Vagisha Arora
in collaborazione con Richard Knight
I clienti sono considerati i "re" del mercato, ma i dipendenti sono il cuore pulsante di un'azienda. Tutto ciò che la vostra organizzazione ottiene è dovuto al duro lavoro, alla creatività e alla dedizione del suo personale. È quindi intelligente fornire ai dipendenti un ambiente di lavoro accogliente e gli strumenti per aiutarli a essere produttivi. Tutto ciò che allontana il personale dal suo lavoro produttivo ostacola l'organizzazione e aumenta i costi.
"Per vincere sul mercato, bisogna prima vincere sul posto di lavoro".
Doug Conant
Molte aziende non hanno un processo uniforme per gestire le richieste che rientrano nelle responsabilità di più dipartimenti, come quello finanziario, quello marketing e quello operativo. Richieste come: Procurare un computer portatile aziendale sostitutivo, ottenere l'approvazione per un fornitore di servizi a supporto di un evento, ottenere l'autorizzazione o l'anticipo per un viaggio e aggiornare le informazioni personali nell'elenco aziendale. Di solito queste richieste vengono gestite attraverso sistemi o processi diversi stabiliti da ciascun reparto. I portali self-service per i dipendenti sono progettati proprio per questo.
Il potere dei portali self-service per la vostra forza lavoro
I dipendenti facilitano il proprio sostegno
Invece di dover telefonare o inviare e-mail per trovare la persona giusta per la richiesta di assistenza, un dipendente può semplicemente visitare il portale self-service e trovare e compilare rapidamente un modulo di richiesta per avviare il processo.
Automazione dei processi semplificata per una maggiore produttività dei dipendenti
Una volta inoltrata la richiesta, l'automazione del processo subentra per garantire che le persone giuste siano coinvolte e informate al momento giusto e che il richiedente conosca lo stato di avanzamento della sua richiesta. Il portale self-service per i dipendenti rende tutto comodo e veloce, non solo per i dipendenti, ma anche per tutti coloro che esaminano o lavorano sulla richiesta.
Maggiore trasparenza
I dipendenti possono visitare il portale self-service in qualsiasi momento, per visualizzare le loro richieste sia attive che storiche. In questo modo, insieme alle notifiche automatiche inviate dal flusso di lavoro, i dipendenti non si sentiranno mai più fuori dal giro.
Accesso facile ma sicurezza robusta
La vostra organizzazione può essere certa che non solo i dipendenti, gli approvatori, il personale di supporto e i manager possono accedere facilmente e rapidamente a tutte le informazioni di cui hanno bisogno, ma possono anche visualizzare solo le informazioni e intraprendere azioni per le quali sono autorizzati.
Elementi chiave di un portale self-service per i dipendenti
- Home Page per consentire agli utenti di trovare facilmente il flusso di richiesta/servizio giusto
- Capacità di creare moduli flessibili e completi per raccogliere dati e guidare i processi
- Flussi di lavoro di approvazione con accordi sul livello di servizio (SLA), combinati con notifiche automatiche lungo tutto il processo aziendale
- Dashboard e report per i manager per verificare la conformità agli SLA e intraprendere azioni correttive se le operazioni di servizio sono in ritardo rispetto alla tabella di marcia.
- Accesso da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo
Sviluppo di un portale self-service con No-Code
Se state cercando di creare un portale self-service per i dipendenti senza codice, i seguenti punti vi aiuteranno a iniziare.
Decidere i servizi che si vogliono offrire
Il primo passo, e forse il più importante, nella creazione di un portale self-service per i dipendenti è decidere quali servizi offrire ai dipendenti e raccogliere tutte le specifiche necessarie per tali servizi. Il processo che utilizzate attualmente per ogni tipo di richiesta di servizio sarà chiaramente la base del vostro lavoro, ma ricordate che un progetto di trasformazione come la costruzione del portale è un momento perfetto per rivalutare ogni servizio e migliorarlo. Avete ancora bisogno di tutte le informazioni che raccogliete attualmente o ci sono nuovi campi di cui avrete bisogno? Il processo di flusso di lavoro utilizzato ha ancora senso o potrebbe essere semplificato o migliorato?
Semplicità d'uso
Quando sviluppate ogni servizio, rendetelo il più facile possibile da usare. Fate attenzione che i moduli siano facili da leggere e abbiano un senso per il vostro pubblico di riferimento. Per un portale self-service, la qualità dei contenuti è il fattore più cruciale da considerare, in quanto dedica tempo e sforzi significativi alla fase di progettazione. Inoltre, questo migliorerà drasticamente l'esperienza di navigazione complessiva dei vostri dipendenti.
Rendere le cose facili da trovare
L'obiettivo principale del vostro portale self-service è aiutare i dipendenti a trovare soluzioni ai loro problemi nel modo più rapido ed efficiente possibile. Organizzate i servizi in categorie significative per dare una struttura alla home page e aiutare gli utenti a trovare più rapidamente ciò di cui hanno bisogno. Etichettate i servizi con frasi di ricerca chiave, in modo che gli utenti possano effettuare ricerche efficienti.
Sfide comuni nell'implementazione dei portali self-service
Gestione del cambiamento e formazione inadeguata
Come per ogni cambiamento significativo dei processi, è necessario un piano di lancio che comprenda le comunicazioni e la formazione. Assicuratevi che i vostri dipendenti sappiano cosa sta per arrivare e come può essere vantaggioso per loro. Anche un portale self-service semplice da usare e ben progettato dovrebbe essere lanciato con una qualche forma di formazione. Che si tratti di corsi di persona, corsi on-line, formazione preregistrata o semplicemente di un sito di FAQ, dipende dai servizi che avete costruito e dalle competenze del pubblico di riferimento.
Disponibilità e credibilità
Per un progetto di trasformazione importante come un portale self-service per i dipendenti, è fondamentale ottenere il consenso e il sostegno dei dirigenti. Gli operatori chiave per i servizi che vengono trasferiti sul portale devono sapere che non solo la loro partecipazione è fondamentale per il successo del progetto, ma che contribuiranno al successo futuro dell'organizzazione e ad aiutare i loro colleghi.
Assenza di un tocco personale
L'utilizzo di un portale self-service può essere considerato una mancanza di personalizzazione. Il supporto assistito dal vivo è popolare per il "tocco personale" che offre. I dipendenti vogliono sapere che le loro richieste vengono prese in considerazione e che l'azienda si preoccupa per loro. Fornendo aggiornamenti frequenti e stabilendo SLA per la risoluzione completa del problema.
Conclusione
L'implementazione di un portale self-service per i dipendenti richiede una discreta quantità di lavoro, anche con strumenti No-Code avanzati come quelli forniti da GW Apps. Tuttavia, i vantaggi per molte aree e parti interessate dell'organizzazione superano di gran lunga la quantità di lavoro richiesto. Come per la maggior parte dei progetti di cambiamento dei processi, la chiave del successo è iniziare con la piattaforma giusta e prendersi il tempo necessario per pianificare e implementare correttamente. Se lo fate bene, i vostri dipendenti, il personale di supporto e i manager saranno soddisfatti e forse l'unica lamentela sarà perché il progetto non è stato realizzato prima.