di creare ruoli condivisi che possono essere definiti una sola volta e utilizzati da qualsiasi applicazione. Al contrario, un modulo di Google ha una sola impostazione di sicurezza complessiva. Può essere condiviso con gruppi specifici o con chiunque abbia un link. Non esistono opzioni di sicurezza basate sulle fasi del flusso di lavoro o sui ruoli degli utenti.
Migrazione di un modulo Google a GW Apps e Discover
Siete interessati a portare i vostri moduli e processi aziendali a un livello superiore? Vi suggeriamo di prendere un modulo Google esistente e i suoi dati e di migrarli in GW Apps. Poi scoprirete tutte le funzionalità aggiuntive che potrete sfruttare per costruire un'applicazione aziendale più completa.
Ecco una semplice guida in 5 passi per migrare rapidamente da Google Forms a GW Apps:
- Accedere al foglio Google del modulo e scaricarlo come file .csv.
- Accedere a register.gwapps.com e registrarsi per una prova gratuita di 30 giorni.
- La schermata di benvenuto di GW Apps offre 3 opzioni per iniziare.
- Selezionare l'opzione "Importa da foglio di calcolo" e caricare il file.
- Assicurarsi che i campi siano corretti e iniziare la personalizzazione.
Ci auguriamo che questo articolo sia stato utile. È possibile accedere a un'ampia serie di contenuti e autoguide sul nostro sito di assistenza clienti. È disponibile in inglese e spagnolo.