Richard Knight
Offerte di prodotti, applicazioni GW
Secondo un IDC White Paperla perdita di tempo associata alla gestione della carta comporta una perdita di produttività del 21,3%. I sistemi per ufficio senza carta aiutano l'azienda a far fronte a queste perdite, ma apportano anche molti altri vantaggi.
I vantaggi di un ufficio senza carta
- Maggiore sicurezza dei documenti: In un sistema di ufficio senza carta tutto è bloccato dietro un login sicuro e accessibile solo da chi deve accedervi.
- Accesso ed efficienza migliorati: È possibile accedere ai dati digitali da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento. Questo non solo consente di lavorare da remoto, ma garantisce anche che i dipendenti possano accedere prontamente alle informazioni di cui hanno bisogno, aumentando l'efficienza e la reattività.
- Collaborazione informativa: Gli uffici senza carta migliorano le modalità di condivisione, archiviazione e utilizzo delle informazioni. Liberi da documenti fisici, i lavoratori possono condividere le conoscenze senza soluzione di continuità tra team, reparti e aree geografiche.
- Riduzione dei costi: Secondo un articolo di articolo della rivista Corple aziende statunitensi spendono ogni anno 8 miliardi di dollari per gestire documenti su carta. Inoltre, secondo il IDC White Paper "... gli addetti alle informazioni sprecano una quantità significativa di tempo ogni settimana per affrontare una serie di problemi legati al lavoro con i documenti. Questo tempo sprecato costa all'organizzazione 19.732 dollari all'anno per ogni addetto alle informazioni".
- Moduli dinamici: A differenza dei moduli cartacei statici, i moduli digitali possono avere elementi attivi, come campi che vengono visualizzati solo quando servono e liste di ricerca che filtrano i valori in base a ciò che è già presente nel modulo.
Tipi di sistemi di ufficio senza carta
Esistono diversi tipi di sistemi di ufficio senza carta. I principali sono:
- Gestione dei documenti aziendali - Questi sistemi si concentrano sulla scansione e sulla gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita dell'organizzazione. Questi sistemi aiutano a gestire le situazioni in cui i documenti cartacei reali devono ancora essere elaborati dall'organizzazione. I settori assicurativo e sanitario sono grandi utilizzatori di questi sistemi, per ovvie ragioni.
- Moduli elettronici - Questi sistemi si concentrano sulla creazione di versioni elettroniche dei moduli e sulla memorizzazione delle risposte inserite. Alcuni possono anche creare un processo di approvazione del flusso di lavoro, anche se molti richiedono l'integrazione con un'altra piattaforma per questa funzionalità. Di solito questi sistemi non si occupano della gestione dei documenti cartacei in entrata e in uscita, ma aiutano l'organizzazione a sostituire alcuni dei moduli cartacei.
- Applicazioni di automazione del flusso di lavoro - Queste applicazioni combinano moduli elettronici con funzionalità avanzate di flusso di lavoro, automazione, sicurezza e reporting per consentire alle organizzazioni di modernizzare interi processi attraverso un'applicazione completa. Le piattaforme Low-Code e No-Code consentono uno sviluppo molto più rapido di applicazioni di workflow personalizzate rispetto allo sviluppo tradizionale. Le piattaforme No-Code come GW Apps consentono di creare applicazioni senza scrivere nemmeno una riga di codice.
Elementi chiave di una piattaforma d'ufficio senza codice
- Una dashboard organizzata per consentire agli utenti di trovare facilmente il modulo di richiesta giusto.
- Capacità di creare moduli flessibili e completi per raccogliere dati e guidare il processo.
- Flussi di lavoro di approvazione con accordi sul livello di servizio (SLA), combinati con azioni e notifiche automatiche lungo tutto il processo aziendale.
- Dashboard e report per i manager per verificare la conformità agli SLA e intraprendere azioni correttive se le operazioni di servizio sono in ritardo.
- Accesso da qualsiasi luogo e da qualsiasi dispositivo.
Sviluppare una soluzione di ufficio senza carta con No-Code
Se state cercando di creare una soluzione di ufficio senza carta, i punti seguenti vi aiuteranno a iniziare.
Decidere i moduli che si vogliono offrire
Il passo più importante nella creazione di una soluzione per l'ufficio senza carta è decidere quali moduli si vogliono digitalizzare e raccogliere tutte le specifiche necessarie. Il processo che utilizzate attualmente in relazione a ciascun tipo di modulo sarà chiaramente la base del vostro lavoro, ma ricordate che un progetto di trasformazione come questo è un momento perfetto per rivalutare ciascun processo aziendale e migliorarlo: Avete ancora bisogno di tutte le informazioni che raccogliete attualmente o ci sono nuovi campi di cui avrete bisogno? Il processo di workflow utilizzato ha ancora senso o potrebbe essere semplificato o migliorato?
Semplicità d'uso
Nello sviluppo di ogni modulo, fate in modo che sia il più facile possibile da usare. Fate attenzione che i moduli siano facili da leggere e abbiano un senso per il vostro pubblico di riferimento. È possibile fornire dei look-up per le informazioni chiave, in modo da velocizzare il processo e ridurre al minimo i problemi di inserimento dei dati?
Pianificate la sicurezza in base a robustezza e facilità di accesso
Uno dei principali vantaggi di una soluzione di ufficio senza carta è la facilità di accesso, ma solo per gli utenti giusti. Pianificare attentamente la sicurezza dei dati prima di iniziare la costruzione renderà le cose molto più semplici. Ad esempio, sapendo con certezza che i dati non possono essere modificati, si potrebbe decidere di concedere i diritti di visualizzazione a un numero maggiore di utenti rispetto a quelli che attualmente hanno accesso ai file cartacei. È possibile proteggere i dati anche a livello di singolo campo: ci sono campi che si desidera nascondere a determinati ruoli utente?
Sfide comuni nell'implementazione di soluzioni per l'ufficio senza carta
Gestione del cambiamento e formazione
Come per ogni cambiamento significativo dei processi, è necessario un piano di lancio che comprenda le comunicazioni e la formazione. Assicuratevi che i vostri dipendenti sappiano cosa sta per arrivare e come può essere vantaggioso per loro. Anche una soluzione per ufficio senza carta semplice da usare e ben progettata dovrebbe essere lanciata con una qualche forma di formazione. Che si tratti di corsi di persona, corsi on-line, formazione preregistrata o semplicemente di un sito di FAQ, dipende dalle applicazioni e dalle competenze del pubblico di destinazione.
Disponibilità e credibilità
Per un progetto di trasformazione importante come una soluzione per l'ufficio senza carta, è fondamentale ottenere il consenso e il sostegno dei dirigenti. Gli operatori chiave per i moduli e i processi aziendali che vengono spostati devono sapere che non solo la loro partecipazione è vitale per il successo del progetto, ma che contribuiranno al successo futuro dell'organizzazione e aiuteranno i loro colleghi.
Conclusione
L'implementazione di una soluzione di ufficio senza carta richiede una discreta quantità di lavoro, anche con strumenti avanzati No-Code come GW Apps. Tuttavia, i numerosi vantaggi che può apportare a molte aree dell'organizzazione superano di gran lunga la quantità di lavoro richiesto. Come per la maggior parte dei progetti di cambiamento dei processi, la chiave del successo è iniziare con la piattaforma giusta e prendersi il tempo necessario per pianificare e implementare correttamente. Se lo fate bene, i vostri dipendenti, il personale di supporto e i manager saranno soddisfatti e forse l'unica lamentela sarà perché il progetto non è stato realizzato prima.