Creación de portales de autoservicio para empleados

Vagisha Arora

en colaboración con Richard Knight

Los clientes son considerados los "reyes" del mercado, pero los empleados son el corazón de una empresa. Todo lo que su organización consigue se debe al trabajo duro, la creatividad y la dedicación de su personal. Por tanto, es un negocio inteligente proporcionar a sus empleados un entorno de trabajo agradable y las herramientas que les ayuden a ser productivos. Todo lo que aleja a su personal de su trabajo productivo es un obstáculo para su organización y un coste adicional.

"Para ganar en el mercado, primero hay que ganar en el lugar de trabajo"

Doug Conant

Muchas empresas no cuentan con un proceso uniforme para gestionar las solicitudes que son responsabilidad de varios departamentos, como el de finanzas, el de marketing y el de operaciones. Solicitudes como: Adquirir un ordenador portátil de sustitución de la empresa, obtener la aprobación de un proveedor de servicios para apoyar un evento, obtener una autorización de viaje o un anticipo para un viaje, y actualizar la información personal en el directorio de la empresa. Estas solicitudes suelen gestionarse a través de sistemas o procesos dispares establecidos por cada departamento. Esto es exactamente para lo que están diseñados los portales de autoservicio para empleados.

El poder de los portales de autoservicio para su personal

Los empleados facilitan su propio apoyo

En lugar de tener que llamar por teléfono o enviar un correo electrónico para encontrar a la persona adecuada que le ayude con su solicitud de servicio, un empleado puede simplemente visitar el portal de autoservicio y encontrar y rellenar rápidamente un formulario de solicitud para iniciar el proceso.

Automatización de procesos para mejorar la productividad de los empleados

Una vez presentada la solicitud, la automatización del proceso se encarga de garantizar que las personas adecuadas participen y sean informadas en el momento oportuno, y que el solicitante conozca el progreso de su solicitud. El portal de autoservicio para empleados hace que todo sea cómodo y rápido, no solo para los empleados, sino también para todos los que revisan o trabajan en la solicitud.

Mayor transparencia

Los empleados pueden visitar el portal de autoservicio en cualquier momento, para ver sus solicitudes tanto activas como históricas. Esto, combinado con las notificaciones automáticas enviadas por el flujo de trabajo, hará que los empleados nunca más se sientan fuera de onda.

Fácil acceso pero robusta seguridad

Su organización puede estar segura de que no sólo los empleados, los aprobadores, el personal de apoyo y los directivos pueden acceder fácil y rápidamente a toda la información que necesitan, sino que además sólo pueden ver la información y realizar las acciones para las que están autorizados.

Elementos clave de un portal de autoservicio para empleados

  • Página de inicio para que los usuarios puedan encontrar fácilmente el flujo de solicitud/servicio adecuado
  • Capacidad para crear formularios flexibles y completos para recopilar datos e impulsar el proceso
  • Flujos de trabajo de aprobación con acuerdos de nivel de servicio (SLA), combinados con notificaciones automatizadas en todo el proceso empresarial
  • Cuadro de mando e informes para que los gestores revisen el cumplimiento de los SLA y tomen medidas correctivas si las operaciones de servicio se retrasan.
  • Acceso desde cualquier lugar en cualquier dispositivo

Desarrollo de un portal de autoservicio con No-Code

Si quiere crear un portal de autoservicio para empleados sin código, los siguientes puntos le ayudarán a empezar.

Decida los servicios que quiere ofrecer

El primer paso, y quizás el más importante, para crear un portal de autoservicio para empleados es decidir qué servicios quiere ofrecer a sus empleados y reunir todas las especificaciones necesarias para esos servicios. El proceso que utiliza actualmente para cada tipo de solicitud de servicio será claramente la base de su trabajo, pero recuerde que un proyecto de transformación como la construcción del portal es un momento perfecto para reevaluar cada servicio y mejorarlo. ¿Sigue siendo necesaria toda la información que se recoge actualmente, o hay nuevos campos que se necesitan? ¿El proceso de flujo de trabajo utilizado sigue teniendo sentido, o podría simplificarse o mejorarse?

Que sea fácil de usar

Cuando desarrolle cada servicio, hágalo tan fácil de usar como sea posible. Procure que los formularios sean fáciles de leer y tengan sentido para su público objetivo. ¿Puede proporcionar búsquedas de información clave para agilizar el proceso y minimizar los problemas de introducción de datos? a un portal de autoservicio, la calidad del contenido es el factor más crucial a tener en cuenta, ya que dedica mucho tiempo y esfuerzo a la fase de diseño. Además, esto mejorará drásticamente la experiencia general de navegación de sus empleados.

Haz que las cosas sean fáciles de encontrar

El objetivo principal de su portal de autoservicio es ayudar a los empleados a encontrar soluciones a sus problemas de la forma más rápida y eficiente posible. Organice sus servicios en categorías significativas para estructurar la página de inicio y ayudar a los usuarios a encontrar lo que necesitan más rápidamente. Etiquete los servicios con frases clave de búsqueda para que los usuarios puedan buscar de forma eficiente.

Desafíos comunes en el despliegue de portales de autoservicio

Gestión del cambio y formación inadecuada

Al igual que con cualquier cambio importante en los procesos, es imprescindible un plan de puesta en marcha que incluya la comunicación y la formación. Asegúrese de que sus empleados saben lo que va a ocurrir y cómo puede beneficiarles. Incluso un portal de autoservicio sencillo y bien diseñado debería lanzarse con algún tipo de formación disponible. Si se trata de clases presenciales, en línea, de formación pregrabada o simplemente de un sitio de preguntas frecuentes, depende de los servicios que haya creado y de la experiencia del público objetivo.

Disponibilidad y credibilidad

Para un proyecto de transformación importante, como un portal de autoservicio para empleados, es vital conseguir la aceptación y el apoyo de los altos directivos. Los trabajadores clave del conocimiento para los servicios que se trasladan al portal deben saber que no sólo su participación es vital para el éxito del proyecto, sino que también contribuirán al éxito futuro de la organización y ayudarán a sus compañeros de trabajo.

Ausencia de toque personal

Utilizar un portal de autoservicio puede considerarse una falta de personalización. La asistencia en directo es popular por el "toque personal" que ofrece. Los empleados quieren saber que sus peticiones se están atendiendo y que la empresa se preocupa por ellos. Proporcionar actualizaciones frecuentes y establecer acuerdos de nivel de servicio (SLA) para la resolución completa abordará esta cuestión.

Conclusión

Implementar un portal de autoservicio para los empleados requerirá una buena cantidad de trabajo, incluso con herramientas avanzadas sin código como las que proporciona GW Apps. Sin embargo, los beneficios para muchas áreas y partes interesadas de la organización superan con creces la cantidad de trabajo que conlleva. Al igual que con la mayoría de los proyectos de cambio de procesos, la clave del éxito es comenzar con la plataforma adecuada y tomarse el tiempo necesario para planificar e implementar correctamente. Si se hace bien, los empleados, el personal de apoyo y los directivos estarán contentos y quizá su única queja sea que el proyecto no se haya llevado a cabo antes.

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