Richard Knight
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En el panorama empresarial actual, altamente competitivo, las empresas buscan constantemente formas innovadoras de mejorar la productividad, reducir costes y aumentar la rentabilidad. Adoptar la digitalización y la automatización de procesos permite a las organizaciones alcanzar estos objetivos y mejorar su competitividad en el mercado. Exploremos las importantes ventajas de utilizar la digitalización y la automatización de procesos para revisar sus procesos empresariales:
1. Mayor productividad
Cuando automatiza las acciones manuales y repetitivas de un proceso empresarial, libera a sus empleados de ese trabajo monótono y les permite realizar más tareas en menos tiempo. Además, pueden centrarse en los aspectos de mayor valor del proceso, lo que mejora aún más el funcionamiento y la eficiencia de la empresa.
2. Procesos fiables
Con la automatización de los procesos empresariales, no sólo se gestionan las solicitudes con mayor rapidez, sino que también se garantiza que siguen el proceso adecuado. Cada vez que los empleados tienen que ocuparse de una excepción "puntual" al proceso, el trabajo se ralentiza y los errores son mucho más probables.
Cuando se automatiza un proceso empresarial, puede esperar resultados fiables y eficientes en todo momento. Solo tiene que asegurarse de que el diseño de la automatización incluya la flexibilidad necesaria para gestionar, probablemente, situaciones del mundo real.
3. Reducir los costes operativos
En prácticamente todas las oficinas, los gastos de personal son la mayor parte del presupuesto operativo. Tener estos costosos recursos repitiendo tareas pro-forma es un despilfarro de dinero y talento. La digitalización permite el uso más eficiente y rentable de sus recursos básicos: Su personal.
Incluso una vez que se tienen en cuenta todos los costes asociados a la instalación y el funcionamiento de una plataforma de automatización de procesos empresariales, y su configuración para automatizar un proceso específico, sigue siendo mucho, mucho más barato hacer que la plataforma cree y envíe un correo electrónico de notificación que hacer que uno de sus empleados lo cree manualmente. Lo mismo ocurre con todas las tareas que pueden automatizarse.
4. Información y toma de decisiones basadas en datos
Cada vez que se digitaliza un proceso empresarial, la organización dispone de un nuevo caudal de datos. Tanto si el proceso está relacionado con los clientes, los pedidos, las devoluciones de productos u otros innumerables aspectos del negocio, estos datos podrían potenciar la toma de decisiones basada en datos: Identificar áreas de mejora e innovación basadas en información real y medida. Aprovechar el análisis de datos permite obtener una ventaja competitiva a la hora de comprender al público objetivo y la dinámica del mercado.
5. Calidad y coherencia
Una de las mayores ventajas de la digitalización es que garantiza que cada tarea se lleve a cabo de forma coherente, lo que se traduce en resultados muy fiables. Por ejemplo, si automatizas el proceso de seguimiento posterior a la compra, todos los consumidores recibirán la misma calidad de asistencia por parte de tu empresa.
Gracias a la garantía de calidad y coherencia, así como a las ventajas de tiempo y eficacia, puede empezar a diseñar productos de mayor calidad y con más funciones con un aumento mínimo o nulo del tiempo y los costes de fabricación.
6. Gobernanza y cumplimiento
Para las empresas que operan en sectores muy regulados, la automatización es aún más crítica. Los sistemas automatizados mantienen registros meticulosos, simplifican los procesos de auditoría y garantizan el cumplimiento de los requisitos legales y reglamentarios. Esto no sólo reduce el riesgo de sanciones, sino que también mejora la transparencia y la responsabilidad dentro de la organización.
7. Agilidad y adaptabilidad
Cada año la competencia parece más fuerte y el ritmo del cambio se acelera aún más. De ahí que las empresas deban innovar, mejorar y crecer continuamente en todo lo que hacen. Esto se aplica incluso a los procesos empresariales más internos.
Las empresas deben ser capaces de responder con rapidez a cualquier cambio, trastorno u oportunidad del mercado. Las herramientas que apoyan esta agilidad son vitales. Las plataformas de automatización de procesos empresariales permiten a las organizaciones cambiar y perfeccionar sus procesos con mayor facilidad y rapidez porque la plataforma siempre sabe a dónde va una solicitud y qué información se necesita para completar la tarea actual. Está claro que el personal necesita conocer los cambios en los procesos, pero el éxito de los mismos no depende de que todos recuerden cada detalle de los cambios para que el proceso se complete con éxito.
8. Mejorar la transparencia y la gestión operativa
Ya hemos hablado de cómo la digitalización proporciona a las empresas acceso en tiempo real a datos valiosos sobre el funcionamiento de su negocio. Pero también muestra a las empresas cómo funcionan sus procesos. Supervise los datos en tiempo real sobre el procesamiento de solicitudes u obtenga notificaciones automáticas si se incumplen los Acuerdos de Nivel de Servicio (SLA). Los gestores pueden intervenir antes de que un proceso se convierta en un verdadero problema y perfeccionar los procesos para que funcionen aún mejor. Además, el hecho de que los datos se recopilen y estén disponibles automáticamente evita que el personal operativo y sus responsables tengan que dejar de trabajar para recopilar y cotejar los datos de los informes.
Conclusión
La digitalización y la automatización de procesos aportan numerosas ventajas que pueden contribuir al éxito empresarial. Estos avances tecnológicos abren nuevas oportunidades de crecimiento y desarrollo, desde el aumento de la eficiencia y la reducción de costes hasta el conocimiento de los datos y la mejora de la toma de decisiones. Las organizaciones que adoptan de forma proactiva estas herramientas transformadoras se posicionan para un éxito sostenido en un panorama empresarial en constante evolución.