Richard Knight
Responsabile di prodotto, GW Apps
In questo articolo vedremo come la Collegiate School ha sfruttato le capacità di flusso di lavoro della piattaforma di sviluppo di applicazioni no-code di GW Apps per costruire una soluzione personalizzata di gestione degli eventi. Poi, hanno aggiunto senza soluzione di continuità Google Calendar all'applicazione utilizzando la piattaforma di automazione di Make.com.
La Collegiate School è una scuola indipendente per ragazzi di New York, con un campus nell'Upper West Side di Manhattan. La scuola organizza molti eventi speciali per le funzioni scolastiche, gli eventi di ammissione, i gruppi dell'associazione dei genitori e i gruppi esterni nel suo campus. Questi eventi richiedono diversi livelli di approvazione per garantire che gli eventi non interferiscano con i normali programmi scolastici o tra loro e che le risorse della scuola non siano sovraccaricate dal lavoro extra richiesto per sostenerli. Inoltre, una volta approvati, per la preparazione e l'esecuzione degli eventi è necessario il coordinamento di più dipartimenti, come le strutture, il servizio di ristorazione e la tecnologia.
La scuola ha da tempo compreso il valore dell'utilizzo di soluzioni personalizzate per la gestione dei propri eventi, in quanto il processo richiesto è molto specifico e i sistemi non standard avevano difficoltà a rispecchiarlo con successo. Il sistema precedente, costruito su WordPress e ospitato internamente dal dipartimento IT della scuola, era difficile da usare per gli utenti finali e difficile da mantenere e modificare, oltre a presentare un rischio di cybersecurity che richiedeva notevoli risorse per essere mitigato. La Collegiate School cercava una nuova piattaforma su cui costruire un sistema di gestione degli eventi migliore, oltre ad altre applicazioni orientate al flusso di lavoro. La scuola si è concentrata sulla ricerca di flessibilità, sicurezza, capacità di flusso di lavoro e facilità di sviluppo. Alla fine ha scelto la piattaforma no-code di GW Apps, che aveva il vantaggio di essere particolarmente conveniente.
L'app per la gestione degli eventi
In occasione della creazione della nuova applicazione per la gestione degli eventi in GW Apps, Ben Schworm, Direttore delle tecnologie informatiche della Collegiate School, ci ha detto che volevano aggiungere l'integrazione con Google Calendar in due modi principali:
- Una volta che un evento è stato approvato nell'applicazione Gestione eventi, deve essere aggiunto al calendario delle risorse della sala appropriata in Google Calendar. Inoltre, deve essere aggiornato con tutte le successive modifiche apportate al record dell'evento.
- Gli eventi aggiunti direttamente ai calendari delle risorse della stanza in Google devono innescare la creazione e l'approvazione di un record di evento all'interno dell'app Gestione eventi in GW Apps.
Collegiate School utilizza Make.com per l'integrazione con Google Calendar. Si possono utilizzare anche altre piattaforme di automazione, come: Zapier, Tray.io, Workato, Integrately, ecc. Questa integrazione fa risparmiare tempo e riduce gli errori rispetto alla gestione manuale degli eventi da parte dei richiedenti o del personale amministrativo in due sistemi. Inoltre, aiuta Collegiate a evitare potenziali conflitti di programmazione in spazi molto utilizzati e di alto profilo, come le sale da pranzo, gli auditorium e le palestre, mantenendo tutte le parti interessate nel circuito attraverso un processo di approvazione formale quando uno di questi spazi viene aggiunto a un evento in Google Calendar.
Come fare
Per coloro che sono interessati a provare qualcosa di simile, ecco alcuni suggerimenti di Ben:
Suggerimenti per la creazione e l'aggiornamento degli eventi di Google Calendar
- Quando si scrivono nuovi eventi su Google Calendar, si deve prendere l'ID dell'evento restituito dal modulo "Google Calendar - Create Event" di Make e scriverlo in un campo del record dell'evento di GW Apps. In questo modo è possibile ritrovare facilmente quello specifico evento di Google Calendar, per aggiornamenti futuri (modifiche e cancellazioni).
- Utilizzate il modulo "Strumenti" di Make e le funzioni di data e ora integrate per analizzare e formattare la data, l'ora di inizio e l'ora di fine dal record di GWApps e memorizzarle in variabili da utilizzare nei campi della data di inizio e di fine all'interno del modulo "Calendario Google - Crea evento".
- Considerate la possibilità di copiare l'ID del record, l'ora di aggiornamento (ora dell'ultima modifica) e qualsiasi altra informazione identificativa dal record dell'evento di GWApps all'evento di Google Calendar.
- Utilizzate un account Google dedicato, che ha pieno accesso ai calendari delle risorse, per aggiungere voci a Google Calendar.
- Se si lavora con i calendari delle risorse, creare un modulo GWApps per memorizzare le informazioni sul calendario delle risorse, come l'indirizzo e-mail del calendario delle risorse, necessarie per creare un evento.
Suggerimenti per aggiornare i record di GW Apps dall'attività di Google Calendar
- Se si controlla un calendario di Google e si crea un nuovo record di evento di GW Apps quando viene visualizzato un nuovo evento del calendario, assicurarsi di disporre di un meccanismo per filtrare gli eventi creati da GW Apps per evitare voci "riflesse" in GWApps (in cui gli eventi creati in GW Apps creano un evento in Google Calendar, che poi attiva la creazione di un nuovo record di GW Apps). Ci sono alcuni modi per farlo. Quando creo eventi in Google Calendar da voci di moduli di GWApps, utilizzo un account Google dedicato. Lo scenario (nome di un bot di automazione in Make) che controlla Google Calendar è quindi configurato per filtrare qualsiasi evento creato da quell'account.
- Se i calendari di Google delle stanze hanno eventi storici esistenti che non si desidera vengano aggiunti come nuovi record di eventi in GWApps, il modulo Make 'Google Calendar - Watch Events' deve essere configurato per iniziare a una data specifica. Fare clic con il tasto destro del mouse sul modulo e selezionare "Scegli dove iniziare" per impostare la data.
- Ho utenti che sono "proprietari" di stanze e non hanno bisogno che le loro richieste di eventi per quelle stanze passino attraverso l'intero processo di approvazione. Per questo ho creato dei record di stanza che memorizzano gli utenti che possono bypassare particolari fasi del flusso di lavoro/approvazione quando creano un evento in quella stanza. Ho poi creato uno scenario Make che controlla queste informazioni per impostare la fase del flusso di lavoro richiesta per il nuovo record di evento. Quindi, se l'utente aggiunge eventi che includono il calendario di una stanza direttamente in Google Calendar (ad esempio, un utente che aggiunge un evento in una stanza di sua proprietà), inizierà in una fase di approvazione successiva o passerà direttamente allo stato approvato. Questo processo è più complesso e mi ha portato a usare i webhook all'interno di Make per richiamare uno scenario da un altro scenario. In questo modo si mantiene il "codice" di Make DRY (modulare), in modo che sia più facile da mantenere in futuro.
- Considerate la sicurezza dell'ambiente GWApps quando impostate gli scenari Make. GWApps vi dà la possibilità di limitare ciò che gli endpoint delle API possono fare nella vostra applicazione per utente, modulo e operazione (visualizzazione, creazione, aggiornamento, cancellazione, ecc.). Create chiavi API diverse per diversi livelli di accesso. Inoltre, fate attenzione a limitare l'esposizione delle vostre chiavi API GWApps e delle informazioni sulle credenziali associate all'interno della piattaforma Make. Io le memorizzo al di fuori della piattaforma Make.com e uso uno scenario dedicato per gestire il recupero dei token da GWApps, con l'impostazione "I dati sono riservati" attivata nello scenario, evitando che le credenziali API vengano registrate a ogni esecuzione dello scenario. Non si tratta di una sicurezza a prova di bomba, ma limita in qualche modo la vostra esposizione. Inutile dire che anche l'ambiente Make.com dovrebbe avere l'autenticazione a due fattori attivata.