Richard Knight
Oferta de productos Dir, GW Apps
Según un Libro Blanco de IDCla pérdida de tiempo asociada al manejo de papel supone una pérdida de productividad del 21,3%. Los sistemas de oficina sin papel ayudan a su organización a hacer frente a esas pérdidas, pero también aportan muchas ventajas adicionales.
Las ventajas de una oficina sin papeles
- Mayor seguridad de los documentos: Todo en un sistema de oficina sin papel está bloqueado detrás de un inicio de sesión seguro, y accesible sólo por aquellos que deben tener acceso.
- Acceso y eficacia mejorados: Se puede acceder a los datos digitales desde cualquier lugar y en cualquier momento. Esto no solo permite el trabajo a distancia, sino que también garantiza que los empleados puedan acceder fácilmente a la información que necesitan, lo que aumenta la eficiencia y la capacidad de respuesta.
- Colaboración en la información: Las oficinas sin papel mejoran la forma en que compartimos, almacenamos y utilizamos la información. Liberados de los documentos físicos, los trabajadores pueden compartir conocimientos sin fisuras entre equipos, departamentos y zonas geográficas.
- Reducción de costes: Según un artículo de Corp Magazinelas empresas estadounidenses gastan 8.000 millones de dólares al año en gestionar documentos en papel físico. Además, según el Libro Blanco de IDC "... los trabajadores de la información pierden una cantidad significativa de tiempo cada semana lidiando con una variedad de desafíos relacionados con el trabajo con documentos. Este tiempo perdido le cuesta a la organización 19.732 dólares por trabajador de la información al año".
- Formularios dinámicos: A diferencia de los formularios estáticos en papel, los formularios digitales pueden tener elementos activos, como campos que sólo se muestran cuando es necesario y listas de búsqueda que filtran sus valores en función de lo que ya hay en el formulario.
Tipos de sistemas de oficina sin papel
Existen varios tipos de sistemas de oficina sin papel. Los principales son:
- Gestión de documentos empresariales - Estos sistemas se centran en escanear y gestionar los documentos en papel entrantes y salientes de su organización. Estos sistemas le ayudan a gestionar situaciones en las que su organización debe seguir procesando documentos en papel real. Los sectores de los seguros y la sanidad son grandes usuarios de estos sistemas, por razones obvias.
- Formularios electrónicos - Estos sistemas se centran en crear versiones electrónicas de los formularios y almacenar las respuestas introducidas. Algunos también pueden crear un proceso de aprobación del flujo de trabajo, aunque muchos requieren la integración con otra plataforma para esta funcionalidad. Estos sistemas no suelen ocuparse de la gestión de los documentos en papel entrantes y salientes, sino que ayudan a su organización a sustituir algunos de sus formularios en papel.
- Aplicaciones de automatización del flujo de trabajo - Combinan formularios electrónicos con funciones avanzadas de flujo de trabajo, automatización, seguridad e informes para permitir a las organizaciones modernizar procesos completos mediante una aplicación completa. Las plataformas Low-Code y No-Code permiten un desarrollo mucho más rápido de aplicaciones de flujo de trabajo personalizadas que el desarrollo tradicional. Las plataformas sin código, como GW Apps, permiten crear aplicaciones sin escribir ni una sola línea de código.
Elementos clave de una plataforma de oficina electrónica sin código
- Un panel de control organizado para que los usuarios encuentren fácilmente el formulario de solicitud adecuado.
- Capacidad para crear formularios flexibles y completos para recopilar datos e impulsar el proceso.
- Flujos de trabajo de aprobación con acuerdos de nivel de servicio (SLA), combinados con acciones y notificaciones automatizadas en todo el proceso empresarial.
- Cuadro de mandos e informes para que los gestores revisen el cumplimiento de los SLA y tomen medidas correctivas si las operaciones de servicio se retrasan.
- Acceso desde cualquier lugar y dispositivo.
Desarrollar una solución de oficina sin papeles con No-Code
Si quiere crear una oficina sin papel, los siguientes puntos le ayudarán a empezar.
Decida los formularios que quiere ofrecer
El paso más importante para crear una solución de oficina sin papel es decidir qué formularios quieres digitalizar y reunir todas las especificaciones necesarias para ellos. El proceso que utiliza actualmente en relación con cada tipo de formulario será claramente la base de su trabajo, pero recuerde que un proyecto de transformación como éste es un momento perfecto para reevaluar cada proceso empresarial y mejorarlos: ¿Sigue siendo necesaria toda la información que recopila actualmente o hay nuevos campos que necesitará? ¿Sigue teniendo sentido el proceso de flujo de trabajo utilizado, o podría simplificarse o mejorarse?
Que sea fácil de usar
Cuando desarrolle cada formulario, hágalo lo más fácil de usar posible. Al diseñar los formularios, procure que sean fáciles de leer y que tengan sentido para su público objetivo. ¿Puede proporcionar búsquedas de información clave para acelerar el proceso y minimizar los problemas de introducción de datos?
Planifique su seguridad para que sea robusta y de fácil acceso
Una de las principales ventajas de una solución de oficina sin papel es ofrecer facilidad de acceso, pero sólo para los usuarios adecuados. Planificar cuidadosamente la seguridad de los datos antes de empezar a crear la solución simplificará mucho las cosas. Por ejemplo, como sabes con certeza que no pueden cambiar ninguno de los datos, puedes decidir dar derechos de visualización a más usuarios de los que actualmente tienen acceso a los archivos en papel. También puedes proteger los datos hasta el nivel de campo individual, así que ¿hay algún campo que quieras ocultar a determinados roles de usuario?
Retos comunes de la implantación de soluciones de oficina sin papel
Gestión del cambio y formación
Como ocurre con cualquier cambio importante en los procesos, es imprescindible contar con un plan de implantación que incluya las comunicaciones de lanzamiento y la formación. Asegúrese de que sus empleados saben lo que está por venir y cómo puede beneficiarles. Incluso una solución de oficina sin papel sencilla de utilizar y bien diseñada debería lanzarse con algún tipo de formación disponible. Ya sean clases presenciales, en línea, formación pregrabada o simplemente un sitio de preguntas frecuentes, depende de las aplicaciones y de los conocimientos del público objetivo.
Disponibilidad y credibilidad
Para un proyecto de transformación importante, como una solución de oficina sin papel, es vital conseguir la implicación y el apoyo de los altos directivos. Los trabajadores con conocimientos clave para los formularios y procesos empresariales que se trasladan deben saber que su participación no sólo es vital para el éxito del proyecto, sino que contribuirán al éxito futuro de la organización y ayudarán a sus compañeros.
Conclusión
Implantar una solución de oficina sin papel llevará bastante trabajo, incluso con herramientas avanzadas sin código como GW Apps. Sin embargo, los numerosos beneficios que puede aportar a muchas áreas de la organización superan con creces la cantidad de trabajo que conlleva. Al igual que con la mayoría de los proyectos de cambio de procesos, las claves del éxito son comenzar con la plataforma adecuada y dedicar tiempo a planificar y ejecutar correctamente. Si se hace bien, los empleados, el personal de apoyo y los directivos estarán contentos y quizá su única queja sea por qué el proyecto no se ha llevado a cabo antes.