Molte organizzazioni stanno cercando di implementare portali self-service per i dipendenti per automatizzare i processi aziendali e ridurre i costi operativi. Attività come la richiesta di un nuovo computer portatile aziendale, l'avvio di un pagamento a una filiale o a un fornitore o l'aggiornamento delle informazioni personali nell'elenco aziendale. Ognuno di questi processi richiede generalmente una revisione e un'approvazione, anche se i dettagli di ciascun processo di workflow possono essere molto diversi.
Consentire agli utenti di richiedere direttamente i servizi comuni tramite un sistema automatizzato riduce i tempi di consegna e gli errori di elaborazione, minimizzando il lavoro d'ufficio e risparmiando sui costi. In passato, questo tipo di procedura veniva gestita tramite software legacy o Intranet che ospitavano moduli per avviare le richieste. Pur essendo molto utili, questi sistemi offrivano una flessibilità e un'automazione limitate.
Oggi le aziende hanno più opzioni tra cui scegliere, poiché molti fornitori di software hanno sviluppato soluzioni basate sul cloud per rispondere a questa esigenza. ServiceNow è probabilmente una delle opzioni più conosciute ed è il leader di mercato in questo segmento. Si rivolge principalmente ai clienti delle grandi imprese, ma per il midmarket e le piccole imprese è troppo costoso. Quindi, quali sono le soluzioni comparabili per il mercato medio e le piccole imprese?
Caratteristiche/capacità necessarie per un portale self service efficace per i dipendenti
Quando si cerca una piattaforma per costruire un portale self-service di prim'ordine, assicurarsi che offra le seguenti caratteristiche principali:
- La capacità di creare moduli flessibili e completi per la raccolta dei dati richiesti e l'acquisizione delle fasi del processo.
- Capacità di definire flussi di lavoro di approvazione insieme a metriche di accordo sul livello di servizio (SLA) per garantire che il servizio sia fornito nei tempi desiderati.
- Notifiche personalizzate, comprese le informazioni chiave sulla richiesta, per garantire che i richiedenti, i rappresentanti dell'assistenza e i manager conoscano lo stato delle loro richieste e le attività che devono eseguire.
- Sicurezza, in modo che solo le persone giuste possano vedere, modificare o intervenire sulla richiesta durante il flusso di lavoro del servizio.
- Un dashboard per i manager e l'alta dirigenza per esaminare la conformità agli SLA e intervenire su eventuali flussi di servizio in ritardo nell'elaborazione delle richieste in modo tempestivo.
- Una home-page per consentire agli utenti di trovare facilmente il flusso di richiesta/servizio necessario.
- Possibilità di creare e approvare richieste da smartphone o tablet.
- La creazione di questi flussi di richiesta di servizi deve essere rapida e semplice e gli aggiornamenti devono essere facili da distribuire con fasi di implementazione minime.
- Molte organizzazioni avranno anche bisogno che il portale funzioni in più lingue.
Opzioni di soluzione
Spesso le aziende dispongono di una qualche forma di software di self service, come il portale HR o le piattaforme di Help desk, che automatizzano le richieste di self service. Possono essere estesi per gestire altri tipi di applicazioni, ma hanno dei limiti:
- I portali HR per i dipendenti sono progettati principalmente per gestire l'onboarding dei dipendenti, i benefit HR e l'accesso alle politiche HR. Potrebbero non offrire le funzionalità di flusso di lavoro necessarie per l'elaborazione delle richieste di servizio, come le approvazioni da parte di più manager o reparti.
- Software di help desk. Il migliore per gestire l'invio di ticket e il monitoraggio dello stato. Limitato nel consentire approvazioni multiple e trigger condizionali.
- Fornitori di moduli elettronici. Offrono agli utenti un modo semplice per costruire e distribuire i moduli, fornire ai dipendenti un facile accesso a tutti i moduli aziendali e la possibilità di inviare i moduli elettronicamente e avviare richieste, ma non sono progettati per gestire flussi di lavoro complessi.
- Spesso queste opzioni non dispongono delle funzionalità di reporting SLA richieste dai manager per gestire una maggiore varietà di servizi.
Avendo lavorato a lungo nello spazio delle applicazioni No-Code, sappiamo che queste piattaforme offrono la maggior parte delle caratteristiche necessarie per costruire un portale self-service completamente funzionale: un modo semplice per digitalizzare i moduli, capacità di costruire flussi di lavoro complessi, gestire la sicurezza dell'accesso ai dati e generare report sull'andamento del flusso di lavoro. Inoltre, offrono la possibilità di personalizzarlo facilmente per le proprie esigenze specifiche.
Applicazioni GW
L'anno scorso, un importante conglomerato internazionale ci ha chiesto di aiutarli a sostituire il loro portale self-service legacy. Stavano già utilizzando GW Apps come soluzione per l'ufficio senza carta in una delle loro divisioni. Erano rimasti colpiti dalla velocità di sviluppo di nuove applicazioni e dalla facilità con cui il loro team poteva apportare aggiornamenti e miglioramenti. I loro utenti apprezzavano l'aspetto e il funzionamento delle applicazioni. Hanno identificato un paio di funzionalità necessarie per un portale self-service, soprattutto per la gestione dei requisiti SLA e della reportistica. Da allora abbiamo aggiunto queste funzionalità aggiuntive alla piattaforma GW Apps. Siamo lieti di annunciare che abbiamo aggiunto questi miglioramenti nella nostra ultima release.
Altri clienti hanno realizzato un'ampia gamma di applicazioni self-service sulla piattaforma GW Apps, coprendo tutte le aree delle loro organizzazioni:
- Richieste di spese in conto capitale
- Richieste di congedo
- Richieste di nuove assunzioni
- Richieste di ferie
- Richieste di sconto sui prezzi
- Autorizzazione all'uso di uno smartphone personale per il lavoro aziendale
- Richiesta di una carta di credito aziendale
- Richieste di trasloco di attrezzature per ufficio
- Richiesta di pagamento a un fornitore
- Richiesta di aggiungere/rimuovere/modificare il firmatario di un conto bancario
Questi sono solo alcuni esempi delle applicazioni self-service che i clienti gestiscono con GW Apps.
Schermate di esempio
Cruscotto principale: consente ai dipendenti di accedere facilmente a tutti i servizi disponibili, organizzati per categorie o unità aziendali. Gli utenti possono inserire i loro servizi preferiti e più utilizzati in una categoria "preferiti".
Form Builder - GW Apps offre uno dei form builder più versatili. Facilmente configurabile attraverso un approccio di trascinamento e configurazione, con oltre 30 tipi diversi di campi e altre caratteristiche. Vi dà la possibilità di organizzarli in sezioni, colonne e/o schede, per poi configurarli in moduli altamente funzionali.
Flusso di lavoro e sicurezza - Aggiungete tutte le fasi e le azioni del flusso di lavoro di cui avete bisogno, oltre a ruoli utente personalizzati e controlli di sicurezza fino al livello di campo.
Rapporti e tracciamento degli SLA - Creazione di viste per il tracciamento dettagliato delle richieste e di dashboard per la panoramica della gestione e il reporting degli SLA.
Ci auguriamo che troviate queste informazioni interessanti. Se siete interessati a discuterne o a programmare una demo, contattate il nostro team di assistenza clienti.